Nếu có đơn hàng khi hệ thống hoá đơn điện tử chưa được cơ quan thuế chấp nhận, nguyên tắc là: ký hợp đồng được, nhận tiền cọc vào tài khoản công ty được, nhưng hẹn ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ sau ngày có thể lập hoá đơn. Lý do là thời điểm lập hoá đơn gắn với lúc chuyển giao hàng hoá hoặc hoàn thành dịch vụ (và với một số trường hợp thu tiền trước), không gắn với lúc công ty “sẵn sàng”. Giao hàng trước rồi lập hoá đơn sau vài tuần là lập sai thời điểm ngay từ giao dịch đầu tiên.
Thứ tự đúng thường gồm năm bước: chữ ký số → tài khoản ngân hàng đứng tên công ty → tài khoản thuế điện tử → đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử → hợp đồng và báo giá có ngày giao phù hợp. Phần dưới đi từng bước, kèm những chỗ doanh nghiệp mới hay vấp.
Vì sao không thể “giao trước, hoá đơn sau”
Nhiều chủ doanh nghiệp mới nghĩ hoá đơn chỉ là thủ tục giấy tờ, lập lúc nào cũng được miễn khách chưa đòi. Thực tế quy định về hoá đơn xác định thời điểm lập theo bản chất giao dịch:
- Bán hàng hoá: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì có trường hợp phải lập hoá đơn khi thu tiền.
Chi tiết các trường hợp xem bài về thời điểm lập hoá đơn trong chuyên mục hoá đơn của site. Với công ty mới, hệ quả thực tế là: nếu ngày giao hàng rơi vào lúc chưa lập được hoá đơn, công ty chỉ có hai lựa chọn — dời ngày giao, hoặc chấp nhận lập hoá đơn trễ và rủi ro bị xử phạt về thời điểm lập. Lựa chọn thứ nhất rẻ hơn nhiều.
Còn một lý do nữa: khách hàng là doanh nghiệp cần hoá đơn đúng kỳ để kê khai. Giao hàng tháng này mà tháng sau mới có hoá đơn làm khách khó xử, và ấn tượng đầu tiên với khách lớn không nên là chuyện đó.
Năm việc phải xong trước ngày giao hàng
| Bước | Việc | Chỗ hay vấp |
|---|---|---|
| 1 | Mua chữ ký số đứng tên doanh nghiệp | Dùng tạm chữ ký số cá nhân của giám đốc — không dùng được để ký hoá đơn, tờ khai của doanh nghiệp |
| 2 | Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty | Cho khách chuyển tiền vào tài khoản cá nhân “vì chưa kịp mở” |
| 3 | Kích hoạt tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp | Đăng ký bằng thư điện tử, số điện thoại cá nhân của người làm hộ |
| 4 | Chọn nhà cung cấp hoá đơn điện tử, gửi tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn và chờ cơ quan thuế chấp nhận | Tưởng mua phần mềm xong là lập được hoá đơn ngay |
| 5 | Tạo danh mục hàng hoá, dịch vụ và thuế suất trên phần mềm hoá đơn | Để tên hàng chung chung, chọn nhầm thuế suất cho dòng hàng đầu tiên |
Bước 4 là bước mất thời gian nhất vì phụ thuộc cơ quan thuế xử lý tờ khai đăng ký. Khi báo ngày giao cho khách, tính từ ngày dự kiến nhận thông báo chấp nhận, cộng thêm một hai ngày để lập thử một hoá đơn nháp và kiểm tra.
Hợp đồng, báo giá và tiền cọc trong tuần đầu
Trong lúc chờ hoá đơn, công ty vẫn làm được nhiều việc với khách:
- Báo giá ghi rõ giá đã gồm hay chưa gồm thuế giá trị gia tăng và thuế suất áp dụng. Doanh nghiệp mới hay báo giá “trọn gói” rồi đến lúc lập hoá đơn mới tách thuế, làm lệch số với khách.
- Hợp đồng ghi ngày giao hàng hoặc mốc nghiệm thu phù hợp với ngày dự kiến lập được hoá đơn, và ghi thông tin xuất hoá đơn của khách (tên, mã số thuế, địa chỉ, thư điện tử nhận hoá đơn).
- Tiền cọc vào tài khoản công ty. Nếu hợp đồng là dịch vụ và khoản thu trước thuộc trường hợp phải lập hoá đơn khi thu tiền, thì chỉ nhận tiền khi đã lập được hoá đơn. Không chắc khoản thu thuộc trường hợp nào thì hỏi người làm kế toán trước khi gửi số tài khoản cho khách.
Những giấy tờ này là bộ hồ sơ đầu tiên của công ty. Lưu ngay vào thư mục theo khách hàng, đặt tên tệp có ngày; ba năm sau khi cần chứng minh giao dịch, đó là thứ tìm lại nhanh nhất.
Khách cần hàng gấp, chưa thể dời ngày: xử lý thế nào
Có lúc khách không đợi được. Các cách xử lý hợp lệ, theo thứ tự nên cân nhắc:
- Đẩy nhanh bước đăng ký hoá đơn: liên hệ nhà cung cấp hoá đơn để kiểm tra tờ khai đăng ký đã gửi đúng chưa, có bị trả lại vì sai thông tin không. Nhiều trường hợp chậm chỉ vì hồ sơ đăng ký có lỗi mà không ai xem thông báo.
- Giao một phần: giao phần khách cần gấp sau khi có hoá đơn sớm nhất có thể, phần còn lại theo lịch; mỗi lần giao lập hoá đơn tương ứng.
- Nói thẳng với khách: công ty mới, đang chờ cơ quan thuế chấp nhận hoá đơn, sẽ lập hoá đơn đúng ngày giao. Khách là doanh nghiệp thường hiểu và đánh giá cao việc làm đúng.
Những cách không nên: nhờ một công ty khác xuất hoá đơn hộ, giao hàng kèm “phiếu giao hàng” rồi hứa hoá đơn sau, hay ghi lùi ngày trên hoá đơn khi đã có hệ thống. Cả ba đều tạo ra hoá đơn không đúng thực tế giao dịch, và rủi ro rơi vào cả hai bên mua bán.
Những việc chưa cần làm trước đơn hàng đầu tiên
Công ty mới hay bị dồn quá nhiều việc cùng lúc, và vì thế làm vội đúng những việc quan trọng. Với đơn hàng đầu tiên, có mấy thứ không phải điều kiện để giao hàng và lập hoá đơn:
- Lệ phí môn bài: đã được bãi bỏ từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, không còn là việc phải làm trong tháng đầu.
- Con dấu trên hoá đơn điện tử: hoá đơn điện tử ký bằng chữ ký số, không cần đóng dấu. Con dấu vẫn dùng cho hợp đồng, biên bản giao nhận nếu các bên thoả thuận.
- Phần mềm kế toán đầy đủ: có thể chọn sau vài tuần; trước mắt chỉ cần hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng và một bảng theo dõi giao dịch gọn gàng.
- Đăng ký nhãn hiệu: nên nộp đơn sớm để giữ tên, nhưng không phải điều kiện để bán hàng hay lập hoá đơn. Xếp vào kế hoạch quý đầu, đừng để nó chiếm tuần có đơn hàng.
Dồn sức vào năm bước ở trên; những việc còn lại xếp vào lịch ba tháng đầu.
Sau hoá đơn đầu tiên: kỳ khai và sổ sách
Có hoá đơn đầu tiên nghĩa là có doanh thu đầu tiên, và kỳ khai thuế bắt đầu có số liệu thật. Ba việc cần làm ngay trong tháng:
- Xác định kỳ khai: doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động thường được khai thuế giá trị gia tăng theo quý; kiểm tra lại với quy định hiện hành và ghi mốc hạn vào lịch.
- Mở sổ theo dõi: dù chưa thuê kế toán toàn thời gian, mỗi hoá đơn đầu ra, đầu vào và mỗi dòng tiền qua ngân hàng phải có chỗ ghi. Phần mềm hoá đơn và sao kê ngân hàng là hai nguồn gốc.
- Nhớ các ưu đãi đúng cách: doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nhưng miễn thuế không có nghĩa là miễn khai. Tờ khai, quyết toán vẫn phải nộp đúng hạn.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Đã có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử chưa? | Chưa hẹn ngày giao hàng trước ngày đó |
| Tài khoản nhận tiền ghi trong hợp đồng có đứng tên công ty không? | Sửa trước khi gửi hợp đồng |
| Báo giá có ghi rõ thuế giá trị gia tăng không? | Bổ sung một dòng |
| Đã lập thử một hoá đơn nháp và kiểm tra thông tin người bán chưa? | Lập thử trước ngày giao |
| Tài khoản thuế điện tử, hoá đơn đăng ký bằng thư điện tử, số điện thoại của công ty chưa? | Đổi sớm, trước khi có nhiều giao dịch |
Nơi tự kiểm: tài khoản thuế điện tử (thông báo về tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn), cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế (tình trạng sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp), trang tra cứu thông tin người nộp thuế (thông tin đăng ký của công ty có đúng như sẽ in trên hoá đơn không). Từ 1/7/2026, quy định hoá đơn điện tử được hướng dẫn bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; dùng mẫu và thủ tục theo văn bản đang hiệu lực.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới có được xin cấp hoá đơn lẻ từ cơ quan thuế cho đơn hàng đầu tiên không?
Hoá đơn cấp theo từng lần phát sinh áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt theo quy định, không phải lối tắt cho doanh nghiệp đang chờ đăng ký hoá đơn. Cách chắc chắn là hoàn tất đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử; nếu muốn hỏi khả năng khác, hỏi thẳng thuế cơ sở quản lý.
Chưa có tài khoản ngân hàng công ty, khách chuyển vào tài khoản giám đốc được không?
Không nên. Tiền bán hàng vào tài khoản cá nhân làm dòng tiền của công ty không khớp với hoá đơn, và với khách là doanh nghiệp, chứng từ thanh toán không đứng tên người bán gây rủi ro cho chính họ. Mở tài khoản công ty trước khi gửi hợp đồng.
Hợp đồng ký trước ngày thành lập công ty thì sao?
Công ty chỉ có tư cách ký hợp đồng từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giao dịch người sáng lập ký trước đó cần được công ty tiếp nhận theo quy định của Luật Doanh nghiệp; tốt nhất ký lại hợp đồng dưới tên công ty.
Lập hoá đơn nháp để thử có bị tính là hoá đơn không?
Hoá đơn nháp chưa ký số và chưa gửi đi không phải hoá đơn đã lập. Nhưng cần xem phần mềm của nhà cung cấp phân biệt nháp và chính thức thế nào để không lỡ tay phát hành.
Doanh nghiệp mới chưa có doanh thu vẫn phải nộp tờ khai không?
Có. Kỳ không phát sinh vẫn phải nộp tờ khai theo kỳ đã xác định. Miễn thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị quyết 198/2025/QH15 cũng không miễn nghĩa vụ khai và quyết toán.
