Nguyên tắc gọn nhất: bán hàng hoá thì lập hoá đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua; cung cấp dịch vụ thì lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập tại thời điểm thu tiền. Cả ba đều không phân biệt đã thu tiền hay chưa — khách chưa trả tiền không phải lý do để lùi hoá đơn.
Khung này ổn định qua Nghị định 123/2020/NĐ-CP và bản sửa đổi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Từ ngày 1/7/2026, quy định về hoá đơn, chứng từ được thay mới bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; bảng dưới đây dùng để định hướng, còn trước khi áp cho giao dịch cụ thể cần đối chiếu điều khoản về thời điểm lập trong văn bản đang hiệu lực.
Bảng đối chiếu theo loại giao dịch
| Loại giao dịch | Thời điểm lập theo khung hiện nay | Hồ sơ nên có để chứng minh mốc |
|---|---|---|
| Bán hàng hoá giao một lần | Khi chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua | Phiếu giao hàng, biên bản giao nhận có ngày |
| Giao hàng nhiều lần | Mỗi lần giao lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng giao lần đó | Biên bản giao nhận từng đợt |
| Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ | Biên bản nghiệm thu, bàn giao |
| Dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi làm | Khi thu tiền (trừ một số trường hợp tiền đặt cọc, tạm ứng được quy định riêng) | Chứng từ nhận tiền |
| Dịch vụ chia giai đoạn, bàn giao từng phần | Mỗi lần nghiệm thu, bàn giao phần việc hoàn thành | Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn |
| Xây dựng, lắp đặt | Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền | Biên bản nghiệm thu khối lượng |
| Xuất khẩu hàng hoá | Theo khung sửa đổi năm 2025: người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau ngày hàng được thông quan | Tờ khai hải quan, chứng từ vận tải |
| Bán lẻ trực tiếp qua máy tính tiền | Mỗi lần bán | Dữ liệu máy tính tiền |
| Dịch vụ phát sinh liên tục số lượng lớn (điện, nước, viễn thông, dịch vụ số) | Định kỳ theo kỳ đối soát dữ liệu, trong thời hạn quy định cho từng ngành | Biên bản, dữ liệu đối soát |
Hàng hoá và dịch vụ đặc thù (kinh doanh bất động sản thu tiền theo tiến độ, vận tải hàng không, bảo hiểm, ngân hàng, xăng dầu…) có quy định riêng. Doanh nghiệp thuộc các ngành này nên đọc thẳng điều khoản của ngành mình, không suy từ nguyên tắc chung.
Tiền đặt cọc, tạm ứng: khi nào phải lập hoá đơn
Đây là chỗ các doanh nghiệp dịch vụ hay vướng. Nguyên tắc “thu tiền trước thì lập khi thu tiền” áp dụng cho khoản thu là tiền thanh toán cho dịch vụ. Bản sửa đổi năm 2025 làm rõ: với một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng, khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng không làm phát sinh thời điểm lập hoá đơn; hoá đơn lập khi hoàn thành dịch vụ.
Ba điểm để áp dụng đúng:
- Hợp đồng phải ghi rõ bản chất khoản tiền: đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng khác với thanh toán trước một phần giá trị dịch vụ.
- Danh sách dịch vụ được loại trừ là danh sách đóng. Dịch vụ không nằm trong danh sách mà thu trước thì lập hoá đơn khi thu tiền.
- Đối chiếu văn bản từ 1/7/2026. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thể điều chỉnh danh sách và cách diễn đạt; kiểm tra trước khi thiết kế lại mẫu hợp đồng.
Với bán hàng hoá, tiền khách trả trước khi giao hàng thường được theo dõi là khoản trả trước; thời điểm lập hoá đơn vẫn là lúc chuyển giao hàng, trừ khi văn bản quy định khác cho trường hợp cụ thể.
Những lỗi thời điểm hay gặp
- Gộp cả tháng lập một lần vào ngày cuối tháng cho hàng đã giao rải rác trong tháng. Tiện cho kế toán nhưng sai thời điểm với từng lần giao.
- Chờ khách trả tiền mới lập. Dịch vụ đã nghiệm thu từ tháng trước, khách hẹn trả tiền tháng sau, kế toán chờ luôn. Doanh thu bị kê khai chậm một kỳ.
- Lập trước khi giao hàng để khách kịp kê khai khấu trừ trong kỳ. Hoá đơn có ngày sớm hơn ngày chuyển giao cũng là sai thời điểm.
- Dịch vụ kéo dài nhiều tháng không có biên bản nghiệm thu giai đoạn. Khi bị hỏi “hoàn thành lúc nào”, doanh nghiệp không có căn cứ.
- Không lập hoá đơn cho khoản thu trước của dịch vụ không thuộc diện loại trừ, vì nghĩ “chưa làm xong”.
Lỗi 1 và 2 hay đi cùng nhau ở doanh nghiệp để kế toán dịch vụ làm hoá đơn theo lô cuối tháng. Cách sửa không phải là giao hoá đơn về cho nhân viên bán hàng lập tuỳ tiện, mà là có một mốc dữ liệu (phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu) chuyển sang kế toán ngay trong ngày.
Hậu quả khi lập sai thời điểm
- Người bán: lập hoá đơn sai thời điểm là hành vi bị xử phạt về hoá đơn theo nghị định xử phạt hiện hành (Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các bản sửa đổi). Nếu việc lập chậm làm doanh thu kê khai chậm sang kỳ sau, còn phát sinh khai thiếu thuế của kỳ trước và tiền chậm nộp.
- Người mua: nhận hoá đơn có ngày không khớp với thực tế giao nhận, đối chiếu hợp đồng thấy lệch — là điểm bị hỏi khi cơ quan thuế kiểm tra chi phí và khấu trừ của họ.
- Quan hệ khách hàng: khách phải chờ hoá đơn để quyết toán, thanh toán; hoá đơn chậm là dòng tiền của chính người bán chậm theo.
Mức phạt cụ thể phụ thuộc hành vi và tình tiết, nên tra khung đang áp dụng thay vì dựa vào con số truyền miệng. Điều chắc chắn: lỗi thời điểm lặp lại nhiều tháng thì số hành vi cũng nhân lên.
Đưa mốc lập hoá đơn vào hợp đồng và quy trình
Thời điểm lập hoá đơn đúng hay sai được quyết định từ lúc ký hợp đồng, không phải lúc kế toán mở phần mềm:
- Hợp đồng ghi rõ mốc chuyển giao, nghiệm thu và bản chất từng khoản thanh toán (đặt cọc, trả trước, thanh toán theo giai đoạn).
- Mỗi mốc có một chứng từ: phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao — có ngày, có chữ ký hai bên.
- Chứng từ mốc chuyển cho kế toán trong ngày, qua một kênh cố định; kế toán lập hoá đơn theo ngày trên chứng từ.
- Cuối tuần, đối chiếu danh sách chứng từ mốc với danh sách hoá đơn đã lập; mốc nào chưa có hoá đơn thì xử lý ngay.
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Kế toán đang lập hoá đơn theo mốc nào: khi thu tiền, khi giao, hay cuối tháng? | Đổi sang lập theo mốc giao hàng, nghiệm thu |
| Hợp đồng dịch vụ có ghi rõ mốc nghiệm thu và bản chất khoản thu trước không? | Sửa mẫu hợp đồng cho các hợp đồng mới |
| Dịch vụ kéo dài có biên bản nghiệm thu từng giai đoạn không? | Lập biên bản cho giai đoạn đã hoàn thành |
| Có khoản thu trước nào của dịch vụ không thuộc diện loại trừ mà chưa lập hoá đơn? | Lập hoá đơn cho khoản đó |
| Đã đọc điều khoản thời điểm lập trong văn bản hoá đơn áp dụng từ 1/7/2026 chưa? | Đọc và đối chiếu với quy trình hiện tại |
Tự kiểm tra ở đâu
Trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, tải danh sách hoá đơn đầu ra theo tháng, sắp theo ngày lập. Đặt cạnh danh sách phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu cùng tháng. Nếu thấy hoá đơn dồn vào vài ngày cuối tháng trong khi giao hàng rải đều, hoặc hoá đơn có ngày sớm hơn ngày giao, đó là dấu hiệu lập sai thời điểm.
Trên tài khoản thuế điện tử, đối chiếu doanh thu trên tờ khai từng kỳ với tổng hoá đơn đầu ra của kỳ đó. Khi còn phân vân về một loại giao dịch cụ thể, gửi câu hỏi bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý, kèm mẫu hợp đồng, để có hướng dẫn áp cho đúng trường hợp của mình.
Câu hỏi thường gặp
Khách chưa thanh toán thì có được chờ tới khi thanh toán mới lập hoá đơn không?
Không. Thời điểm lập gắn với việc chuyển giao hàng hoá hoặc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Khoản chưa thu được theo dõi là công nợ phải thu.
Giao hàng hằng ngày cho một khách thì có được lập một hoá đơn cho cả tháng không?
Theo nguyên tắc chung, mỗi lần giao là một thời điểm lập. Một số ngành có quy định riêng cho phép lập định kỳ theo kỳ đối soát; doanh nghiệp cần xem mình có thuộc các trường hợp đó trong văn bản hiện hành không, trước khi gộp.
Hợp đồng có tiền đặt cọc 30% thì lập hoá đơn cho khoản cọc không?
Phụ thuộc bản chất khoản tiền và loại dịch vụ. Với một số dịch vụ được liệt kê, tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải lập hoá đơn; với trường hợp khác, khoản thu trước là thời điểm lập. Hợp đồng nên ghi rõ bản chất khoản tiền.
Lập hoá đơn trước ngày giao hàng vài ngày có sao không?
Đó cũng là lập sai thời điểm. Ngoài rủi ro xử phạt, hoá đơn có ngày trước ngày giao hàng làm hồ sơ của cả hai bên không khớp nhau khi đối chiếu.
Phát hiện đã lập hoá đơn sai thời điểm từ kỳ trước thì làm gì?
Rà lại ảnh hưởng tới doanh thu và số thuế từng kỳ, khai bổ sung nếu làm thiếu thuế kỳ trước, và sửa quy trình để không lặp lại. Nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý về cách xử lý cho đúng từng trường hợp.
Quy định thời điểm lập hoá đơn có thay đổi từ 1/7/2026 không?
Từ 1/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC thay mới quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử. Doanh nghiệp nên đọc lại điều khoản về thời điểm lập trong hai văn bản này và đối chiếu với các trường hợp của mình.
