Công ty xây dựng dùng tổ đội và thợ thời vụ có ba cách tổ chức: ký hợp đồng lao động với từng thợ, ký hợp đồng dịch vụ với từng thợ, hoặc thuê một tổ đội có tư cách kinh doanh riêng (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp) xuất hoá đơn nhân công. Cách phổ biến nhất trên thực tế — ký một hợp đồng khoán với tổ trưởng là cá nhân rồi chuyển cả cục tiền cho tổ trưởng tự chia — lại là cách yếu nhất về hồ sơ: không rõ ai là người lao động, khấu trừ thuế sai người, bảo hiểm bỏ ngỏ, và khi có tai nạn thì trách nhiệm không phân được.
Tên gọi hợp đồng không quyết định bản chất. Nếu công ty trả công, phân việc, quản lý giờ giấc và kỷ luật người thợ thì đó là quan hệ lao động, dù giấy ký ghi "hợp đồng khoán". Bảng kiểm dưới đây giúp chọn đúng cách cho từng nhóm thợ và giữ đủ hồ sơ.
Ba cách tổ chức và hệ quả
| Cách | Khi nào hợp | Thuế thu nhập cá nhân | Bảo hiểm bắt buộc |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng lao động với từng thợ | Thợ làm lâu, theo nhiều công trình, công ty chỉ đạo trực tiếp | Khấu trừ theo biểu luỹ tiến sau giảm trừ gia cảnh | Thuộc diện theo loại, thời hạn hợp đồng quy định trong Luật Bảo hiểm xã hội |
| Hợp đồng dịch vụ với từng thợ | Việc ngắn, giao theo khối lượng, thợ tự tổ chức cách làm | Khấu trừ 10% khi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên, hoặc cam kết nếu đủ điều kiện | Không thuộc diện bắt buộc qua công ty nếu đúng là quan hệ dịch vụ |
| Tổ đội có đăng ký kinh doanh | Tổ ổn định, nhận thầu nhân công nhiều công ty | Tổ tự kê khai nghĩa vụ của mình | Tổ chịu trách nhiệm với người lao động của tổ |
Không có cách nào "rẻ hơn" một cách tuyệt đối. Hợp đồng lao động tốn thêm phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng; thuê tổ đội có đăng ký thì giá nhân công thường cao hơn vì tổ phải tự lo nghĩa vụ; hợp đồng dịch vụ chỉ đứng được khi bản chất công việc thật sự là dịch vụ.
Vì sao "khoán cả cục cho tổ trưởng" là cách yếu nhất
Giả sử công ty ký với anh tổ trưởng một hợp đồng khoán 300 triệu đồng cho phần xây tô một hạng mục, tổ có 10 thợ. Công ty chuyển tiền cho tổ trưởng theo đợt, tổ trưởng chia lại cho thợ.
- Thuế: nếu công ty khấu trừ 10% trên toàn bộ 300 triệu vào tên tổ trưởng, thu nhập của 9 người khác bị ghi thành thu nhập của một người; nếu không khấu trừ, công ty bỏ sót nghĩa vụ. Cả hai đều sai.
- Chi phí: chứng từ chi trả chỉ chứng minh tiền tới tổ trưởng; không có gì cho thấy 10 người đã làm việc và nhận tiền.
- Lao động: nếu công ty thực tế điều hành cả tổ, 9 người còn lại là người lao động không có hợp đồng.
- Tai nạn: một người ngã từ giàn giáo — công ty, tổ trưởng hay chính người thợ chịu? Không có hợp đồng, câu hỏi này đi thẳng ra tranh chấp.
Muốn giữ mô hình tổ đội, tối thiểu phải có danh sách thành viên tổ kèm số định danh cá nhân, bảng chấm công hoặc bảng khối lượng theo người, và tiền trả tới từng người, hoặc tổ phải có tư cách kinh doanh riêng.
Khấu trừ thuế đúng người, đúng cách
- Thợ có hợp đồng lao động (kể cả hợp đồng từ 3 tháng trở lên): tính thuế theo biểu luỹ tiến, trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng mỗi người phụ thuộc đã đăng ký, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Phần lớn thợ có thu nhập dưới mức phải nộp, nhưng công ty vẫn phải kê khai.
- Thợ không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên. Người chỉ có thu nhập duy nhất ở đây và ước tổng thu nhập năm chưa tới mức phải nộp thuế thì được làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để tạm chưa khấu trừ; công ty giữ bản cam kết.
- Tổ có đăng ký kinh doanh: công ty nhận hoá đơn nhân công, không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của thành viên tổ.
Từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân; thu số này ngay ngày thợ vào công trình. Cuối năm, danh sách thợ thời vụ là phần hay làm sai nhất khi lập quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập.
Bảo hiểm và an toàn: phần không được bỏ ở công trình
Bảo hiểm bắt buộc: Luật Bảo hiểm xã hội có hiệu lực từ 1/7/2025 mở rộng diện tham gia với hợp đồng ngắn hạn. Tra lại mốc thời hạn hợp đồng thuộc diện đóng để xếp đúng từng thợ; đừng mặc định "thời vụ thì không đóng".
Huấn luyện an toàn: làm việc trên cao, vận hành máy xây dựng, hàn cắt thuộc nhóm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn. Thợ phải được huấn luyện, có sổ hoặc hồ sơ huấn luyện theo quy định về an toàn, vệ sinh lao động, trước khi vào làm — kể cả thợ thời vụ.
Trang bị bảo hộ và bảo hiểm tai nạn: phát bảo hộ có ký nhận. Ngoài bảo hiểm bắt buộc, nhiều công ty mua thêm bảo hiểm tai nạn cho cả thợ thời vụ; điều khoản và người được bảo hiểm phải khớp danh sách thợ thật.
Khi có tai nạn, hồ sơ đầu tiên được hỏi là: người đó có hợp đồng gì với ai, có được huấn luyện chưa, có bảo hộ không. Ba câu này không trả lời được thì chi phí bồi thường, chi phí xử lý đều khó có căn cứ.
Hồ sơ chi trả cho mỗi đợt
| Chứng từ | Nội dung |
|---|---|
| Hợp đồng từng người (hoặc hợp đồng với tổ có đăng ký) | Công việc, đơn giá hoặc mức lương, thời hạn |
| Danh sách thợ theo công trình | Họ tên, số định danh cá nhân, ngày vào, ngày ra |
| Bảng chấm công hoặc bảng khối lượng | Theo người, có xác nhận của chỉ huy công trường |
| Bảng thanh toán | Số tiền từng người, số thuế đã khấu trừ |
| Chứng từ chi | Chuyển khoản tới từng người, hoặc ký nhận tiền mặt từng người |
| Cam kết thu nhập (nếu có) | Bản gốc có chữ ký người lao động |
Kẹp theo công trình và theo tháng. Chi phí nhân công là một phần giá vốn công trình; thiếu hồ sơ ở đây là thiếu căn cứ giá vốn.
Bảng kiểm trước khi thợ vào công trình và nơi tự tra
- Đã xác định mỗi thợ thuộc cách tổ chức nào (lao động, dịch vụ, thành viên tổ có đăng ký)?
- Có hợp đồng, có số định danh cá nhân?
- Đã xếp diện bảo hiểm theo loại, thời hạn hợp đồng?
- Đã huấn luyện an toàn, phát bảo hộ có ký nhận?
- Có cam kết thu nhập với người đủ điều kiện, hoặc đã sẵn cách khấu trừ 10%?
- Tiền sẽ trả tới từng người, không trả gộp cho tổ trưởng?
Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, đã nộp xem trên tài khoản thuế điện tử; tình trạng đóng bảo hiểm xem trên cổng giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử. Nếu thuê tổ đội có đăng ký kinh doanh, tra tình trạng mã số thuế của tổ trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế và kiểm hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử. Nhóm lao động, bảo hiểm, huấn luyện an toàn có sẵn trong công cụ bảng kiểm tại thuechuan.com/bang-kiem.
Câu hỏi thường gặp
Thợ không muốn ký hợp đồng vì sợ bị trừ thuế thì làm sao?
Giải thích rằng khấu trừ không phải là mất tiền nếu thu nhập cả năm thấp: người đủ điều kiện có thể làm cam kết để tạm chưa khấu trừ, hoặc quyết toán để được hoàn phần nộp thừa. Không ký hợp đồng thì công ty thiếu căn cứ chi phí và cả hai bên đều thiếu bảo vệ khi có tai nạn.
Tổ trưởng có thể đăng ký hộ kinh doanh để nhận thầu nhân công không?
Có thể, nếu tổ hoạt động ổn định và nhận việc của nhiều bên. Khi đó tổ tự chịu nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ với thợ của tổ; công ty nhận hoá đơn và trả tiền vào tài khoản của hộ kinh doanh.
Thợ làm cho nhiều công trình của công ty trong năm thì ký hợp đồng thế nào?
Nếu công ty điều động thợ liên tục qua các công trình, bản chất là quan hệ lao động; nên ký hợp đồng lao động thay vì nhiều hợp đồng ngắn nối nhau, vì chuỗi hợp đồng ngắn không che được bản chất đó.
Chi phí huấn luyện an toàn cho thợ thời vụ có được trừ không?
Đó là chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh, có hợp đồng, hoá đơn hoặc chứng từ phù hợp thì được xem xét là chi phí được trừ như các khoản chi khác. Giữ danh sách người được huấn luyện khớp với danh sách thợ.
Công ty có phải khai báo thợ thời vụ với cơ quan lao động không?
Doanh nghiệp có nghĩa vụ quản lý lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định hiện hành. Tra phạm vi đối tượng phải đưa vào sổ quản lý lao động để không bỏ sót nhóm thời vụ.
Thợ thời vụ bị tai nạn khi chưa ký hợp đồng thì công ty có phải chịu không?
Nếu thực tế công ty giao việc và quản lý người thợ, quan hệ lao động vẫn có thể được xác định dù chưa ký giấy, và công ty khó tránh trách nhiệm. Đó là lý do hợp đồng, huấn luyện và bảo hộ phải xong trước ngày thợ vào công trình, không phải sau.
Trả công cho thợ bằng tiền mặt tại công trường có được không?
Được nếu từng người ký nhận, có bảng khối lượng hoặc chấm công và hợp đồng. Tuy vậy chuyển khoản tới từng người để lại chứng từ chắc hơn và giảm rủi ro giữ tiền mặt ở công trường.
