Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm bắt buộc gồm ba phần: mức lương theo công việc hoặc chức danh; phụ cấp lương gắn với điều kiện lao động, tính chất công việc; và các khoản bổ sung khác xác định được số tiền cụ thể, ghi trong hợp đồng và trả thường xuyên mỗi kỳ. Những khoản như thưởng theo kết quả, hoa hồng biến động, và phúc lợi tách riêng (ăn giữa ca, hỗ trợ đi lại, điện thoại, nhà ở, hiếu hỉ…) thì không tính đóng.
Nói gọn: cái gì cố định, trả đều, có số tiền rõ thì đóng; cái gì biến động theo kết quả hoặc là phúc lợi thật thì không. Rủi ro nằm ở những khoản mang tên “hỗ trợ” nhưng trả y hệt nhau mỗi tháng cho mọi người — khi kiểm tra, chúng thường bị coi là lương và truy thu cho cả công ty, cả thời gian.
Ba nhóm trong một bảng lương
| Nhóm | Ví dụ | Tính đóng bảo hiểm? |
|---|---|---|
| Mức lương | Lương theo chức danh, bậc trong thang lương | Có |
| Phụ cấp lương | Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, khu vực, thâm niên | Có |
| Khoản bổ sung cố định | Khoản trả kèm lương, số tiền cố định, ghi trong hợp đồng, trả mỗi kỳ | Có |
| Thưởng, hoa hồng | Thưởng theo doanh số, theo dự án, hoa hồng bán hàng tính theo kết quả | Không, nếu thật sự biến động theo kết quả |
| Phúc lợi tách riêng | Ăn giữa ca, hỗ trợ đi lại, điện thoại, nhà ở, nuôi con nhỏ, hiếu hỉ, sinh nhật | Không, nếu được ghi thành mục riêng |
Danh sách chi tiết các khoản không tính đóng nằm trong Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và nghị định hướng dẫn năm 2025 về tiền lương làm căn cứ đóng. Bảng trên là nguyên tắc để tự rà, không thay cho văn bản; khi một khoản không rõ thuộc nhóm nào, tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
Khoản “hỗ trợ” cố định: dạng truy thu hay gặp nhất
Tình huống điển hình: hợp đồng ghi lương bằng mức tối thiểu trong thang lương, phần còn lại của thu nhập chia thành “hỗ trợ công việc”, “hỗ trợ hiệu quả”, “phụ cấp khác” — số tiền cố định, trả mỗi tháng như nhau, cho gần như mọi người. Mục đích là giảm lương đóng bảo hiểm.
Khi cơ quan bảo hiểm kiểm tra, họ nhìn bản chất, không nhìn tên gọi:
- Khoản đó có số tiền xác định trước không?
- Có trả đều mỗi kỳ, không phụ thuộc kết quả làm việc không?
- Có quy chế nào giải thích vì sao người này nhận, người kia không không?
Nếu ba câu trả lời lần lượt là “có, có, không” thì khoản đó rất dễ bị xác định là khoản bổ sung phải tính đóng. Truy thu khi đó tính cho toàn bộ nhân viên và toàn bộ thời gian, cộng tiền lãi chậm đóng và có thể bị xử phạt. Với doanh nghiệp vài chục người trong vài năm, số tiền vượt xa phần “tiết kiệm” được.
Đây không phải bài dạy cách thiết kế để né đóng. Mục tiêu là ghi đúng bản chất: khoản nào là lương thì đóng đủ, khoản nào là thưởng thật hay phúc lợi thật thì tách rõ và có căn cứ.
Thưởng và hoa hồng: biến động thật mới không phải đóng
Thưởng và hoa hồng không tính đóng bảo hiểm khi chúng thật sự phụ thuộc kết quả. Để chứng minh được điều đó cần:
- Quy chế thưởng, quy chế hoa hồng bằng văn bản, nêu công thức tính theo doanh số, dự án, chỉ tiêu.
- Số liệu tính thưởng lưu theo từng kỳ: doanh số từng người, kết quả đánh giá.
- Số tiền thực trả thay đổi theo kỳ, khớp với công thức.
Một khoản gọi là “thưởng” nhưng tháng nào cũng bằng nhau, cho mọi người, không có công thức thì rất khó bảo vệ. Ngược lại, hoa hồng của nhân viên kinh doanh tháng cao tháng thấp theo doanh số, có bảng tính kèm, là khoản biến động điển hình.
Phúc lợi: tách thành mục riêng, có quy chế
Các khoản phúc lợi như tiền ăn giữa ca, hỗ trợ đi lại, điện thoại, nhà ở, hỗ trợ nuôi con nhỏ, quà hiếu hỉ, sinh nhật không tính đóng bảo hiểm khi được ghi thành mục riêng trong hợp đồng hoặc quy chế, không gộp vào lương.
Một điểm hay bị nhầm: không tính đóng bảo hiểm không có nghĩa là không tính thuế thu nhập cá nhân. Hai bộ quy định khác nhau. Một số phúc lợi được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế trong giới hạn nhất định, số còn lại vẫn chịu thuế như tiền lương. Giới hạn cụ thể tra ở văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành (Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 1/7/2026).
Với chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản phúc lợi cũng có điều kiện và có thể có mức khống chế. Nên để kế toán xem cả ba góc — bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp — trước khi thêm một khoản phúc lợi mới.
Đối chiếu lương đóng bảo hiểm với thu nhập trên quyết toán thuế
Cơ quan bảo hiểm có thể đối chiếu mức lương đóng bảo hiểm với thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân trên quyết toán của doanh nghiệp. Chênh lệch là bình thường, vì thu nhập chịu thuế gồm cả thưởng, hoa hồng và một số phúc lợi. Điều quan trọng là chênh lệch giải thích được.
Cách tự kiểm đơn giản mỗi năm, sau khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân:
- Lập bảng từng người: tổng lương đóng bảo hiểm cả năm, tổng thu nhập chịu thuế cả năm.
- Tính tỉ lệ chênh lệch của từng người.
- Với người có chênh lệch lớn, liệt kê thành phần: thưởng theo quy chế, hoa hồng theo bảng tính, phúc lợi theo mục riêng.
- Phần nào không gắn được với quy chế nào là phần cần xem lại cấu trúc.
Bảng này cũng là tài liệu chuẩn bị sẵn khi có kiểm tra. Xem thêm bài về đối chiếu ba bảng lương, bảo hiểm và thu nhập tính thuế.
Sửa cấu trúc lương đang sai: làm theo thứ tự nào
Khi rà xong và thấy có khoản “hỗ trợ” cố định lẽ ra phải tính đóng, cách sửa ít xáo trộn nhất thường là:
- Chốt danh sách khoản cần chuyển: khoản nào, áp dụng cho ai, từ bao giờ.
- Nói chuyện với người lao động trước. Lương đóng tăng thì phần người lao động đóng cũng tăng, số thực nhận hằng tháng giảm một chút, đổi lại quyền lợi ốm đau, thai sản, hưu trí được tính trên mức cao hơn. Giải thích rõ để tránh hiểu nhầm là bị cắt lương.
- Ký phụ lục hợp đồng ghi lại cấu trúc mới: mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung, phúc lợi tách riêng.
- Điều chỉnh mức đóng với cơ quan bảo hiểm từ kỳ áp dụng.
- Tính riêng phần của các kỳ đã qua và quyết định cách xử lý — tự truy đóng hay hỏi ý kiến cơ quan bảo hiểm quản lý trước. Đây là quyết định có hệ quả tài chính, nên giám đốc cần nắm con số trước khi chốt.
Đừng sửa bằng cách đổi tên khoản “hỗ trợ” thành một tên khác nghe giống phúc lợi. Bản chất không đổi thì kết quả kiểm tra cũng không đổi.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Hợp đồng lao động có tách rõ mức lương, từng loại phụ cấp, khoản bổ sung, phúc lợi không? | Làm phụ lục tách rõ từng mục |
| Có khoản “hỗ trợ” nào trả cố định hằng tháng cho mọi người không? | Xác định bản chất; là lương thì đưa vào căn cứ đóng |
| Thưởng, hoa hồng có quy chế và bảng tính theo từng kỳ không? | Ban hành quy chế, lưu bảng tính |
| Phúc lợi có được ghi thành mục riêng trong quy chế không? | Bổ sung quy chế phúc lợi |
| Chênh lệch giữa lương đóng và thu nhập chịu thuế từng người giải thích được không? | Lập bảng đối chiếu năm |
| Mức lương đóng có thấp hơn lương tối thiểu vùng hiện hành không? | Điều chỉnh ngay |
Mức đóng của từng người tra trên tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội; người lao động tự xem quá trình đóng của mình trên ứng dụng của ngành bảo hiểm xã hội. Thu nhập chịu thuế đã khấu trừ tra trên tài khoản thuế điện tử. Văn bản gốc là Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và nghị định hướng dẫn về tiền lương làm căn cứ đóng.
Câu hỏi thường gặp
Phụ cấp chức vụ có phải tính đóng bảo hiểm không?
Có. Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm là phụ cấp lương gắn với tính chất công việc, thuộc phần tiền lương làm căn cứ đóng.
Tiền ăn trưa trả cùng lương mỗi tháng có phải đóng không?
Tiền ăn giữa ca là phúc lợi không tính đóng khi được ghi thành khoản riêng. Nếu gộp chung vào lương hoặc ghi chung chung là “hỗ trợ” thì dễ bị hiểu là khoản bổ sung phải đóng.
Lương tháng 13 có tính đóng bảo hiểm không?
Thưởng cuối năm theo quy chế, phụ thuộc kết quả kinh doanh thường không tính đóng. Nếu hợp đồng ghi cứng một tháng lương thứ 13 trả cố định thì nên hỏi cơ quan bảo hiểm quản lý về cách xác định cho trường hợp cụ thể.
Đóng bảo hiểm theo lương tối thiểu vùng có được không?
Chỉ đúng khi mức lương theo công việc thật sự bằng mức đó. Nếu thu nhập cố định thật sự cao hơn nhiều và phần chênh được đặt tên “hỗ trợ” thì rủi ro truy thu rất cao.
Tách lương thành nhiều khoản có làm giảm quyền lợi người lao động không?
Có. Lương đóng thấp thì các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí tính trên mức thấp. Đây cũng là lý do người lao động có thể khiếu nại và cơ quan bảo hiểm kiểm tra.
Phát hiện đóng thiếu các năm trước thì làm gì?
Nên chủ động tính lại phần thiếu và làm thủ tục truy đóng với cơ quan bảo hiểm xã hội, kèm tiền lãi theo quy định. Chủ động xử lý thường nhẹ hơn so với để bị phát hiện qua kiểm tra.
