Giao thiết bị chữ ký số kèm mã PIN cho người khác không phải là uỷ quyền. Về mặt hệ thống, mọi thứ ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp đều được coi là doanh nghiệp đã ký — hệ thống không biết và không cần biết ai đang cầm thiết bị. Vì vậy, người giữ thiết bị có thể ký bất cứ gì chữ ký số đó ký được: tờ khai, hoá đơn, hồ sơ đăng ký thay đổi, có khi cả lệnh ngân hàng.
Cách làm đúng khi người đại diện vắng mặt dài ngày là kết hợp hai thứ: văn bản uỷ quyền ghi rõ phạm vi và thời hạn, và một cách giới hạn chữ ký số chỉ dùng cho đúng phạm vi đó — hoặc tốt hơn, để người đại diện tự ký từ xa. Bài này đi qua rủi ro, các phương án và bảng việc cần làm trước chuyến đi.
Vì sao “đưa thiết bị cho kế toán ký giùm” nguy hiểm hơn tưởng
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, kế toán giữ luôn chữ ký số của công ty vì giám đốc bận. Chuyện đó ổn khi mọi việc suôn sẻ. Rủi ro lộ ra ở ba tình huống:
- Ký những gì không được giao. Chữ ký số doanh nghiệp không phân biệt tờ khai thuế với hồ sơ đổi thông tin đăng ký hay văn bản gửi đối tác. Người cầm thiết bị ký được hết.
- Không có dấu vết ai ký. Khi có sai sót, rất khó chứng minh việc ký là của người được giao hay của người đại diện. Tranh chấp nội bộ khi đó chỉ còn là lời người này với lời người kia.
- Người giữ nghỉ việc. Thiết bị và mã PIN đi theo người. Nếu ngân hàng đã chấp nhận chữ ký số làm phương thức xác thực cho tài khoản công ty, rủi ro chuyển sang cả dòng tiền.
Ngoài ra còn một điểm pháp lý: người đại diện theo pháp luật vắng mặt mà không uỷ quyền bằng văn bản thì hồ sơ, hợp đồng ký trong thời gian đó có thể bị đặt câu hỏi về hiệu lực — kể cả khi chữ ký số là hợp lệ về mặt kỹ thuật.
Uỷ quyền và giao thiết bị: hai việc khác nhau
| Giao thiết bị và mã PIN | Uỷ quyền bằng văn bản | |
|---|---|---|
| Phạm vi | Mọi thứ chữ ký số ký được | Chỉ những việc ghi trong văn bản |
| Thời hạn | Tới khi lấy lại thiết bị hoặc đổi PIN | Ghi rõ từ ngày, đến ngày |
| Chứng minh ai làm | Không có | Người được uỷ quyền ký bằng tên mình, ghi rõ “theo uỷ quyền” |
| Khi có tranh chấp | Doanh nghiệp coi như tự ký | Có căn cứ phân định trách nhiệm |
Luật Doanh nghiệp yêu cầu doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn một người như vậy, người đó xuất cảnh thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, và vẫn chịu trách nhiệm về việc uỷ quyền đó. Điều lệ công ty có thể quy định thêm. Nên đọc điều lệ trước khi soạn văn bản uỷ quyền.
Ba phương án khi người đại diện vắng dài ngày
Phương án 1: người đại diện tự ký từ xa. Chữ ký số dạng từ xa (ký qua ứng dụng trên điện thoại, không cần thiết bị cắm máy) cho phép người đại diện xác nhận từng lần ký dù đang ở đâu. Kế toán chuẩn bị hồ sơ, người đại diện bấm ký. Đây là phương án giữ được kiểm soát tốt nhất, chỉ cần chuẩn bị trước: đăng ký dịch vụ, thử ký vài lần, kiểm tra hệ thống thuế và hoá đơn mình dùng có chấp nhận loại chữ ký này.
Phương án 2: uỷ quyền có phạm vi hẹp, giao thiết bị có kiểm soát. Khi không dùng được ký từ xa, lập văn bản uỷ quyền chỉ cho ký tờ khai định kỳ và hoá đơn phát sinh theo hợp đồng đã ký; giao thiết bị cho người được uỷ quyền, kèm sổ ghi từng lần ký. Khi người đại diện về, đổi mã PIN ngay.
Phương án 3: bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật. Với doanh nghiệp mà người đại diện thường xuyên ở nước ngoài, điều lệ có thể quy định nhiều người đại diện theo pháp luật, phân rõ quyền của từng người. Đây là thay đổi lớn, cần đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh và phân quyền cẩn thận để tránh chồng chéo.
Văn bản uỷ quyền nên có những gì
- Thông tin người uỷ quyền và người được uỷ quyền.
- Phạm vi cụ thể: ví dụ “ký và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân kỳ tháng 9 và tháng 10; ký hoá đơn bán hàng theo các hợp đồng đã ký trước ngày uỷ quyền”.
- Những việc không được làm: ký hợp đồng mới trên một giá trị nhất định, thay đổi thông tin đăng ký, vay, thế chấp, chuyển tiền ngoài danh sách đã duyệt.
- Thời hạn có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Trách nhiệm báo cáo: gửi danh sách những gì đã ký theo tuần.
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Với một số thủ tục làm trực tiếp tại cơ quan nhà nước, người được uỷ quyền phải xuất trình giấy uỷ quyền theo yêu cầu của thủ tục đó — có nơi yêu cầu công chứng hoặc chứng thực. Hỏi trước nơi mình sẽ nộp hồ sơ.
Trước chuyến đi: bảng việc hai tuần
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Trong thời gian vắng có những hạn nộp, hợp đồng, hoá đơn nào phải ký? | Liệt kê theo ngày, ký trước những gì ký được |
| Đã có văn bản uỷ quyền ghi rõ phạm vi và thời hạn chưa? | Soạn theo sáu mục ở trên |
| Đã thử ký từ xa hoặc đã có phương án giao thiết bị có sổ ghi chưa? | Chọn phương án, thử trước khi đi |
| Chữ ký số còn hạn qua hết thời gian vắng mặt không? | Gia hạn trước khi đi |
| Ngân hàng điện tử có dùng chữ ký số làm phương thức xác thực không? | Tách quyền ngân hàng khỏi thiết bị giao cho người khác |
| Đã báo cho đối tác chính biết ai là đầu mối trong thời gian vắng không? | Gửi thông báo ngắn kèm phạm vi uỷ quyền |
Điều cuối cùng hay bị quên: kiểm tra doanh nghiệp có đang nợ thuế không trước khi ra sân bay. Người đại diện của doanh nghiệp còn nợ thuế có thể bị tạm hoãn xuất cảnh theo quy định; biết trước để xử lý còn hơn bị dừng ở cửa khẩu.
Ngày thường cũng cần quy chế, không chỉ lúc đi vắng
Ở nhiều công ty, kế toán giữ chữ ký số quanh năm chứ không chỉ khi giám đốc đi công tác. Điều đó không sai, nhưng cần một quy chế ngắn để việc giữ hộ không biến thành toàn quyền:
- Danh mục được phép ký: tờ khai định kỳ, hoá đơn theo hợp đồng đã duyệt, báo cáo định kỳ. Những gì ngoài danh mục phải có xác nhận của người đại diện trước khi ký.
- Sổ ký: mỗi lần ký ghi ngày, loại hồ sơ, người ký. Với hoá đơn và tờ khai, lịch sử trên hệ thống đã thay cho sổ, chỉ cần định kỳ xem lại.
- Nơi cất: thiết bị cất trong ngăn có khoá khi không dùng, không cắm sẵn trên máy qua đêm.
- Xem lại định kỳ: mỗi tháng người đại diện dành mười lăm phút xem danh sách tờ khai đã nộp và hoá đơn đã phát hành.
Quy chế này không nhằm nghi ngờ người giữ, mà để cả hai bên có căn cứ khi có sai sót — và để người thay thế sau này biết phải làm gì.
Sau chuyến đi và tự kiểm tra ở đâu
Khi người đại diện về, làm ba việc: nhận lại thiết bị, đổi mã PIN, và đối chiếu danh sách đã ký với những gì hệ thống ghi nhận. Danh sách tờ khai đã nộp xem trên tài khoản thuế điện tử; hoá đơn đã ký phát hành xem trên hệ thống hoá đơn đang dùng và cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế; thông tin đăng ký doanh nghiệp có bị thay đổi gì không xem trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp chưa có bảng theo dõi chữ ký số, xem bài kiểm kê chữ ký số trong công ty để lập một lần cho đủ.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán ký tờ khai bằng chữ ký số của công ty có hợp lệ không?
Về mặt hệ thống, tờ khai ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp là hợp lệ và được coi là doanh nghiệp đã ký. Vấn đề không nằm ở hiệu lực tờ khai mà ở trách nhiệm nội bộ và phạm vi người đó được làm; vì vậy nên có quy chế hoặc uỷ quyền rõ ràng.
Người đại diện đi nước ngoài một tuần có cần uỷ quyền không?
Nếu công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì khi xuất cảnh, dù ngắn ngày, người đó phải uỷ quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam. Nên đọc cả điều lệ vì có thể có quy định chi tiết hơn.
Chữ ký số từ xa có dùng được cho tờ khai thuế không?
Nhiều hệ thống đã chấp nhận chữ ký số từ xa của tổ chức cung cấp dịch vụ được cấp phép. Nên thử ký một hồ sơ trên đúng hệ thống mình dùng trước khi dựa vào nó cho cả thời gian vắng mặt.
Đổi mã PIN chữ ký số có ảnh hưởng tới hồ sơ đã ký không?
Không. Mã PIN chỉ bảo vệ việc sử dụng thiết bị; hồ sơ đã ký trước đó vẫn giữ nguyên hiệu lực. Đổi PIN sau mỗi lần giao thiết bị là thói quen nên có.
Người được uỷ quyền có được uỷ quyền lại cho người khác không?
Chỉ khi văn bản uỷ quyền cho phép. Nên ghi rõ trong văn bản là không được uỷ quyền lại, để tránh chữ ký số đi qua nhiều tay.
Uỷ quyền có cần công chứng không?
Văn bản uỷ quyền nội bộ trong doanh nghiệp thường không bắt buộc công chứng, nhưng một số thủ tục hành chính hoặc đối tác có thể yêu cầu. Hỏi trước nơi sẽ nhận hồ sơ để làm đúng một lần.
