Kế toán làm việc ở nhà vài ngày mỗi tuần hoàn toàn được, với điều kiện ba thứ đi theo quy tắc riêng: máy làm việc là máy của công ty (không dùng chung máy gia đình), thiết bị và quyền ký không nhiều hơn khi ngồi ở văn phòng (lập được lệnh chi không có nghĩa là duyệt được), và giấy tờ gốc không rời văn phòng trừ khi có ghi nhận. Phần lớn sự cố tài khoản ở doanh nghiệp nhỏ không đến từ tin tặc tinh vi, mà từ máy tính dùng chung, mật khẩu lưu sẵn trên trình duyệt và thiết bị ký để quên trong túi.
Bài này không bàn chuyện có nên cho làm ở nhà hay không — đó là quyết định quản lý. Nó chỉ trả lời: khi đã cho, thì chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, bảo hiểm và ngân hàng điện tử phải được dùng thế nào để không mở thêm cửa rủi ro.
Những gì đổi khác khi kế toán ra khỏi văn phòng
Ở văn phòng, có những lớp kiểm soát không ai để ý vì chúng tự nhiên có: người khác nhìn thấy màn hình, máy nằm trong phòng có khoá, mạng do công ty quản lý, thiết bị ký cất trong ngăn tủ. Ở nhà, các lớp đó biến mất:
- Máy tính có thể bị người nhà dùng, trẻ con cài trò chơi, cài phần mềm lạ.
- Mạng không dây ở nhà có mật khẩu mặc định; ở quán cà phê thì là mạng công cộng.
- Thiết bị ký, sổ tay ghi mật khẩu đi lại trong túi xách mỗi ngày.
- Không ai thấy nếu một lệnh chuyển tiền bất thường được tạo lúc tối muộn.
Mục tiêu của quy tắc làm việc ở nhà là dựng lại những lớp đó bằng cách khác, không phải cấm đoán.
Máy tính và mạng: năm điều bắt buộc
- Máy của công ty cấp, chỉ dùng cho công việc. Không cài phần mềm kế toán, không đăng nhập tài khoản thuế trên máy gia đình. Máy có mật khẩu đăng nhập, tự khoá màn hình sau vài phút.
- Cập nhật hệ điều hành và phần mềm diệt mã độc; không tắt để “cho máy nhanh”.
- Không cài phần mềm điều khiển từ xa trừ khi bộ phận phụ trách máy tính cài và biết. Đây là cửa mà kẻ gian hay lợi dụng nhất (xem bài cùng chuyên mục về máy bị điều khiển từ xa).
- Mạng ở nhà: đổi mật khẩu mặc định của bộ phát không dây. Không làm việc với tài khoản thuế, ngân hàng trên mạng công cộng; nếu buộc phải ra ngoài, dùng điểm phát từ điện thoại của mình.
- Không để trình duyệt lưu mật khẩu của tài khoản thuế, ngân hàng, cổng hoá đơn, bảo hiểm. Dùng trình quản lý mật khẩu do công ty quy định, hoặc nhập tay.
Chữ ký số: mang về hay để lại
Chữ ký số của doanh nghiệp dùng để ký tờ khai, hoá đơn, hồ sơ bảo hiểm — tức là ký thay cho doanh nghiệp. Làm ở nhà thì có ba cách, chọn theo loại chữ ký số công ty đang dùng:
| Cách | Khi nào hợp | Điểm cần quy định |
|---|---|---|
| Thiết bị ký (dạng cắm máy) để lại văn phòng; ngày làm ở nhà chỉ làm việc không cần ký | Công ty ít hồ sơ phải ký, làm ở nhà một hai ngày | Xếp lịch: ngày có hạn nộp, ngày lập hoá đơn nhiều thì làm ở văn phòng |
| Kế toán mang thiết bị ký theo người | Cần ký thường xuyên, chỉ có một thiết bị | Biên bản giao thiết bị; không để trong xe, không để cắm sẵn trên máy; báo ngay khi mất |
| Chữ ký số ký từ xa, xác thực trên điện thoại | Nhiều người, nhiều nơi cần ký | Điện thoại xác thực là của ai, ai được phê duyệt ký; tắt thông báo hiện mã trên màn hình khoá |
Dù chọn cách nào, danh sách ai được ký loại hồ sơ nào không đổi khi ra khỏi văn phòng. Kế toán được ký tờ khai không có nghĩa là được ký hợp đồng hay văn bản khác bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Bảng kiểm kê chữ ký số của công ty nên thêm một cột “được dùng ngoài văn phòng: có hay không”.
Ngân hàng điện tử: lập lệnh ở nhà được, duyệt thì không cùng người
Quy tắc tách người lập và người duyệt lệnh chuyển tiền không thay đổi vì kế toán ngồi ở đâu. Thực tế làm ở nhà còn cần thêm:
- Kế toán chỉ có quyền lập lệnh; giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt trên thiết bị của mình.
- Thiết bị nhận mã xác thực duyệt lệnh không nằm trong tay kế toán. Nếu điện thoại nhận mã duyệt đang ở bàn kế toán “cho tiện”, việc tách người coi như không có.
- Hạn mức theo lệnh và theo ngày đặt trên ngân hàng điện tử, không phải chỉ trong quy chế giấy.
- Thông báo biến động số dư về điện thoại giám đốc, để mọi khoản chi đều có người thứ hai thấy trong vài phút.
Một điều nên thống nhất: lệnh lập ngoài giờ làm việc hoặc cuối tuần thì người duyệt gọi hỏi lại trước khi duyệt. Nghe có vẻ thừa, nhưng đó chính là lúc các vụ giả mạo thường xảy ra.
Tài khoản thuế, hoá đơn, bảo hiểm: đăng nhập ở đâu và ai thấy
- Mã xác thực của tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, bảo hiểm xã hội điện tử nên về số điện thoại, thư điện tử của công ty. Kế toán làm ở nhà nhận mã qua kênh công ty cấp, không qua số cá nhân.
- Đăng xuất sau khi làm, không để phiên đăng nhập mở qua đêm.
- Nhật ký đơn giản: ngày làm ở nhà, đã nộp gì, đã ký gì, gửi vào nhóm công việc cuối ngày. Mất hai phút, nhưng khi có câu hỏi “tờ khai này ai nộp lúc nào” thì trả lời được ngay.
- Tài liệu lưu trên thư mục chung của công ty, không lưu trên màn hình nền hay thư mục tải về của máy.
Giấy tờ gốc, con dấu và dữ liệu cá nhân
Chứng từ gốc, hồ sơ nhân sự, con dấu không mang về nhà theo mặc định. Khi thật sự cần (ví dụ đối chiếu một tập hoá đơn giấy cũ), ghi vào sổ theo dõi: mang tập gì, ngày nào, ngày trả. Con dấu thì không có ngoại lệ — nó thuộc quy chế quản lý con dấu, không thuộc quy chế làm việc ở nhà.
Bảng lương, danh sách người phụ thuộc, số định danh của nhân viên là dữ liệu cá nhân. Làm ở nhà thì không in ra máy in gia đình, không mở ở nơi đông người, không gửi qua ứng dụng nhắn tin cá nhân. Nếu có sự cố lộ dữ liệu, quy trình xử lý giống như ở văn phòng.
Mất máy, mất thiết bị ký: làm gì trong một giờ
- Báo ngay giám đốc và người phụ trách máy tính, không đợi sáng hôm sau.
- Từ một thiết bị khác: đổi mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, bảo hiểm, thư điện tử công ty; gọi ngân hàng tạm khoá quyền truy cập của người dùng đó.
- Mất thiết bị ký: liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số, rồi làm lại.
- Rà lại trên cổng hoá đơn và tài khoản thuế: có hoá đơn, hồ sơ nào được ký, gửi đi sau thời điểm mất không.
- Ghi biên bản sự việc; nếu bị mất cắp thì trình báo công an.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Kế toán làm ở nhà trên máy của công ty chưa? | Cấp máy, cấm dùng máy gia đình cho tài khoản công ty |
| Điện thoại nhận mã duyệt lệnh chi có ở ngoài tay kế toán không? | Chuyển về người duyệt |
| Trình duyệt có đang lưu mật khẩu tài khoản thuế, ngân hàng không? | Xoá, dùng cách lưu công ty quy định |
| Thiết bị ký mang về nhà có biên bản giao không? | Lập biên bản, ghi quy tắc cất giữ |
| Có nhật ký ngày làm ở nhà không? | Gửi tóm tắt cuối ngày |
Kiểm tra định kỳ: lịch sử đăng nhập, lịch sử nộp hồ sơ trên tài khoản thuế điện tử; hoá đơn đã lập trên cổng hoá đơn; nhật ký người dùng trên ngân hàng điện tử. Cách lập bảng kiểm kê toàn bộ chữ ký số của công ty có ở bài kiểm kê chữ ký số.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán dùng máy tính cá nhân của mình để làm ở nhà có được không?
Nên tránh cho các việc đăng nhập tài khoản thuế, ngân hàng, cổng hoá đơn. Máy cá nhân công ty không kiểm soát được phần mềm cài trên đó. Nếu chưa cấp được máy, giới hạn việc làm ở nhà vào những việc không cần đăng nhập các tài khoản này.
Làm ở nhà có cần ghi vào hợp đồng lao động không?
Địa điểm làm việc là nội dung của hợp đồng lao động. Nếu làm ở nhà thành chế độ cố định, nên ghi vào hợp đồng hoặc phụ lục, kèm quy chế làm việc từ xa về giờ làm, thiết bị, bảo mật.
Chữ ký số từ xa có an toàn hơn thiết bị cắm máy không?
Mỗi loại có rủi ro khác nhau. Chữ ký số từ xa không sợ mất thiết bị ký, nhưng phụ thuộc vào điện thoại xác thực và tài khoản đăng nhập. An toàn hay không phụ thuộc chủ yếu vào ai giữ phương tiện xác thực.
Có nên cho kế toán duyệt những khoản chi nhỏ khi giám đốc vắng không?
Có thể đặt hạn mức nhỏ cho một người duyệt thay, nhưng người đó không nên là người lập lệnh. Nếu công ty chỉ có hai người, để giám đốc duyệt từ xa trên thiết bị của mình.
Làm sao biết có ai khác đăng nhập tài khoản thuế của công ty không?
Xem lịch sử đăng nhập, lịch sử nộp hồ sơ trong tài khoản thuế điện tử và các thông báo gửi về thư điện tử đã đăng ký. Thấy lần đăng nhập, hồ sơ lạ thì đổi mật khẩu ngay và hỏi cơ quan thuế quản lý.
