Kế toán nghỉ thai sản trùng mùa quyết toán: lịch hạn và người làm thay trong sáu tháng

Nếu kế toán duy nhất của công ty nghỉ thai sản từ đầu năm, sáu tháng nghỉ sẽ phủ lên gần như toàn bộ các mốc nặng nhất của năm: tờ khai tháng 12 hoặc quý 4, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, tờ khai quý 1 và phần lớn quý 2. Cách xử lý đúng là lập lịch hạn cho đúng sáu tháng đó ngay từ khi biết tin, chọn người làm thay cho từng nhóm việc, và làm xong những gì làm được trước ngày nghỉ — chứ không phải chờ tới tháng 3 mới gọi điện hỏi người đang nghỉ.

Nghỉ thai sản là việc biết trước nhiều tháng. Đây là điểm khác cơ bản với trường hợp kế toán nghỉ đột ngột: có thời gian để chuẩn bị, và người sắp nghỉ vẫn còn ở đó để hướng dẫn. Bài này đi theo thứ tự thời gian: ba tháng trước ngày nghỉ, tháng cuối, và sáu tháng người khác cầm việc.

Sáu tháng nghỉ rơi vào những hạn nào

Giả sử kế toán nghỉ từ ngày 1/1 đến hết tháng 6, công ty khai thuế giá trị gia tăng theo quý và năm tài chính trùng năm dương lịch. Các hạn dưới đây tính theo nguyên tắc chung của Luật Quản lý thuế; ngày cụ thể phải dò lại lịch năm đó vì hạn trùng ngày nghỉ được lùi sang ngày làm việc kế tiếp.

Nếu công ty khai theo tháng, thêm hạn ngày 20 mỗi tháng. Ngoài thuế còn các nhịp bảo hiểm xã hội hằng tháng, báo tăng giảm lao động, và các báo cáo lao động định kỳ — những thứ này hay bị quên nhất vì thường chỉ một người biết.

Nếu ngày nghỉ bắt đầu vào giữa năm, cách làm y hệt: đặt sáu tháng nghỉ lên lịch năm, khoanh các mốc rơi vào khoảng đó, đánh dấu mốc nào nặng.

Ba phương án người làm thay

Không có phương án nào hoàn hảo; chọn theo khối lượng chứng từ và ngân sách. Nhiều công ty kết hợp hai phương án.

Cách chia hay dùng ở doanh nghiệp nhỏ: nhân viên nội bộ nhận và lưu chứng từ, xuất hoá đơn, theo dõi công nợ; dịch vụ bên ngoài làm tờ khai, quyết toán và báo cáo tài chính. Như vậy việc hằng ngày không đứt, còn việc cần chuyên môn có người chịu trách nhiệm.

Ba tháng trước ngày nghỉ: làm trước những gì làm được

Thời gian này quý nhất, vì người hiểu sổ sách nhất vẫn đang ngồi tại chỗ. Mục tiêu là dồn phần việc cần hiểu biết lịch sử về phía trước.

1. Chốt số liệu đến hết tháng gần nhất: đối chiếu ngân hàng, công nợ, kho. Những chênh lệch để lại cho người khác giải thích thường tốn gấp ba thời gian.
2. Viết danh sách “việc chỉ mình biết”: khoản nào đang treo, nhà cung cấp nào hay xuất hoá đơn trễ, khách hàng nào có thoả thuận riêng về hoá đơn, khoản chi nào năm ngoái đã tự loại khi quyết toán.
3. Rà trước phần quyết toán: nếu nghỉ từ đầu năm, làm sẵn bảng rà chi phí được trừ cho các tháng đã qua, danh sách người lao động uỷ quyền quyết toán, danh sách người phụ thuộc đã đăng ký.
4. Làm cùng người thay ít nhất một kỳ: người thay tự tay làm một tờ khai tháng hoặc quý dưới sự kèm của người sắp nghỉ.
5. Dời những việc có thể dời: đổi phần mềm, đổi ngân hàng, đổi cách lập hoá đơn — để sau khi người cũ trở lại.

Tháng cuối: bàn giao chữ ký số, tài khoản và giấy tờ

Phần bàn giao dễ bị làm qua loa nhất lại là phần gây kẹt nhiều nhất: tài khoản và quyền truy cập.

• Chữ ký số: ghi lại công ty có bao nhiêu chữ ký số, cái nào dùng để nộp tờ khai, ký hoá đơn, giao dịch bảo hiểm; hạn hiệu lực từng cái. Nếu có chữ ký số hết hạn trong sáu tháng nghỉ, gia hạn trước khi nghỉ.
• Tài khoản điện tử: tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, bảo hiểm xã hội điện tử, ngân hàng điện tử (phần kế toán được dùng), phần mềm kế toán. Kiểm tra mã xác thực đang gửi về số điện thoại, thư điện tử của ai — nếu là số cá nhân của người sắp nghỉ, chuyển về số của công ty trước.
• Văn bản giao việc: giám đốc ký văn bản phân công người làm thay, ghi phạm vi (lập, nộp tờ khai; không duyệt chi), thời hạn. Việc giao thiết bị chữ ký số cần có biên bản giao nhận.
• Thư mục bàn giao: một thư mục chung có lịch hạn sáu tháng, danh sách việc chỉ mình biết, mật khẩu được lưu theo cách công ty quy định (không dán giấy trên màn hình).

Sau khi bàn giao, giám đốc đăng nhập thử từng tài khoản cùng người thay. Mất năm phút mỗi tài khoản, nhưng phát hiện được ngay tài khoản nào đang khoá, mã xác thực đang về máy ai.

Đừng quên hồ sơ thai sản của chính người nghỉ

Trớ trêu là hồ sơ đề nghị hưởng chế độ thai sản của người lao động thường do chính kế toán làm. Khi người nghỉ là kế toán, cần giao rõ ai lập và nộp hồ sơ này cho cơ quan bảo hiểm xã hội, ai theo dõi kết quả, và ai báo giảm, báo tăng lao động trong thời gian nghỉ theo đúng quy định hiện hành.

Hai điểm hay lúng túng:

• Lương và bảo hiểm trong thời gian nghỉ: người lao động nghỉ thai sản hưởng chế độ từ quỹ bảo hiểm xã hội; cách ghi bảng lương, việc đóng hay tạm dừng đóng trong các tháng nghỉ cần làm theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan bảo hiểm xã hội. Người làm thay cần được dặn kỹ để không tự tính.
• Liên lạc trong thời gian nghỉ: thống nhất trước một kênh và nhịp hỏi (ví dụ mỗi tuần một lần, gom câu hỏi lại), không gọi bất chợt. Người đang nghỉ không phải là người làm tiếp; nếu phải giao việc thật cho họ thì đó là chuyện khác, cần thoả thuận riêng và tuân thủ quy định về nghỉ thai sản.

Sáu tháng người khác cầm việc: nhịp kiểm tra hằng tuần

Giám đốc không cần biết làm kế toán để giữ lịch. Chỉ cần một buổi mười lăm phút mỗi tuần, hỏi đúng bốn câu:

1. Tuần tới có hạn nào không, đã chuẩn bị tới đâu?
2. Tờ khai nộp tuần này đã có thông báo tiếp nhận chưa, lưu ở đâu?
3. Còn chứng từ nào chưa nhận, nhà cung cấp nào chưa gửi hoá đơn?
4. Có câu hỏi nào cần gửi cho người đang nghỉ trong lượt hỏi tuần này không?

Riêng tháng 3, nên chốt nội bộ sớm hơn hạn luật định khoảng mười ngày: số liệu quyết toán xong trước, giám đốc đọc tờ khai và báo cáo tài chính trước khi ký, để còn thời gian hỏi lại. Nộp sát ngày cuối cùng là cách chắc chắn nhất để một lỗi chữ ký số hay lỗi mạng biến thành nộp trễ.

Ngày trở lại: nhận lại việc có kiểm tra

Khi người nghỉ trở lại, việc bàn giao đi theo chiều ngược lại và cũng cần biên bản. Người trở lại nên kiểm ba thứ trước khi nhận:

• Danh sách tờ khai đã nộp trong sáu tháng, đối chiếu với lịch sử nộp trên tài khoản thuế điện tử.
• Số còn phải nộp, tiền chậm nộp nếu có, trên phần tra cứu nghĩa vụ thuế.
• Hoá đơn đầu vào, đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử so với sổ sách của các tháng vắng mặt.

Sau đó thu hồi quyền truy cập của người làm thay (nếu là dịch vụ bên ngoài), đổi mật khẩu các tài khoản đã giao, và lưu biên bản vào hồ sơ. Để lần sau đỡ vất vả, giữ lại thư mục bàn giao — nó chính là sổ tay công việc của phòng kế toán.

Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra

Ba nơi để tự kiểm trong suốt thời gian nghỉ: tài khoản thuế điện tử (lịch sử nộp, thông báo, số còn phải nộp), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đã lập, đã nhận), và cổng giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử (tình hình đóng, hồ sơ đã gửi). Quy tắc lùi hạn khi trùng ngày nghỉ xem thêm ở bài hạn nộp rơi vào ngày nghỉ.