Có, trong một số trường hợp. Các văn bản hướng dẫn thuế giá trị gia tăng qua nhiều thời kỳ đều công nhận bù trừ giữa giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hoá, dịch vụ bán ra cho cùng một đối tác là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, với điều kiện có hợp đồng quy định rõ việc bù trừ và biên bản đối chiếu, bù trừ được hai bên xác nhận. Danh sách hình thức và điều kiện hiện hành cần đối chiếu ở Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng.
Rủi ro không nằm ở việc bù trừ, mà ở chỗ doanh nghiệp bù trừ “theo thói quen”: không ghi trong hợp đồng, biên bản lập sau khi bị hỏi, hoặc kéo thêm bên thứ ba mà không có uỷ quyền. Những kiểu đó dễ bị coi là không có chứng từ thanh toán, và hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên mất quyền khấu trừ.
Những kiểu bù trừ hay gặp
| Kiểu | Ví dụ giả định | Mức rủi ro |
|---|---|---|
| Mua và bán qua lại với cùng đối tác | Công ty A bán vật tư cho B, đồng thời thuê B vận chuyển; cuối tháng cấn trừ hai khoản | Thấp nếu hồ sơ đủ |
| Bù trừ với khoản vay, khoản ứng trước | B đã cho A vay, nay A giao hàng để trừ nợ vay | Trung bình; cần hợp đồng vay và chứng từ giải ngân qua ngân hàng |
| Thanh toán qua bên thứ ba | A mua của B nhưng C (có nợ A) trả tiền cho B theo uỷ quyền của A | Cao hơn; cần uỷ quyền bằng văn bản và tiền đi qua ngân hàng |
| Đổi hàng | A giao máy cũ, B giao vật tư, không bên nào chuyển tiền | Trung bình; mỗi bên vẫn phải lập hoá đơn cho phần bán ra |
| Cấn trừ vào tiền đặt cọc | Tiền cọc đã chuyển khoản được trừ vào giá trị hoá đơn | Thấp nếu tiền cọc đã đi qua ngân hàng |
Điểm chung: mỗi vế của bù trừ phải là một giao dịch thật, có hoá đơn, có hợp đồng. Bù trừ chỉ thay việc chuyển tiền hai chiều, không thay việc chứng minh giao dịch.
Bộ hồ sơ bù trừ tối thiểu
- Hợp đồng mua và hợp đồng bán (hoặc một hợp đồng hai chiều) có điều khoản thanh toán ghi rõ hình thức bù trừ. Nếu hợp đồng ký trước không có điều khoản này, lập phụ lục bổ sung trước khi bù trừ.
- Hoá đơn cho từng giao dịch, đúng thời điểm, đúng giá trị. Bù trừ không làm mất nghĩa vụ lập hoá đơn của bên nào.
- Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm bù trừ, liệt kê từng hoá đơn hai chiều, số dư mỗi bên.
- Biên bản bù trừ công nợ ghi số tiền bù trừ, số chênh lệch còn lại và cách thanh toán phần chênh; có chữ ký người có thẩm quyền của hai bên.
- Chứng từ ngân hàng cho phần chênh lệch. Nếu phần chênh từ ngưỡng trở lên mà trả tiền mặt thì phần đó vẫn không đạt điều kiện.
Ngày trên biên bản bù trừ nên gần với kỳ kê khai và không muộn hơn hạn thanh toán ghi trong hợp đồng. Biên bản lập hàng loạt vào cuối năm cho cả mười hai tháng là dấu hiệu hồ sơ được “dựng lại”.
Bù trừ ba bên và thanh toán hộ: vì sao rủi ro cao hơn
Khi có thêm một bên, dòng tiền không còn khớp trực tiếp với hoá đơn: người bán trên hoá đơn là B nhưng tiền đến từ C. Để được chấp nhận, hồ sơ thường cần:
- Văn bản uỷ quyền thanh toán của bên mua (A) cho bên trả thay (C), ghi rõ hoá đơn, số tiền.
- Văn bản đồng ý của bên bán (B) nhận tiền từ C.
- Chứng từ ngân hàng thể hiện C chuyển từ tài khoản của C vào tài khoản của B.
- Căn cứ quan hệ giữa A và C (vì sao C trả thay A): hợp đồng, biên bản công nợ.
Trả thay từ tài khoản cá nhân của giám đốc bên C, hay từ một công ty không có quan hệ giao dịch với A, là những tình huống cơ quan thuế thường không chấp nhận. Trước khi dùng thanh toán ba bên cho giao dịch lớn, nên kiểm tra hình thức đó có nằm trong danh sách được quy định tại văn bản hiện hành không.
Những kiểu “bù trừ” dễ bị bác
- Bù trừ không có điều khoản trong hợp đồng và không có phụ lục bổ sung trước thời điểm bù trừ.
- Biên bản lập sau khi bị kiểm tra hỏi, ngày tháng không khớp với sổ sách hai bên.
- Bù trừ với cá nhân (giám đốc, thành viên) cho khoản mua của doanh nghiệp khác — ba bên nhưng một bên là cá nhân, rất khó chứng minh.
- Bù trừ giữa hai công ty cùng chủ mà không có hàng hoá, dịch vụ thật chuyển giao — dễ bị xem xét như giao dịch liên kết hoặc hoá đơn không có hàng hoá kèm theo.
- Phần chênh lệch trả tiền mặt dù trên ngưỡng.
Không dùng bù trừ để hợp thức hoá một khoản đã trả tiền mặt. Nếu đã trả tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng, cách đúng là không khấu trừ thuế đầu vào của hoá đơn đó, chứ không phải dựng biên bản bù trừ sau.
Nhịp bù trừ hằng tháng cho gọn
Với đối tác mua bán qua lại thường xuyên, bù trừ nên chạy theo một nhịp cố định thay vì làm khi nhớ ra:
- Ngày 5 hằng tháng: kế toán hai bên gửi nhau bảng kê hoá đơn hai chiều của tháng trước.
- Trước ngày 10: ký biên bản đối chiếu và biên bản bù trừ, ghi rõ số chênh lệch và bên phải trả.
- Trước hạn thanh toán trong hợp đồng: bên có nghĩa vụ chuyển khoản phần chênh lệch, ghi số biên bản trong nội dung chuyển.
- Lưu một bộ gồm bảng kê, hai biên bản, chứng từ ngân hàng vào hồ sơ tháng của đối tác đó.
Nhịp này xong trước hạn khai thuế tháng, nên số liệu khấu trừ đã chắc khi lập tờ khai. Nó cũng giúp hai bên phát hiện sớm hoá đơn thiếu hoặc sai, thay vì để lệch tích lại tới cuối năm.
Bù trừ và chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Điều kiện chứng từ thanh toán cũng xuất hiện trong luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Vì vậy một khoản bù trừ bị bác thường kéo theo hai hệ quả cùng lúc: mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và bị loại khỏi chi phí được trừ. Hồ sơ bù trừ tốt bảo vệ được cả hai.
Cũng cần nhớ bù trừ có hai chiều. Khi doanh nghiệp là bên bán trong giao dịch bù trừ, doanh thu vẫn ghi nhận đủ theo hoá đơn, không ghi nhận theo số tiền thực nhận sau bù trừ. Một lỗi hay gặp là kế toán chỉ ghi phần chênh lệch nhận được, làm doanh thu trên sổ thấp hơn doanh thu trên hoá đơn đầu ra, và lệch này hiện ra ngay khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hoá đơn.
Bảng kiểm và tự kiểm tra ở đâu
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Hợp đồng với đối tác bù trừ có điều khoản thanh toán bằng bù trừ không? | Ký phụ lục bổ sung trước lần bù trừ tới |
| Mỗi lần bù trừ có biên bản đối chiếu và biên bản bù trừ ký hai bên không? | Lập theo từng kỳ, không dồn cuối năm |
| Phần chênh lệch đã thanh toán qua ngân hàng chưa? | Chuyển khoản phần chênh, lưu chứng từ |
| Có khoản nào thanh toán qua bên thứ ba mà thiếu uỷ quyền bằng văn bản không? | Bổ sung uỷ quyền và văn bản đồng ý của bên bán |
| Doanh thu trên sổ có khớp hoá đơn đầu ra với đối tác bù trừ không? | Điều chỉnh sổ theo giá trị hoá đơn |
Tự kiểm tra bằng cách tải hoá đơn đầu vào và đầu ra với cùng đối tác từ cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, đặt cạnh biên bản bù trừ và sao kê ngân hàng của phần chênh. Ba thứ phải khớp số. Với hình thức bù trừ chưa chắc, gửi câu hỏi bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý và lưu văn bản trả lời cùng hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Bù trừ công nợ có phải lập hoá đơn không?
Có. Mỗi giao dịch mua bán vẫn phải có hoá đơn của bên bán như bình thường. Bù trừ chỉ thay đổi cách thanh toán, không thay đổi nghĩa vụ lập hoá đơn và kê khai.
Hợp đồng ký từ trước không ghi bù trừ, giờ bù trừ được không?
Nên ký phụ lục hợp đồng bổ sung điều khoản thanh toán bằng bù trừ trước khi thực hiện. Phụ lục ký sau khi đã bù trừ, nhất là sau khi bị hỏi, có sức thuyết phục thấp.
Bù trừ với công ty con, công ty mẹ có gì khác?
Về hình thức thanh toán thì vẫn theo quy tắc chung. Nhưng giao dịch giữa các bên liên kết còn chịu quy định về giao dịch liên kết (Nghị định 255/2026/NĐ-CP từ 1/7/2026), cần xét giá giao dịch và nghĩa vụ kê khai kèm theo.
Biên bản bù trừ có cần đóng dấu không?
Doanh nghiệp tự quyết định việc sử dụng con dấu, nhưng biên bản cần có chữ ký của người có thẩm quyền hai bên và thể hiện rõ pháp nhân. Nếu hai bên có dùng dấu trong giao dịch thường ngày thì nên đóng để thống nhất.
Bù trừ bằng hàng hoá (đổi hàng) có được coi là không dùng tiền mặt không?
Đổi hàng là một hình thức bù trừ giữa giá trị mua và bán. Mỗi bên lập hoá đơn cho phần bán ra theo giá trị thị trường, có hợp đồng và biên bản bù trừ; hình thức cụ thể được chấp nhận cần đối chiếu nghị định hướng dẫn hiện hành.
Phần chênh lệch sau bù trừ dưới 5 triệu đồng có cần chuyển khoản không?
Điều kiện chứng từ gắn với giá trị hoá đơn chứ không chỉ với phần chênh. Cách an toàn là chuyển khoản mọi phần chênh lệch, vừa để có chứng từ vừa để hai bên dễ đối chiếu.
