Khi gửi dữ liệu nhân viên cho một đơn vị bên ngoài làm thay việc của mình — dịch vụ kế toán, ngân hàng chi lương, đơn vị khám sức khoẻ, nhà cung cấp phần mềm chấm công, nhân sự — doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm với nhân viên về dữ liệu đó. Ba việc tối thiểu: chỉ gửi những trường dữ liệu bên nhận thật sự cần, có điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng với từng bên, và gửi qua kênh có kiểm soát (thư mục chia sẻ có phân quyền, tệp có mật khẩu gửi riêng) thay vì nhóm nhắn tin đông người.
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và nghị định hướng dẫn gọi các đơn vị này là bên xử lý dữ liệu: họ xử lý theo yêu cầu của doanh nghiệp. Bài này đi từ việc liệt kê họ là ai, tới hợp đồng, tới cách gửi hằng tháng — phần việc mà phòng kế toán, nhân sự làm hằng tuần nhưng ít khi dừng lại nghĩ.
Dữ liệu nhân viên đang đi đâu mỗi tháng
| Bên nhận | Thường nhận gì | Có thật cần không |
|---|---|---|
| Dịch vụ kế toán | Bảng lương, số định danh, người phụ thuộc, hợp đồng lao động | Cần để khai thuế, bảo hiểm; không cần bản chụp toàn bộ giấy tờ tuỳ thân mỗi tháng |
| Ngân hàng chi lương | Họ tên, số tài khoản, số tiền | Chỉ cần ba trường này, không cần chức danh, phụ cấp chi tiết |
| Đơn vị khám sức khoẻ định kỳ | Danh sách, ngày sinh, giới tính; kết quả khám gửi lại | Kết quả khám là dữ liệu sức khoẻ, thuộc nhóm nhạy cảm |
| Phần mềm chấm công, nhân sự | Hồ sơ, ảnh, có khi dữ liệu sinh trắc | Xem lại có cần sinh trắc không |
| Bảo hiểm sức khoẻ tự nguyện | Danh sách, thông tin người thân được bảo hiểm | Có dữ liệu của người thân nhân viên |
| Đại lý làm thủ tục bảo hiểm xã hội | Hồ sơ báo tăng, giảm, chế độ | Có hồ sơ ốm đau, thai sản |
Lập bảng này cho công ty mình là bước đầu. Hầu như lần nào làm cũng phát hiện ít nhất một bên đang nhận nhiều hơn mức cần, hoặc một bên đã thôi hợp tác mà vẫn giữ dữ liệu.
Gửi tối thiểu: cắt bớt cột trước khi gửi
Nguyên tắc tối thiểu hoá nghe trừu tượng nhưng làm rất cụ thể: trước khi gửi một tệp, xoá những cột bên nhận không dùng.
- Tệp chi lương cho ngân hàng: họ tên, số tài khoản, số tiền. Bỏ cột lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ.
- Danh sách khám sức khoẻ: họ tên, năm sinh, giới tính, bộ phận nếu cần xếp lịch. Không gửi số điện thoại cá nhân, địa chỉ nhà nếu không cần.
- Hồ sơ người phụ thuộc cho dịch vụ kế toán: gửi khi có đăng ký mới hoặc thay đổi, không gửi lại cả bộ mỗi tháng.
- Bản chụp giấy tờ tuỳ thân: chỉ gửi khi thủ tục yêu cầu, không đưa vào thư mục dùng chung với bên ngoài.
Mẹo làm cho việc này thành thói quen: tạo sẵn mẫu xuất tệp riêng cho từng bên nhận trên phần mềm lương, nhân sự, để không ai phải nhớ cột nào cần xoá.
Hợp đồng với bên nhận: tám điều khoản
Hợp đồng dịch vụ với bên xử lý dữ liệu nên có một điều khoản riêng về dữ liệu cá nhân, gồm:
- Loại dữ liệu, mục đích xử lý, chỉ xử lý theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Không chia sẻ tiếp cho bên thứ ba, không dùng cho mục đích khác (ví dụ chào bán dịch vụ cho nhân viên).
- Biện pháp bảo vệ: phân quyền, mã hoá, nơi lưu.
- Có dùng bên phụ nào không (lưu trữ đám mây, đơn vị thuê lại), có chuyển dữ liệu ra nước ngoài không.
- Nghĩa vụ báo cho doanh nghiệp ngay khi có sự cố lộ dữ liệu.
- Hỗ trợ khi nhân viên yêu cầu xem, sửa, xoá dữ liệu.
- Trả lại hoặc xoá dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng, có xác nhận bằng văn bản.
- Trách nhiệm khi vi phạm.
Với nhà cung cấp lớn (ngân hàng, phần mềm phổ biến) thì điều khoản thường nằm trong điều kiện dịch vụ chuẩn của họ; việc của doanh nghiệp là đọc và lưu bản đó. Với dịch vụ kế toán, đại lý nhỏ, doanh nghiệp nên chủ động đưa điều khoản vào.
Cách chuyển tệp hằng tháng
| Nên | Không nên |
|---|---|
| Thư mục chia sẻ có phân quyền theo người, tự hết hạn truy cập | Đăng tệp lương vào nhóm nhắn tin có cả người ngoài phòng kế toán |
| Tệp nén có mật khẩu, mật khẩu gửi qua kênh khác | Gửi mật khẩu cùng thư với tệp |
| Gửi từ thư điện tử công ty tới địa chỉ công việc của bên nhận | Gửi qua thư điện tử cá nhân của nhân viên bên nhận |
| Đặt tên tệp trung tính | Tên tệp “luong_toan_cong_ty_thang_10” đi khắp nơi |
| Xoá tệp tạm sau khi bên nhận xác nhận đã nhận | Để tệp trong thư mục tải về của máy nhiều năm |
Nếu dịch vụ kế toán yêu cầu gửi qua nhóm nhắn tin “cho nhanh”, đề nghị một nhóm riêng chỉ gồm người phụ trách hai bên, và không gửi tệp có số định danh, số tài khoản vào đó. Với kênh nào cũng vậy, kiểm tra danh sách thành viên nhóm mỗi quý — người đã nghỉ việc ở một trong hai bên hay vẫn nằm lại trong nhóm.
Dữ liệu sức khoẻ và dữ liệu người thân: cẩn thận hơn một bậc
Kết quả khám sức khoẻ là dữ liệu nhạy cảm. Doanh nghiệp cần biết người lao động có đủ sức khoẻ cho vị trí hay không, nhưng không phải ai trong công ty cũng cần đọc chi tiết từng chỉ số. Thoả thuận với đơn vị khám: kết quả chi tiết gửi thẳng cho người lao động; công ty nhận kết luận phân loại sức khoẻ và danh sách cần theo dõi, lưu ở nơi chỉ người phụ trách xem được.
Dữ liệu người phụ thuộc, người thân được bảo hiểm là dữ liệu của người không ký hợp đồng với công ty. Nhân viên cung cấp thay họ; doanh nghiệp nên nói rõ trong thông báo xử lý dữ liệu rằng thông tin này dùng cho giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm, và chỉ gửi cho cơ quan thuế, dịch vụ kế toán, đơn vị bảo hiểm.
Khi chấm dứt hợp tác với một bên
- Gửi văn bản đề nghị trả lại hoặc xoá dữ liệu theo hợp đồng; nhận xác nhận bằng văn bản.
- Thu hồi quyền truy cập thư mục chia sẻ, phần mềm, tài khoản đã cấp cho bên đó.
- Rời hoặc giải tán nhóm nhắn tin chung.
- Với dịch vụ kế toán: lấy về toàn bộ dữ liệu điện tử của công ty trước khi yêu cầu xoá, vì doanh nghiệp vẫn phải lưu chứng từ theo Luật Kế toán.
- Cập nhật bảng “dữ liệu nhân viên đang đi đâu”.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Đã liệt kê hết các bên nhận dữ liệu nhân viên chưa? | Lập bảng, cập nhật mỗi khi thêm dịch vụ |
| Hợp đồng với từng bên có điều khoản dữ liệu cá nhân không? | Bổ sung phụ lục |
| Tệp gửi ngân hàng chi lương có thừa cột không? | Tạo mẫu xuất riêng |
| Có tệp lương, số định danh trong nhóm nhắn tin nào không? | Xoá, chuyển sang kênh có phân quyền |
| Kết quả khám sức khoẻ chi tiết đang nằm ở đâu, ai xem được? | Hạn chế người xem |
| Bên đã thôi hợp tác đã xác nhận xoá dữ liệu chưa? | Gửi đề nghị, lưu xác nhận |
Nơi tra: nghĩa vụ của bên kiểm soát và bên xử lý dữ liệu trong Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và nghị định hướng dẫn đang hiệu lực; hướng dẫn của cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu doanh nghiệp là khách hàng của dịch vụ kế toán, có thể đối chiếu với các quy tắc mà văn phòng kế toán tự đặt ra ở chuyên mục bảo mật dữ liệu khách trên Thuế Pro.
Câu hỏi thường gặp
Có cần xin đồng ý của nhân viên trước khi gửi dữ liệu cho dịch vụ kế toán không?
Dữ liệu dùng để khai thuế, đóng bảo hiểm là thực hiện nghĩa vụ pháp luật và hợp đồng lao động; nhưng nhân viên vẫn cần được thông báo dữ liệu nào được chia sẻ cho ai, để làm gì. Việc chia sẻ cho mục đích khác (ví dụ chương trình ưu đãi của đối tác) thì cần đồng ý riêng.
Dịch vụ kế toán làm lộ bảng lương thì ai chịu trách nhiệm?
Với nhân viên, doanh nghiệp là bên chịu trách nhiệm trước. Doanh nghiệp có thể yêu cầu dịch vụ bồi thường theo hợp đồng nếu có điều khoản rõ ràng. Vì vậy điều khoản dữ liệu cá nhân trong hợp đồng dịch vụ không phải là thủ tục.
Gửi tệp qua thư điện tử có mã hoá có đủ không?
Mã hoá tệp là một biện pháp tốt, nhưng còn phụ thuộc gửi cho ai, ai giữ mật khẩu, tệp nằm lại ở đâu. Kết hợp với gửi tối thiểu và xoá tệp tạm mới đủ.
Nhân viên hỏi công ty đã gửi dữ liệu của mình cho những ai thì trả lời thế nào?
Dựa vào bảng “dữ liệu nhân viên đang đi đâu”, trả lời theo nhóm bên nhận và mục đích. Đây là một trong những quyền của người có dữ liệu; có sẵn bảng thì trả lời trong vài phút.
Nhân viên đã nghỉ việc thì dữ liệu gửi cho các bên ngoài xử lý thế nào?
Dừng gửi dữ liệu của người đó cho những bên không còn cần (ngân hàng chi lương, bảo hiểm sức khoẻ tự nguyện, phần mềm chấm công), đề nghị các bên đó xoá theo hợp đồng. Phần dịch vụ kế toán cần để quyết toán, lưu chứng từ thì vẫn giữ theo thời hạn luật định.
Dùng phần mềm nhân sự đặt máy chủ ở nước ngoài có vấn đề gì không?
Có thể phát sinh nghĩa vụ về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo luật. Kiểm tra nơi lưu dữ liệu trong điều kiện dịch vụ và tra nghĩa vụ hồ sơ tương ứng trong văn bản hiện hành.
