Nếu giám đốc và kế toán thường xuyên ở hai nơi, ký số từ xa (khoá ký nằm trên hệ thống của nhà cung cấp, người ký xác nhận bằng điện thoại) cho phép mỗi lệnh ký phải qua tay người có thẩm quyền mà không cần chuyền thiết bị. Thiết bị cắm máy vẫn hợp với công ty mà người ký và người lập ngồi cùng văn phòng, hoặc cần ký số lượng lớn trên một máy cố định. Điều nên tránh nhất là cách phổ biến hiện nay: giám đốc đi vắng, thiết bị chữ ký số và mã PIN nằm luôn ở bàn kế toán.
Cả hai loại đều là chữ ký số hợp lệ nếu được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép. Khác nhau ở chỗ khoá ký nằm ở đâu và ai kiểm soát lệnh ký. Phần dưới so sánh theo sáu tiêu chí, rồi đi qua một ví dụ giả định.
Hai loại khác nhau ở đâu
Thiết bị cắm máy: khoá bí mật nằm trong một thiết bị nhỏ cắm vào cổng máy tính. Muốn ký phải có thiết bị trong tay và biết mã PIN. Ai cầm thiết bị kèm PIN là ký được.
Ký số từ xa: khoá bí mật nằm trên thiết bị bảo mật chuyên dụng tại hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. Khi phần mềm (thuế, hoá đơn, ngân hàng, hợp đồng) gửi lệnh ký, người ký nhận thông báo trên ứng dụng điện thoại và xác nhận bằng mật khẩu, vân tay hoặc khuôn mặt. Không có điện thoại và yếu tố xác thực của người ký thì không ký được.
Không phải phần mềm nào cũng hỗ trợ ký số từ xa như nhau. Trước khi chuyển, kiểm tra các hệ thống công ty đang dùng — tài khoản thuế điện tử, phần mềm hoá đơn, bảo hiểm xã hội điện tử, ngân hàng — đã chấp nhận loại chữ ký đó chưa.
Một điểm hay bị hiểu lầm: ký số từ xa không phải là "đưa mật khẩu cho người khác ký qua mạng". Chứng thư vẫn thuộc về một chủ thể cụ thể — doanh nghiệp hoặc cá nhân — và yếu tố xác thực vẫn chỉ người đó nắm. Nếu giám đốc cài ứng dụng lên điện thoại rồi đưa luôn mật khẩu xác nhận cho kế toán, công ty chỉ đổi hình thức mà giữ nguyên rủi ro cũ.
So sánh theo sáu tiêu chí
| Tiêu chí | Thiết bị cắm máy | Ký số từ xa |
|---|---|---|
| Người ký ở xa | Phải chuyển thiết bị hoặc giao PIN cho người khác | Xác nhận trên điện thoại ở bất cứ đâu có mạng |
| Ai thật sự quyết định lệnh ký | Người đang cầm thiết bị | Người sở hữu điện thoại và yếu tố xác thực |
| Rủi ro mất | Mất thiết bị; người nhặt được cần thêm PIN | Mất điện thoại; cần mở khoá máy và yếu tố xác thực của ứng dụng |
| Ký số lượng lớn | Thuận tiện trên một máy cố định | Tuỳ giải pháp; một số hỗ trợ ký lô, cần kiểm thử |
| Phụ thuộc | Máy tính có cổng, trình điều khiển thiết bị | Mạng, ứng dụng, hệ thống nhà cung cấp |
| Nhật ký ký | Phụ thuộc phần mềm dùng để ký | Thường có lịch sử xác nhận trên ứng dụng |
Điểm quyết định với công ty có người ở hai nơi là dòng thứ hai. Với thiết bị cắm máy, khi thiết bị đã nằm ở bàn kế toán thì mọi lệnh ký trên thực tế do kế toán quyết. Với ký số từ xa, kế toán chuẩn bị hồ sơ, giám đốc là người bấm xác nhận cuối.
Ví dụ giả định: giám đốc ở công trường, kế toán ở văn phòng
Giả sử một công ty thi công nội thất có giám đốc dành phần lớn thời gian ở công trình, cách văn phòng vài chục cây số. Công ty dùng một thiết bị chữ ký số doanh nghiệp.
Trước khi đổi: thiết bị để luôn ở văn phòng, kế toán biết PIN. Tờ khai, hoá đơn, lệnh chuyển tiền đều do kế toán ký. Một lần, hoá đơn điều chỉnh giảm giá trị cho một khách hàng được lập và ký mà giám đốc chỉ biết khi đối chiếu công nợ ba tháng sau. Không có gian lận — kế toán làm theo lời nhân viên kinh doanh — nhưng quyết định đó lẽ ra phải qua giám đốc.
Sau khi đổi: công ty đăng ký ký số từ xa cho chữ ký số doanh nghiệp, giám đốc cài ứng dụng trên điện thoại. Kế toán lập tờ khai, hoá đơn, gửi lệnh ký; giám đốc nhận thông báo, đọc tóm tắt, xác nhận. Tờ khai tháng mất thêm khoảng một phút của giám đốc. Hoá đơn điều chỉnh bây giờ không thể ký nếu giám đốc không đồng ý.
Đổi lại, công ty phải chấp nhận một phụ thuộc mới: ngày giám đốc ở vùng mất sóng mà hôm đó là hạn nộp, không ai ký được. Cách xử lý là không để việc ký dồn vào ngày cuối — đúng nguyên tắc lịch hạn nên có từ trước.
Khi vẫn dùng thiết bị cắm máy: ba điều để giữ quyền kiểm soát
- Thiết bị do người có thẩm quyền giữ; khi phải để lại cho người khác, lập văn bản giao và thời hạn, lấy lại khi về.
- Đổi PIN sau mỗi lần giao thiết bị cho người khác dùng.
- Đọc nhật ký: xem lịch sử nộp tờ khai trên tài khoản thuế điện tử, danh sách hoá đơn điều chỉnh, thay thế trên cổng hoá đơn điện tử mỗi tuần khi vắng mặt.
Về việc giao thiết bị cho người khác ký thay khi vắng mặt, rủi ro và cách làm đúng có ở bài đưa chữ ký số cho người khác ký thay.
Chuyển sang ký số từ xa: thứ tự làm để không đứt kỳ nộp
- Liệt kê hệ thống đang dùng chữ ký số: thuế, hoá đơn, bảo hiểm, ngân hàng, hải quan (nếu có), hợp đồng điện tử.
- Hỏi từng hệ thống đã hỗ trợ ký số từ xa của nhà cung cấp định dùng chưa.
- Đăng ký chứng thư mới, cài ứng dụng trên điện thoại của người ký, thiết lập yếu tố xác thực.
- Cập nhật thông tin chứng thư trên từng hệ thống (thay đổi chữ ký số dùng để giao dịch) — làm vào tuần không có hạn nộp.
- Chạy song song một kỳ: giữ thiết bị cũ còn hạn làm dự phòng, ký thử một tờ khai hoặc hoá đơn bằng cách mới.
- Thu hồi thiết bị cũ sau khi mọi hệ thống đã chạy ổn; ghi vào sổ kiểm kê chữ ký số.
Thủ tục cập nhật chữ ký số với từng hệ thống tra theo hướng dẫn của hệ thống đó; với thuế, theo văn bản hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế đang hiệu lực.
Điện thoại của người ký trở thành tài sản cần bảo vệ
Chuyển sang ký số từ xa, điện thoại của giám đốc thành "thiết bị chữ ký số". Tối thiểu:
- Khoá màn hình bằng sinh trắc hoặc mã đủ dài; không cho người khác mượn máy đã mở khoá.
- Ứng dụng ký số có lớp xác thực riêng, không lưu mật khẩu tự động.
- Biết trước cách báo khoá chứng thư với nhà cung cấp khi mất điện thoại — lưu số hỗ trợ ở chỗ khác ngoài chính điện thoại đó.
- Không cài ứng dụng ký số của công ty lên điện thoại của kế toán "cho tiện" — làm vậy là quay lại đúng vấn đề cũ.
Rà định kỳ nhóm chữ ký số, tài khoản điện tử và phân quyền ngân hàng có thể dùng công cụ bảng kiểm tại thuechuan.com/bang-kiem. Trạng thái và lịch sử nộp của doanh nghiệp tự xem trên tài khoản thuế điện tử, hoá đơn đã ký xem trên cổng hoá đơn điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Ký số từ xa có giá trị pháp lý như chữ ký số cắm máy không?
Có, nếu chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép phát hành và giải pháp ký từ xa được công nhận theo quy định. Điều cần kiểm là hệ thống nơi mình nộp hồ sơ đã chấp nhận loại chữ ký đó chưa.
Một công ty có thể vừa dùng thiết bị cắm máy vừa dùng ký số từ xa không?
Có thể, nhưng mỗi hệ thống thường gắn với chứng thư đã đăng ký. Dùng nhiều chứng thư thì phải quản lý hạn và danh sách ở đâu dùng cái nào, tránh ký nhầm hoặc để chứng thư dự phòng hết hạn không ai biết.
Mất điện thoại cài ứng dụng ký số thì làm gì trước?
Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để tạm khoá chứng thư hoặc phiên ký, rồi khoá điện thoại từ xa nếu có thể. Sau đó rà lịch sử ký trên ứng dụng và trên các hệ thống thuế, hoá đơn, ngân hàng.
Kế toán có thể có chữ ký số cá nhân riêng để ký thay không?
Chữ ký số cá nhân của kế toán dùng cho phần việc mà hệ thống cho phép người được uỷ quyền ký. Việc nào bắt buộc chữ ký số của doanh nghiệp hoặc người đại diện thì vẫn phải dùng chữ ký đó; phạm vi uỷ quyền nên có văn bản.
Ký số từ xa có tốn thêm chi phí không?
Tuỳ nhà cung cấp và gói dịch vụ; có nơi tính tương đương, có nơi tính thêm theo số lượt ký. So sánh cả chi phí gián tiếp: thời gian chờ chuyển thiết bị, rủi ro ký sai mà người có thẩm quyền không biết.
Chứng thư ký số từ xa hết hạn thì gia hạn thế nào?
Gia hạn với nhà cung cấp tương tự chứng thư trên thiết bị, thường không phải đổi ứng dụng. Nếu gia hạn làm thay đổi thông tin chứng thư thì phải cập nhật lại trên từng hệ thống như lần đầu, nên đặt mốc gia hạn trong lịch trước hạn vài tuần.
Giám đốc không rành công nghệ thì có nên dùng ký số từ xa?
Thao tác xác nhận thường chỉ là mở thông báo và xác thực. Cái khó hơn là thói quen đọc tóm tắt trước khi xác nhận; nên có buổi hướng dẫn ngắn và vài kỳ đầu kế toán gọi báo trước khi gửi lệnh ký.
