Công ty xây dựng trả tiền vật tư và thầu phụ theo đợt nghiệm thu: chuyển khoản và bộ chứng từ

Công ty xây dựng nên áp một nguyên tắc cho mọi khoản trả vật tư và thầu phụ: mỗi đợt thanh toán phải có biên bản nghiệm thu hoặc biên bản giao nhận làm căn cứ, có hoá đơn tương ứng, và tiền đi từ tài khoản ngân hàng của công ty vào tài khoản đứng tên chính bên bán. Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo Luật 48/2024/QH15 — và ở ngành xây dựng, gần như mọi hoá đơn vật tư, thầu phụ đều vượt mức này.

Cái khó của ngành không nằm ở nguyên tắc mà ở số lượng: một công ty vài chục người có thể chạy ba bốn công trình cùng lúc, mỗi công trình vài chục nhà cung cấp, mỗi hợp đồng thầu phụ trả năm sáu đợt, có tạm ứng, có giữ lại bảo hành. Chỉ cần một đợt trả tiền mặt cho chỉ huy công trường "để xử lý nhanh" là cả chuỗi chứng từ của hợp đồng đó bị đứt. Bài này đi qua từng loại khoản trả và bộ chứng từ cho mỗi loại.

Ba loại khoản trả ở công trình

Thầu phụ là tổ đội cá nhân không có tư cách doanh nghiệp là một trường hợp riêng, liên quan cả hợp đồng lao động, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân — không nằm trong phạm vi bài này.

Thầu phụ: chứng từ cho từng đợt thanh toán

Mỗi đợt thanh toán cho thầu phụ nên có đủ một bộ, kẹp chung theo thứ tự:

1. Hợp đồng và phụ lục (chỉ cần ở đợt đầu, các đợt sau ghi số hợp đồng): tiến độ thanh toán, tỷ lệ tạm ứng, tỷ lệ giữ lại bảo hành, số tài khoản nhận tiền đứng tên thầu phụ.
2. Biên bản nghiệm thu khối lượng của đợt, có chữ ký kỹ thuật hai bên.
3. Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành đợt, trừ tạm ứng đã nhận, trừ tiền giữ lại.
4. Hoá đơn của thầu phụ cho giá trị nghiệm thu đợt đó.
5. Đề nghị thanh toán có duyệt của người có thẩm quyền.
6. Uỷ nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản vào đúng tài khoản trong hợp đồng.

Ba con số phải khớp nhau: giá trị trên biên bản nghiệm thu, giá trị trên hoá đơn, và số tiền chuyển (cộng tạm ứng đã trừ, cộng tiền giữ lại). Lệch một trong ba là dấu hiệu cần giải thích trước khi ghi sổ.

Tạm ứng và tiền giữ lại bảo hành

Tạm ứng: tiền trả trước khi có khối lượng. Chuyển khoản vào tài khoản của thầu phụ theo hợp đồng, theo dõi là khoản trả trước cho người bán, khấu trừ dần vào các đợt nghiệm thu. Việc bên nhận tạm ứng có phải lập hoá đơn ngay khi nhận hay không tuỳ loại hợp đồng và quy định về thời điểm lập hoá đơn với dịch vụ xây dựng; kiểm tra theo quy định hoá đơn hiện hành và ghi rõ trong hợp đồng.

Tiền giữ lại bảo hành: thường là một phần giá trị được giữ lại tới hết thời gian bảo hành. Hoá đơn có thể đã lập cho toàn bộ giá trị, trong khi phần giữ lại trả sau một hai năm. Hai điều cần nhớ:

• Phần giữ lại khi trả vẫn phải qua ngân hàng — nhiều công ty trả tiền mặt vì "khoản cuối, nhỏ".
• Với hoá đơn mua trả chậm đã kê khai khấu trừ, nếu đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà không có chứng từ không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ theo hướng dẫn hiện hành. Theo dõi các khoản giữ lại trong một bảng có cột ngày đến hạn.

Vật tư lẻ mua gần công trình

Đây là khoản gây mất chi phí nhiều nhất. Chỉ huy công trường cần gấp bao xi măng, cuộn dây điện, vài tấm tôn — mua ở cửa hàng gần nhất, trả tiền túi. Cách tổ chức cho gọn:

• Chọn trước vài cửa hàng vật liệu gần mỗi công trình, ký hợp đồng nguyên tắc, mua ghi nợ, chốt công nợ và chuyển khoản theo tuần hoặc tháng. Hoá đơn lập theo từng lần giao hoặc theo thoả thuận hợp lệ, không gộp để lách.
• Cấp thẻ thanh toán của công ty có hạn mức cho chỉ huy công trường, cho những lần không mua ở cửa hàng quen.
• Tiền mặt tạm ứng nhỏ chỉ cho khoản lặt vặt dưới mức 5 triệu đồng trên một hoá đơn; hoàn ứng trong tuần, kèm hoá đơn đứng tên công ty.

Không tách một lần mua lớn thành nhiều hoá đơn nhỏ để trả tiền mặt. Dữ liệu hoá đơn điện tử cho thấy rõ nhiều hoá đơn cùng người bán, cùng ngày, cùng mặt hàng; ngoài rủi ro bị loại khoản khấu trừ, đó còn là dấu hiệu của cách làm có chủ đích.

Ví dụ giả định: một hợp đồng nhôm kính năm đợt

Giả sử công ty ký hợp đồng thầu phụ nhôm kính trị giá 1,2 tỷ đồng (chưa gồm thuế), tạm ứng 20%, giữ lại bảo hành 5% tới hết 12 tháng sau bàn giao.

Nếu đợt cuối 60 triệu được trả tiền mặt tại công trường, phần thuế đầu vào tương ứng của hoá đơn đã khấu trừ trước đó có thể phải điều chỉnh, và chi phí của hợp đồng cũng thiếu chứng từ thanh toán. Một khoản nhỏ làm yếu cả hồ sơ.

Bảng kiểm theo công trình và nơi tự tra

1. Mọi hợp đồng thầu phụ, vật tư ghi số tài khoản nhận tiền đứng tên bên bán?
2. Mỗi đợt thanh toán có đủ nghiệm thu, hoá đơn, đề nghị, chứng từ chuyển khoản?
3. Bảng theo dõi tạm ứng và tiền giữ lại có ngày đến hạn, đã đối chiếu tháng này?
4. Không có khoản nào từ 5 triệu đồng trở lên trả tiền mặt trong tháng?
5. Không có tiền chuyển vào tài khoản cá nhân của người đại diện bên bán?
6. Hoá đơn vật tư lẻ đứng tên công ty, không đứng tên chỉ huy công trường?

Tình trạng mã số thuế của thầu phụ, nhà cung cấp tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi ký hợp đồng và trước đợt thanh toán lớn. Hoá đơn nhận về kiểm trên cổng hoá đơn điện tử. Các mục về chứng từ thanh toán và đối soát hoá đơn đầu vào có trong công cụ bảng kiểm tại thuechuan.com/bang-kiem. Nguyên tắc chung của quy định 5 triệu có ở bài mua hàng từ 5 triệu phải thanh toán qua ngân hàng.