Thẻ thanh toán của công ty: hạn mức, người giữ thẻ và chứng từ đi kèm

Thẻ thanh toán đứng tên doanh nghiệp là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt: tiền đi từ tài khoản hoặc hạn mức của công ty, có sao kê của ngân hàng ghi lại từng giao dịch. Với các khoản nhỏ lặp lại, mua trực tuyến và thuê bao dịch vụ, thẻ công ty thay được phần lớn nhu cầu tiền mặt và giảm việc nhân viên ứng tiền túi.

Nhưng thẻ chỉ là công cụ kiểm soát khi được quản lý như một cửa làm tiền đi: mỗi thẻ có một người giữ, một hạn mức, một danh sách việc được dùng, và mỗi giao dịch có chứng từ đi kèm. Thiếu những điều đó, thẻ công ty trở thành nơi dồn các khoản chi không ai giải thích được khi quyết toán.

Thẻ công ty dùng vào việc gì là hợp lý

Nguyên tắc: thẻ dành cho khoản nhỏ, lặp lại hoặc không thể trả bằng chuyển khoản. Khoản lớn, có hợp đồng, có nhà cung cấp cố định thì chuyển khoản từ tài khoản công ty vẫn là chứng từ sạch hơn. Rút tiền mặt từ thẻ nên bị khoá hẳn ở cấu hình của ngân hàng — vừa tốn phí, vừa đưa tiền quay lại đúng chỗ mình muốn tránh.

Thiết lập ban đầu: năm quyết định trước khi phát thẻ

1. Thẻ đứng tên ai. Thẻ phát hành cho doanh nghiệp, có thể in tên người sử dụng. Không dùng thẻ cá nhân của giám đốc làm “thẻ công ty”.
2. Hạn mức mỗi thẻ: theo tháng và theo từng giao dịch, vừa đủ cho việc của người giữ. Người mua vật tư cần hạn mức khác người phụ trách quảng cáo.
3. Kênh được phép: bật hoặc tắt thanh toán trực tuyến, thanh toán nước ngoài, rút tiền mặt. Mặc định tắt những gì không dùng.
4. Thông báo giao dịch: gửi về người giữ thẻ và người duyệt chi hoặc giám đốc. Hai người cùng nhận thì mọi giao dịch lạ bị phát hiện trong ngày.
5. Quy chế một trang: người giữ thẻ ký xác nhận đã đọc — được dùng vào việc gì, nộp chứng từ trong bao lâu, làm gì khi mất thẻ.

Số điện thoại nhận mã xác thực cho giao dịch trực tuyến là một cửa làm tiền đi. Nên ghi nó vào bảng kiểm kê phương thức xác thực của công ty, cùng với thiết bị sinh mã và ngân hàng điện tử.

Đặt hạn mức từ chi tiêu thật, không đoán

Hạn mức quá cao thì thẻ mất tác dụng kiểm soát; quá thấp thì người giữ thẻ lại quay về ứng tiền túi. Cách đặt có căn cứ là nhìn lại chi tiêu thật:

1. Lấy ba tháng gần nhất, gom các khoản mà người đó đã tạm ứng, ứng tiền túi hoặc xin chi tiền mặt cho những việc sẽ chuyển sang thẻ.
2. Tính mức bình quân mỗi tháng và khoản lớn nhất từng gặp.
3. Đặt hạn mức tháng cao hơn mức bình quân một chút, hạn mức mỗi giao dịch vừa đủ cho khoản lớn nhất thường gặp.
4. Khi có việc đặc biệt — chuyến công tác dài, đợt mua sắm đầu năm — nâng tạm thời có thời hạn, hết việc thì trả về mức cũ.

Giả sử một nhân viên hành chính mỗi tháng mua văn phòng phẩm, nước uống, phí gửi hàng khoảng vài triệu đồng; hạn mức tháng đặt sát mức đó là đủ. Còn người chạy quảng cáo trực tuyến có thể cần hạn mức cao hơn nhiều, nhưng chỉ bật thanh toán trực tuyến, tắt mọi kênh khác. Rà lại hạn mức mỗi quý cùng lúc với buổi đối chiếu sao kê.

Mỗi lần quẹt thẻ cần giữ lại những gì

Sao kê thẻ chỉ chứng minh tiền đã đi. Để khoản chi được ghi nhận đúng và có căn cứ khi tính thuế, cần thêm chứng từ về cái đã mua:

• Mua trong nước: hoá đơn điện tử ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty. Người giữ thẻ phải cung cấp thông tin công ty cho người bán ngay lúc mua; xin hoá đơn sau vài ngày thường không được hoặc bị lập sai.
• Mua của nhà cung cấp nước ngoài: hoá đơn thương mại hoặc biên nhận điện tử của nhà cung cấp, điều khoản dịch vụ, và ghi chú dùng cho việc gì. Loại chứng từ này không phải hoá đơn giá trị gia tăng Việt Nam; cách xử lý thuế giá trị gia tăng và chi phí được trừ cho từng trường hợp nên hỏi kế toán hoặc tra bài chuyên sâu về dịch vụ số nước ngoài.
• Công tác phí: vé, hoá đơn khách sạn ghi tên công ty, kèm quyết định hoặc lịch công tác.

Với hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế đầu vào. Thanh toán bằng thẻ đứng tên doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu đó khi thông tin trên hoá đơn và sao kê khớp nhau. Chi tiết về chứng từ hợp lệ xem bài về thanh toán qua ngân hàng từ 5 triệu đồng.

Đối chiếu sao kê thẻ hằng tháng

Việc quan trọng nhất sau khi phát thẻ là một buổi đối chiếu cố định mỗi tháng, ngay khi có sao kê kỳ. Quy trình gọn:

1. Kế toán xuất sao kê từng thẻ, lập bảng: ngày, người bán, số tiền, người giữ thẻ.
2. Người giữ thẻ điền cột “mua gì, cho việc gì” và đính kèm hoá đơn hoặc biên nhận.
3. Kế toán đánh dấu từng dòng: đủ chứng từ, thiếu chứng từ, không phải chi của công ty.
4. Dòng thiếu chứng từ: người giữ thẻ bổ sung trong một thời hạn ngắn theo quy chế. Quá hạn thì xử lý như khoản chi cá nhân — người giữ thẻ hoàn lại.
5. Người duyệt chi ký xác nhận bảng đối chiếu.

Để lâu hơn một tháng, người giữ thẻ không còn nhớ khoản nào là gì, và hoá đơn không xin được nữa. Đối chiếu đúng nhịp là cách rẻ nhất để giữ chứng từ đầy đủ.

Những tình huống hay gặp

• Thuê bao tự gia hạn. Dịch vụ dùng thử quên huỷ, cứ thế trừ tiền hằng tháng. Đối chiếu sao kê là lúc bắt được. Lập danh sách thuê bao định kỳ, mỗi thuê bao có một người chịu trách nhiệm.
• Nhân viên dùng thẻ công ty cho việc riêng rồi nói sẽ trả lại. Dù trả lại đủ, việc này làm hỏng tính rõ ràng của sổ sách. Quy chế nên cấm hẳn.
• Hoá đơn ghi tên cá nhân. Người giữ thẻ quên đưa thông tin công ty. Hoá đơn ghi tên người mua là cá nhân thì không dùng làm căn cứ khấu trừ, và khó được tính vào chi phí.
• Một thẻ, nhiều người dùng. Thẻ để ở văn phòng, ai cần thì lấy. Khi có giao dịch lạ không ai nhận. Mỗi thẻ một người giữ.
• Nhân viên nghỉ mà thẻ chưa khoá. Khoá thẻ phải nằm trong danh sách việc của ngày cuối cùng, trước cả việc thu hồi máy tính.

Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra

Giao dịch và cấu hình thẻ tra trên ngân hàng điện tử của doanh nghiệp hoặc hỏi ngân hàng phát hành. Hoá đơn mua vào ghi tên công ty tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế — đối chiếu với sao kê để tìm khoản đã trả mà chưa có hoá đơn.