Đối chiếu công nợ là việc hai bên cùng xác nhận số dư phải thu, phải trả giữa mình tại một thời điểm, bằng biên bản có xác nhận của cả hai. Doanh nghiệp nên làm định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp lớn (theo tháng hoặc quý) và với tất cả đối tác còn số dư vào cuối năm tài chính, trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán.
Giá trị thật của việc này nằm ở chỗ thông tin đến từ bên ngoài. Sổ sách nội bộ có thể sai mà vẫn khớp với chính nó; chỉ khi đặt cạnh sổ của khách hàng, nhà cung cấp thì mới thấy hoá đơn chưa nhận, tiền trả nhầm, khoản thu không vào sổ. Bài này đi qua cách làm để đối chiếu thành một lớp kiểm soát, không chỉ là thủ tục cuối năm.
Đối chiếu công nợ phát hiện được những gì
| Loại chênh lệch | Nguyên nhân thường gặp |
|---|---|
| Hoá đơn một bên có, bên kia không | Hoá đơn chưa gửi, gửi sai địa chỉ, bên nhận chưa ghi sổ |
| Tiền một bên đã trả, bên kia chưa ghi nhận | Tiền đang trên đường, ghi nhầm khách hàng, trả nhầm tài khoản |
| Chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại | Một bên đã ghi, bên kia chưa nhận chứng từ điều chỉnh |
| Khoản không bên nào giải thích được | Sai sót ghi sổ, hoặc dấu hiệu tiền thu không vào công ty |
Ba loại đầu là chênh lệch thời điểm và chứng từ, xử lý được bằng bổ sung chứng từ. Loại cuối cùng là loại cần chú ý nhất — nhất là khi khách hàng khẳng định đã trả tiền mà sổ của công ty ghi chưa thu.
Ai gửi, gửi cho ai: giữ tính độc lập
Đối chiếu công nợ chỉ là kiểm soát khi người gửi và người nhận phản hồi không phải là người theo dõi công nợ đó hằng ngày. Nếu nhân viên bán hàng vừa theo dõi công nợ, vừa gửi biên bản, vừa nhận phản hồi, họ có thể điều chỉnh số trước khi gửi.
- Kế toán (hoặc người không trực tiếp bán hàng, mua hàng) lập và gửi biên bản thẳng tới bộ phận kế toán của đối tác, qua email chức năng của công ty.
- Địa chỉ gửi lấy từ hợp đồng hoặc hồ sơ đối tác đã có, không lấy từ nhân viên phụ trách khách hàng đó.
- Phản hồi gửi về email chức năng, không về email cá nhân.
Với công ty nhỏ, cách đơn giản nhất: giám đốc đứng tên trên thư gửi đối chiếu cuối năm và nhận bản sao phản hồi.
Chiều ngược lại cũng vậy: khi nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu tới, người xác nhận nên là kế toán công nợ phải trả, không phải nhân viên mua hàng quen việc với nhà cung cấp đó. Số dư phải trả bị đẩy lên bằng những hoá đơn không có hàng thật sẽ lộ ra khi người kiểm không có quan hệ gì với bên bán.
Nhịp đối chiếu hợp lý
| Đối tượng | Nhịp |
|---|---|
| Khách hàng, nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, giá trị lớn | Hằng tháng hoặc hằng quý |
| Khách hàng có nợ quá hạn | Mỗi lần nhắc nợ, kèm số dư chi tiết |
| Mọi đối tác còn số dư | Cuối năm tài chính, trước khi khoá sổ |
| Đối tác ngừng giao dịch | Khi kết thúc hợp đồng, chốt số dư cuối |
| Trước khi bù trừ công nợ | Ngay trước thời điểm bù trừ |
Biên bản đối chiếu cũng là căn cứ quan trọng khi bù trừ công nợ giữa hai bên; xem thêm bài về thanh toán bù trừ công nợ.
Biên bản đối chiếu nên có gì
- Tên, mã số thuế, địa chỉ hai bên.
- Kỳ đối chiếu và ngày chốt số dư.
- Số dư đầu kỳ, phát sinh tăng (hoá đơn), phát sinh giảm (thanh toán, trả hàng, chiết khấu), số dư cuối kỳ.
- Bảng kê chi tiết hoá đơn và thanh toán trong kỳ, để bên kia dò từng dòng.
- Ô xác nhận “đồng ý” hoặc “không đồng ý, chênh lệch như sau”.
- Chữ ký của người có thẩm quyền hai bên (bản giấy hoặc ký số), ngày ký.
Không có bảng kê chi tiết thì bên kia chỉ có thể trả lời “khớp” hoặc “không khớp”, không biết lệch ở đâu. Kèm bảng kê giúp đối chiếu xong trong một lần thay vì qua lại nhiều lượt.
Một lần đối chiếu cuối năm: ví dụ giả định
Giả sử công ty A bán vật tư cho công ty B theo hợp đồng khung. Ngày chốt số dư là 31/12. Sổ của A ghi B còn nợ 120 triệu đồng; B phản hồi biên bản với số dư 95 triệu đồng và ghi “không đồng ý”.
Nhờ bảng kê chi tiết, hai bên dò từng dòng và tìm ra hai chênh lệch:
- Một hoá đơn 18 triệu đồng A lập ngày 30/12, gửi về địa chỉ email cũ của kế toán B, nên B chưa ghi nhận. Xử lý: A gửi lại hoá đơn về địa chỉ đúng, B ghi nhận vào kỳ phù hợp.
- Một khoản B chuyển 7 triệu đồng ngày 29/12, kế toán A ghi nhầm vào công nợ của khách hàng C có tên gần giống. Xử lý: A điều chỉnh sổ, kèm chứng từ giải thích.
Sau hai điều chỉnh, số dư hai bên khớp ở 113 triệu đồng và cùng ký biên bản. Đáng chú ý là chênh lệch thứ hai đồng thời cho thấy công nợ của khách hàng C đang sai 7 triệu đồng — nếu không đối chiếu, A có thể đã đi đòi C một khoản C không nợ, hoặc tệ hơn là không ai phát hiện nếu khoản tiền đó bị ghi nhận sai có chủ ý.
Ví dụ cũng cho thấy vì sao nên đối chiếu thêm với danh sách hoá đơn đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử theo mã số thuế từng khách hàng: hoá đơn đã lập nhưng đối tác chưa nhận sẽ lộ ra ngay từ phía mình, trước khi gửi biên bản.
Xử lý chênh lệch và nợ quá hạn
Chênh lệch. Mỗi dòng chênh lệch cần có một người chịu trách nhiệm tìm nguyên nhân và một hạn xử lý. Phân loại theo bảng ở trên, rồi:
- Thiếu hoá đơn: đề nghị người bán gửi lại hoặc lập hoá đơn nếu chưa lập.
- Tiền đang chuyển: ghi chú, xác nhận lại ở kỳ sau.
- Ghi nhầm đối tượng: điều chỉnh sổ có chứng từ giải thích.
- Không giải thích được: báo người duyệt chi và giám đốc ngay, không “cân” bằng bút toán điều chỉnh.
Nợ phải thu quá hạn. Biên bản đối chiếu có xác nhận của khách hàng là bằng chứng quan trọng về khoản nợ, dùng khi đòi nợ, khi khởi kiện, và khi xem xét trích lập dự phòng. Điều kiện để khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí được trừ theo quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp và chế độ tài chính; thường đòi hỏi chứng từ chứng minh khoản nợ, thời gian quá hạn và việc đã đòi nợ.
Nợ phải trả treo lâu không ai đòi cũng cần xem lại: có thể là trùng lặp, là khoản đã trả nhưng ghi sót, hoặc là khoản phải xử lý theo quy định khi chủ nợ không còn tồn tại.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Cuối năm vừa rồi có biên bản đối chiếu với mọi đối tác còn số dư không? | Làm bổ sung trước khi quyết toán |
| Người gửi đối chiếu có khác người theo dõi công nợ hằng ngày không? | Giao cho kế toán hoặc giám đốc gửi |
| Biên bản có kèm bảng kê chi tiết hoá đơn và thanh toán không? | Sửa mẫu biên bản |
| Mỗi dòng chênh lệch có người chịu trách nhiệm và hạn xử lý không? | Lập danh sách chênh lệch |
| Có khoản phải thu quá hạn lâu mà chưa có xác nhận của khách hàng không? | Gửi đối chiếu kèm thư nhắc nợ |
| Có khoản phải trả treo nhiều năm không ai đòi không? | Tìm nguyên nhân, xử lý theo quy định |
Nguồn dữ liệu để đối chiếu từ phía mình: sổ chi tiết công nợ, sổ phụ ngân hàng và cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế — nơi có danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào với từng mã số thuế đối tác. Kiểm tra đối tác còn hoạt động không trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi gửi.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản đối chiếu công nợ có bắt buộc theo luật không?
Không có quy định chung bắt buộc mọi doanh nghiệp làm biên bản đối chiếu định kỳ, nhưng đây là căn cứ quan trọng cho báo cáo tài chính, kiểm toán, bù trừ công nợ, trích lập dự phòng và giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp được kiểm toán thường phải có.
Khách hàng không ký biên bản đối chiếu thì sao?
Lưu lại thư đã gửi và mọi phản hồi, gửi nhắc lần hai. Có thể dùng các chứng cứ khác như hoá đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận, thư trao đổi để chứng minh khoản nợ; nhưng xác nhận của khách hàng vẫn mạnh nhất.
Ký số biên bản đối chiếu có được không?
Được. Biên bản dạng điện tử ký bằng chữ ký số của hai bên có giá trị như bản giấy, và gửi nhận nhanh hơn.
Đối chiếu với khách hàng cá nhân có cần không?
Với khách hàng cá nhân mua lẻ trả ngay thì không cần. Với khách cá nhân mua trả chậm, số dư lớn, nên có xác nhận số dư định kỳ để làm căn cứ đòi nợ.
Phát hiện nhân viên thu tiền khách mà không nộp về công ty thì làm gì?
Giữ nguyên chứng cứ: biên bản đối chiếu, xác nhận của khách hàng, sổ sách. Báo giám đốc, tạm dừng quyền thu tiền của người đó và làm việc theo quy định lao động và pháp luật; không tự xử lý bằng bút toán điều chỉnh.
Số dư công nợ lệch vài trăm nghìn đồng có đáng tìm không?
Đáng tìm nguyên nhân, vì lệch nhỏ đôi khi là dấu hiệu của sai sót lặp lại. Nếu xác định là chênh lệch làm tròn hoặc phí chuyển tiền, ghi chú rõ và xử lý theo thoả thuận hai bên.
