Tách bạch chức năng trong công ty ít người: ai đề nghị, ai duyệt, ai đối soát

Nguyên tắc tách bạch chức năng rất ngắn: không để một người vừa làm một việc tài chính, vừa ghi sổ việc đó, vừa là người duy nhất kiểm tra nó. Bốn việc nên do những người khác nhau đảm nhận là đề nghị, duyệt, thực hiện, và ghi sổ kèm đối soát. Công ty nhỏ không đủ người để tách hết; khi đó tối thiểu người duyệt và người đối soát không phải là người thực hiện, và giám đốc tự nhìn vào dữ liệu gốc định kỳ.

Bài về phân quyền ngân hàng điện tử trên site đã nói về cửa cuối cùng — lệnh chuyển tiền. Bài này lùi lại một bước, nhìn vào quy trình sinh ra các lệnh đó: mua hàng, thu tiền bán hàng, trả lương, và thêm nhà cung cấp mới. Phần lớn thất thoát ở doanh nghiệp nhỏ không nằm ở ngân hàng, mà ở những khâu trước đó.

Vì sao công ty nhỏ dễ tổn thất hơn

Ở công ty nhỏ, sự tin tưởng thay cho quy trình. Một kế toán lâu năm vừa nhận hoá đơn, vừa lập lệnh chi, vừa ghi sổ, vừa đối chiếu ngân hàng, vừa làm báo cáo cho giám đốc. Mọi thứ luôn khớp — vì cùng một người viết ra tất cả.

Vấn đề không phải là người đó có trung thực hay không. Vấn đề là không ai phát hiện được sai sót, kể cả sai sót vô tình: trả trùng một hoá đơn, nhập nhầm số tài khoản nhà cung cấp, quên thu một khoản. Và nếu có ý đồ xấu, không có lớp nào chặn lại. Đối soát độc lập là lớp cuối cùng phát hiện lệch; thiếu nó thì mọi kiểm soát khác đều có thể bị che giấu bởi chính người thực hiện.

Sắp xếp theo số người có thật

Không cần bảng phân quyền dày. Chỉ cần mỗi quy trình trả lời được: ai khởi tạo, ai duyệt, ai làm, ai kiểm — và không có ô nào mà cả bốn cùng là một tên.

Quy trình mua hàng: ba người, ba chữ ký

Chuỗi mua hàng có ba điểm dễ bị lợi dụng: đặt hàng với ai, nhận hàng thật hay không, và trả tiền cho ai.

1. Người đặt hàng lập đề nghị mua, chọn nhà cung cấp trong danh sách đã duyệt.
2. Người nhận hàng (thủ kho, người sử dụng) xác nhận đã nhận đúng số lượng, chất lượng — không phải người đặt hàng.
3. Kế toán đối chiếu ba thứ: đề nghị mua, xác nhận nhận hàng, hoá đơn. Khớp mới lập lệnh chi.
4. Người duyệt chi xác nhận lệnh.

Nếu người đặt hàng cũng là người nhận hàng, họ có thể xác nhận nhận đủ những gì chưa từng tới. Nếu kế toán thanh toán mà không có xác nhận nhận hàng, tiền có thể đi cho một hoá đơn không có hàng thật đằng sau.

Danh sách nhà cung cấp và số tài khoản nhận tiền

Đây là điểm yếu nhất và ít được để ý nhất. Ai có quyền thêm nhà cung cấp mới hoặc sửa số tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp cũ, người đó có thể hướng dòng tiền đi nơi khác mà không cần động vào ngân hàng điện tử.

• Thêm nhà cung cấp mới: người đề nghị cung cấp thông tin; người thứ hai tra mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế và xác nhận.
• Đổi số tài khoản nhận tiền: gọi lại nhà cung cấp bằng số điện thoại đã có từ trước, không dùng số trong thư đề nghị đổi. Lừa đảo giả mạo thư của nhà cung cấp rất hay dùng đúng chiêu này.
• Mọi thay đổi trong danh mục nhà cung cấp được ghi lại: ai sửa, sửa gì, lúc nào.

Thu tiền bán hàng và trả lương

Thu tiền bán hàng. Người bán hàng không nên đồng thời là người ghi nhận công nợ khách hàng và người xác nhận đã thu tiền. Khi một người làm cả ba, họ có thể thu tiền của khách mà ghi là khách chưa trả, hoặc xoá bớt công nợ. Cách chặn rẻ nhất: tiền khách trả vào tài khoản của công ty, không vào tài khoản cá nhân; kế toán ghi nhận thu tiền từ sổ phụ ngân hàng, không từ báo cáo của người bán; và định kỳ gửi đối chiếu công nợ trực tiếp cho khách hàng.

Trả lương. Người lập bảng lương không nên là người duy nhất quyết định danh sách người được trả và số tài khoản nhận lương. Rủi ro điển hình là “nhân viên ma” — người đã nghỉ vẫn nằm trong bảng lương, hoặc số tài khoản của một người bị đổi sang tài khoản khác. Kiểm soát đơn giản: bộ phận nhân sự xác nhận danh sách người đang làm việc mỗi tháng; chủ doanh nghiệp so tổng quỹ lương với tháng trước và hỏi mọi chênh lệch lớn.

Kiểm soát bù đắp khi không đủ người để tách

Khi buộc phải để một người kiêm nhiều việc, bù lại bằng những kiểm soát mà chính người đó không điều khiển được:

• Giám đốc nhận thông báo biến động số dư trực tiếp từ ngân hàng, không qua kế toán.
• Giám đốc tự mở sổ phụ hằng tuần, lướt những khoản chi lớn hoặc lạ.
• Đối soát tự động giữa sổ phụ và sổ kế toán nếu phần mềm hỗ trợ — rẻ và phát hiện lệch sớm.
• Kiểm quỹ đột xuất nếu còn tiền mặt.
• Nghỉ phép liên tục: người giữ việc tài chính nghỉ vài ngày liền mỗi năm, người khác làm thay. Nhiều sai lệch lộ ra đúng lúc người quen tay vắng mặt.

Xem thêm phần thiết lập quyền trên ngân hàng điện tử ở bài phân quyền chuyển tiền.

Mỗi năm vẽ lại quy trình trên một trang

Công ty nhỏ thay đổi nhanh: người mới vào, người cũ kiêm thêm việc, một phần mềm mới thay cách làm cũ. Quy trình đã tách đúng năm ngoái có thể đã dồn lại vào một người năm nay mà không ai để ý. Cách rà đơn giản:

1. Lấy ba quy trình chính — mua hàng, thu tiền bán hàng, trả lương — và thêm quy trình sửa danh mục nhà cung cấp.
2. Với mỗi quy trình, viết bốn dòng: ai khởi tạo, ai duyệt, ai thực hiện, ai đối soát — ghi tên người thật, không ghi chức danh.
3. Khoanh tròn mọi chỗ một tên xuất hiện từ hai lần trở lên trong cùng quy trình.
4. Với mỗi chỗ khoanh tròn, hoặc chuyển việc cho người khác, hoặc thêm một kiểm soát bù đắp.

Việc này mất khoảng một giờ, nên làm cùng lúc với buổi rà quyền trên ngân hàng điện tử và kiểm kê chữ ký số, để cả ba cùng nhìn vào một danh sách người.

Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra

Dữ liệu gốc để tự kiểm: sổ phụ và thông báo biến động số dư từ ngân hàng; cổng hoá đơn điện tử để đối chiếu hoá đơn mua vào với các khoản đã trả; trang tra cứu thông tin người nộp thuế để kiểm nhà cung cấp mới. Nguyên tắc chung về kiểm soát nội bộ có trong các chuẩn mực kế toán, kiểm toán hiện hành; quy chế cụ thể là việc của mỗi doanh nghiệp.