Doanh nghiệp mới thành lập cần làm xong khoảng mười lăm việc trong năm đầu để đứng vững về pháp lý và thuế. Năm việc nên xong trong tháng đầu vì thiếu chúng thì không bán hàng, không lập hoá đơn được; năm việc tiếp theo nên xong trong ba tháng đầu vì có thời hạn luật định; năm việc còn lại cần có trước kỳ quyết toán đầu tiên.
Phần lớn rắc rối của công ty vài năm tuổi không đến từ việc làm sai, mà từ những việc chưa bao giờ làm ở năm đầu: vốn chưa góp đủ, không ai đứng tên phụ trách kế toán, giám đốc không lương chưa đóng bảo hiểm, chữ ký số nằm trong túi một người. Bảng dưới đây giúp nhìn ra các lỗ hổng đó khi sửa còn rẻ.
Tháng đầu tiên: năm việc để bán được hàng hợp lệ
- Hoạt động thật tại địa chỉ đăng ký, có biển hiệu. Biển ghi đúng tên theo giấy chứng nhận, địa chỉ, số điện thoại, đặt ở chỗ nhìn thấy được. Cơ quan thuế xác minh địa chỉ sẽ nhìn biển hiệu và hỏi người tại chỗ; không tìm thấy doanh nghiệp là rủi ro bị ghi nhận “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, kéo theo ngừng sử dụng hoá đơn.
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp và cập nhật thông tin tài khoản với cơ quan quản lý theo quy định hiện hành. Tiền bán hàng, tiền góp vốn, tiền trả nhà cung cấp đều nên đi qua tài khoản này.
- Chữ ký số và tài khoản thuế điện tử. Mua chữ ký số đứng tên doanh nghiệp, đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế, dùng thư điện tử và số điện thoại của công ty chứ không phải của cá nhân kế toán.
- Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử và chờ cơ quan thuế chấp nhận trước khi lập tờ đầu tiên. Nếu bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, xem mình có thuộc diện dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền không.
- Chốt kỳ khai và phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp mới thường khai theo quý; phương pháp khấu trừ hay trực tiếp ảnh hưởng tới cách lập hoá đơn và cách giữ chứng từ đầu vào ngay từ tờ đầu tiên.
Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ ngày 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên doanh nghiệp thành lập từ năm 2026 không còn việc khai và nộp môn bài như trước.
Ba tháng đầu: năm việc về vốn, sổ sách và con người
- Góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn Luật Doanh nghiệp quy định (90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần theo Luật Doanh nghiệp 2020), có chứng từ chuyển khoản vào tài khoản doanh nghiệp. Không góp đủ thì phải đăng ký điều chỉnh vốn.
- Bố trí người phụ trách kế toán hoặc kế toán trưởng, bằng quyết định bằng văn bản. Doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán; doanh nghiệp khác chỉ được bố trí tạm trong thời hạn luật cho phép rồi phải có kế toán trưởng đủ tiêu chuẩn. Thuê dịch vụ kế toán cũng phải thể hiện rõ ai đứng chức danh.
- Chọn chế độ kế toán và mở sổ ngay từ nghiệp vụ đầu tiên, kể cả nghiệp vụ góp vốn và chi phí thành lập.
- Hợp đồng lao động bằng văn bản và đăng ký bảo hiểm bắt buộc cho người lao động thuộc diện. Hợp đồng từ đủ một tháng trở lên đã thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, không phải chờ đủ ba tháng như cách hiểu cũ.
- Giấy phép, điều kiện kinh doanh nếu ngành đăng ký thuộc danh mục ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Hoạt động trước khi đủ điều kiện có thể bị buộc dừng.
Một điểm mới nhiều nhà sáng lập chưa biết: từ ngày 1/7/2025, người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương cũng thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc. Giám đốc, chủ công ty không nhận lương cần đăng ký theo diện này ngay từ đầu.
Trước kỳ quyết toán đầu tiên: năm việc để không vỡ sổ
- Quy chế lương, thưởng, phụ cấp bằng văn bản. Lương, thưởng chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có căn cứ trong hợp đồng, quy chế và có chứng từ chi trả. Thưởng ngoài quy chế là khoản hay bị loại.
- Quy chế con dấu, chữ ký số và phân quyền ngân hàng điện tử. Ai giữ gì, ký được gì, người lập lệnh chuyển tiền có khác người duyệt không.
- Danh mục hồ sơ và nơi lưu theo năm và theo nhóm: thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm, pháp lý. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.
- Hồ sơ ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp. Nghị quyết 198/2025/QH15 miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới. Điều kiện cụ thể, năm bắt đầu tính và hồ sơ chứng minh nằm ở văn bản hướng dẫn; nên xác định ngay năm đầu, không đợi quyết toán mới hỏi.
- Dữ liệu cá nhân và thương hiệu. Liệt kê dữ liệu khách hàng, nhân viên đang thu; kiểm tra tên thương hiệu đã có ai nộp đơn đăng ký nhãn hiệu chưa, vì Việt Nam ưu tiên người nộp đơn trước chứ không phải người dùng trước.
Thuế suất năm đầu: tính đúng ngay từ kỳ tạm nộp
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, có ba mức: 15% với doanh nghiệp tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% với doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, và 20% là mức phổ thông. Việc xác định doanh thu làm căn cứ và các trường hợp loại trừ (ví dụ doanh nghiệp có quan hệ công ty con, công ty liên kết) theo nghị định hướng dẫn.
Với doanh nghiệp mới, câu hỏi thường gặp là ưu đãi miễn thuế và thuế suất ưu đãi áp dụng cùng lúc thế nào. Nguyên tắc chung: miễn thuế là miễn số thuế phải nộp trong thời gian được miễn, còn doanh nghiệp vẫn phải khai, vẫn phải quyết toán và vẫn phải có sổ sách đủ để chứng minh điều kiện. Doanh nghiệp được miễn mà bỏ quyết toán thì vẫn bị phạt chậm nộp hồ sơ như thường.
Năm đầu cũng là năm dễ lỗ. Lỗ phát sinh được chuyển sang các năm sau theo quy định, nhưng phải thể hiện trên hồ sơ quyết toán; bỏ quyết toán năm lỗ là tự bỏ quyền chuyển lỗ.
Bảng kiểm mười lăm câu hỏi
In bảng này ra, trả lời từng dòng bằng “có” hoặc “chưa”, ghi người phụ trách và ngày xong vào lề:
| Câu hỏi tự kiểm | Mốc nên xong |
|---|---|
| Tại địa chỉ đăng ký có biển hiệu đủ thông tin và người nhận thư không? | Tháng đầu |
| Tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp đã mở và cập nhật thông tin chưa? | Tháng đầu |
| Chữ ký số, tài khoản thuế điện tử gắn thư điện tử và số điện thoại của công ty chưa? | Tháng đầu |
| Hoá đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng chưa? | Trước lần bán đầu tiên |
| Kỳ khai thuế giá trị gia tăng và phương pháp tính đã xác định chưa? | Tháng đầu |
| Vốn điều lệ đã góp đủ, có chứng từ chuyển khoản chưa? | Trong thời hạn góp vốn |
| Có quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chưa? | Ba tháng đầu |
| Sổ kế toán đã ghi từ nghiệp vụ đầu tiên chưa? | Ngay từ đầu |
| Mọi người đang làm việc đều có hợp đồng bằng văn bản và đã đăng ký bảo hiểm (nếu thuộc diện)? | Trong tháng phát sinh |
| Ngành nghề đang làm có cần giấy phép hoặc điều kiện riêng không, đã đáp ứng chưa? | Trước khi hoạt động ngành đó |
| Quy chế lương, thưởng bằng văn bản đã có chưa? | Trước kỳ trả lương thưởng lớn đầu tiên |
| Đã có quy chế con dấu, chữ ký số, phân quyền ngân hàng chưa? | Sáu tháng đầu |
| Hồ sơ đang lưu ở hệ thống của công ty hay rải trong máy cá nhân? | Trước khi khoá sổ năm |
| Đã xác định doanh nghiệp có thuộc diện miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp mới không? | Trước kỳ tạm nộp đầu tiên |
| Đã liệt kê dữ liệu cá nhân đang thu và tra nhãn hiệu chưa? | Trong năm đầu |
Những việc không còn phải làm, hoặc chưa cần làm
Bảng kiểm dài thì dễ hoảng; cũng nên biết những thứ có thể gạt ra:
- Khai, nộp lệ phí môn bài — đã bãi bỏ từ 2026.
- Đăng ký mẫu con dấu — doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, không còn thủ tục thông báo mẫu dấu như trước. Việc cần làm là quy chế quản lý.
- Nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan nhà nước — không còn phải nộp, nhưng vẫn phải xây dựng và công khai tại nơi làm việc.
- Thuê kế toán trưởng ngay ngày đầu — doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần người phụ trách kế toán; doanh nghiệp khác có thời gian bố trí tạm theo luật.
- Mua phần mềm đắt tiền — năm đầu cần sổ sách đúng và hồ sơ gọn, không cần hệ thống lớn.
Ngược lại, đừng gạt đi những việc “trông nhỏ” như biển hiệu hay hợp đồng lao động cho một hai người. Đây là những thứ bị hỏi đầu tiên khi có kiểm tra.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: nhập mã số thuế để xem trạng thái, cơ quan thuế quản lý, ngày bắt đầu hoạt động.
- Tài khoản thuế điện tử: xem đăng ký kỳ khai, tờ khai đã nộp, nghĩa vụ còn phải nộp.
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: xem trạng thái đăng ký sử dụng hoá đơn và danh sách hoá đơn đã lập.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: đối chiếu thông tin đăng ký (vốn, người đại diện, địa chỉ, ngành nghề) với thực tế.
- Cổng dịch vụ công của ngành bảo hiểm xã hội: xem danh sách lao động đang tham gia.
Khi còn phân vân về kỳ khai hay diện ưu đãi, hỏi thẳng Thuế cơ sở quản lý doanh nghiệp: câu hỏi của năm đầu thường được trả lời nhanh và tránh được nhiều năm làm sai.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có doanh thu thì có cần làm những việc này ngay không?
Có. Nghĩa vụ kê khai, bảo hiểm, góp vốn chạy theo ngày thành lập và ngày có người lao động, không chờ doanh thu. Chưa có doanh thu vẫn phải nộp tờ khai với số liệu bằng không.
Doanh nghiệp một người, giám đốc tự làm hết thì có cần người phụ trách kế toán không?
Vẫn cần có người đứng chức danh phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán. Luật Kế toán có quy định về những người không được làm kế toán trong doanh nghiệp, nên kiểm tra trường hợp chủ doanh nghiệp tự kiêm trước khi quyết định.
Được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp thì có phải quyết toán không?
Có. Miễn thuế không miễn nghĩa vụ khai và quyết toán. Hồ sơ quyết toán là nơi thể hiện số thuế được miễn và là căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra điều kiện ưu đãi.
Thuê văn phòng ảo để đặt trụ sở có được không?
Rủi ro nằm ở chỗ doanh nghiệp phải thật sự hoạt động và nhận được liên lạc tại địa chỉ đăng ký. Nếu cơ quan thuế xác minh không thấy doanh nghiệp, mã số thuế có thể bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ, kéo theo ngừng hoá đơn.
Người thân làm giúp không lương có cần hợp đồng không?
Nếu có trả lương và chịu sự quản lý, điều hành thì đó là quan hệ lao động, cần hợp đồng và bảo hiểm theo quy định. Nếu thật sự làm không lương thì nên có văn bản ghi nhận để tránh bị hiểu là trả lương ngoài sổ.
Năm đầu nên thuê dịch vụ kế toán trọn gói hay tự làm?
Tuỳ khối lượng giao dịch và thời gian của chủ doanh nghiệp. Dù chọn cách nào, tài khoản thuế, chữ ký số và hồ sơ gốc nên đứng tên và nằm trong tay doanh nghiệp, còn bên làm dịch vụ chỉ được cấp quyền sử dụng.
