Công ty mới muốn bán qua website của mình và qua sàn thương mại điện tử ngay tháng đầu cần xong bốn nhóm việc trước ngày mở bán: thủ tục cho website (thông báo website bán hàng với cơ quan quản lý thương mại điện tử), bộ chính sách hiển thị cho khách (giao hàng, đổi trả, quyền riêng tư), cách lập hoá đơn cho đơn lẻ, và cách đối soát tiền từ sàn, cổng thanh toán về tài khoản công ty. Thiếu nhóm nào thì vài tháng sau đều phải làm lại, lúc đó đã có hàng trăm đơn.
Khác với hộ kinh doanh, công ty bán trên sàn tự khai và nộp thuế trên toàn bộ doanh thu; cơ chế sàn khấu trừ, nộp thay áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh chứ không thay công ty làm việc này. Vì vậy dữ liệu đơn hàng của sàn phải trở thành số liệu kế toán của công ty ngay từ tháng đầu.
Website bán hàng: thông báo trước khi nhận đơn
Website có chức năng đặt hàng — giỏ hàng, nút đặt mua, thanh toán trực tuyến — thuộc diện website thương mại điện tử bán hàng. Theo quy định về thương mại điện tử, chủ website phải thông báo với Bộ Công Thương qua cổng quản lý hoạt động thương mại điện tử trước khi hoạt động; website chỉ giới thiệu sản phẩm, không có chức năng đặt hàng thì khác. Thủ tục và điều kiện cụ thể tra ở văn bản hiện hành về thương mại điện tử.
Trước khi gửi thông báo, website cần có sẵn những thông tin mà hồ sơ sẽ hỏi:
- Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, thư điện tử — đúng như trên giấy chứng nhận.
- Thông tin sản phẩm, giá, chi phí giao hàng rõ ràng.
- Các chính sách: giao nhận, đổi trả, bảo hành (nếu có), thanh toán, bảo vệ thông tin cá nhân.
- Quy trình đặt hàng từ lúc chọn hàng tới lúc xác nhận.
Nếu dùng nền tảng dựng website có sẵn, thông tin công ty ở chân trang thường bị để mặc định; kiểm tra lại từng dòng.
Bộ chính sách cho khách: viết ngắn nhưng đúng việc mình làm
Chính sách không phải để trang trí. Khi có tranh chấp đổi trả hay khiếu nại về dữ liệu, đó là văn bản đầu tiên được mở ra. Viết theo đúng cách công ty vận hành:
| Chính sách | Phải trả lời được |
|---|---|
| Giao hàng | Giao ở đâu, mất bao lâu, ai chịu phí, hàng hỏng khi giao xử lý ra sao |
| Đổi trả, hoàn tiền | Trong bao nhiêu ngày, điều kiện gì, hoàn tiền bằng cách nào và mất bao lâu |
| Thanh toán | Những hình thức nào, tiền vào tài khoản đứng tên ai |
| Quyền riêng tư | Thu dữ liệu gì, để làm gì, lưu bao lâu, chia sẻ cho ai (đơn vị giao hàng, cổng thanh toán), khách liên hệ ở đâu để xem, sửa, xoá |
Phần quyền riêng tư và cách xin đồng ý trên website có bài riêng: chính sách quyền riêng tư và xin đồng ý của khách hàng. Với công ty mới, điều quan trọng nhất là chỉ thu những gì cần để giao hàng và không đánh dấu sẵn ô đồng ý nhận quảng cáo.
Gian hàng trên sàn: đăng ký dưới tên công ty, không dưới tên cá nhân
Chỗ sai phổ biến nhất: người sáng lập đã có gian hàng cá nhân từ trước, nay lập công ty nhưng vẫn bán qua gian hàng cũ cho “đỡ mất đánh giá”. Hệ quả là doanh thu nằm dưới tên cá nhân, sàn khấu trừ thuế theo diện cá nhân, còn công ty thì không có doanh thu tương ứng trong khi lại có chi phí nhập hàng — hai bộ số liệu không bao giờ khớp.
Việc cần làm:
- Mở hoặc chuyển gian hàng sang tài khoản người bán là doanh nghiệp, khai mã số thuế công ty.
- Tài khoản nhận tiền từ sàn là tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.
- Tắt hoặc dừng bán qua gian hàng cá nhân với cùng mặt hàng; nếu còn giữ thì tách rõ, không bán hàng của công ty ở đó.
- Lưu hợp đồng, điều khoản với sàn và bảng phí; phí sàn là chi phí của công ty và cần có hoá đơn từ phía sàn.
Hoá đơn cho đơn lẻ của người tiêu dùng
Bán trực tuyến cho người tiêu dùng nghĩa là số lượng đơn nhiều, giá trị mỗi đơn nhỏ, và phần lớn khách không đòi hoá đơn. Nhưng nghĩa vụ lập hoá đơn khi bán hàng không phụ thuộc việc khách có đòi hay không. Cách lập cho đơn lẻ (từng đơn hay được tổng hợp theo điều kiện nào) phải theo quy định hoá đơn đang hiệu lực — từ 1/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Ba quyết định cần làm trước ngày mở bán:
- Kết nối: phần mềm hoá đơn có nhận được dữ liệu đơn hàng từ website, từ sàn không, hay phải nhập tay. Nhập tay vài chục đơn mỗi ngày là nguồn sai sót lớn nhất.
- Thời điểm: lập khi đơn giao thành công, không phải khi khách bấm đặt; đơn bị huỷ, hoàn trả sau khi đã lập hoá đơn thì xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót, điều chỉnh.
- Thông tin người mua: khách cá nhân không cần mã số thuế; khách là doanh nghiệp muốn lấy hoá đơn thì có ô cho khách nhập tên, mã số thuế ngay lúc đặt hàng, tránh xin lại sau.
Đối soát tiền: sàn trả gộp, trừ phí, trả trễ
Tiền từ sàn và cổng thanh toán về tài khoản công ty không theo từng đơn: sàn trả theo đợt, đã trừ phí, đã trừ tiền hoàn, và có độ trễ. Nếu kế toán ghi doanh thu theo tiền về tài khoản, số sẽ lệch với hoá đơn ngay tháng đầu.
- Doanh thu ghi theo đơn đã giao và hoá đơn đã lập, không theo tiền về.
- Mỗi tháng tải báo cáo đối soát của sàn: tổng giá trị đơn, phí sàn, phí thanh toán, tiền hoàn, số tiền đã chuyển.
- Khớp ba con số: tổng hoá đơn đã lập ≈ tổng giá trị đơn thành công; số tiền sàn chuyển = tổng đơn − phí − hoàn; số tiền đó = dòng tiền vào trên sao kê.
- Phí sàn và phí thanh toán ghi nhận là chi phí, cần hoá đơn tương ứng.
Đối soát nhiều kênh chi tiết hơn có ở chuyên mục doanh thu đa kênh trên Thuế 360.
Ba lỗi hay gặp trong tháng đầu bán trực tuyến
- Chạy khuyến mãi, mã giảm giá mà không ghi nhận đúng trên hoá đơn. Khách trả 80.000 đồng sau mã giảm giá của công ty nhưng hoá đơn ghi giá niêm yết 100.000 đồng là lệch doanh thu. Mã giảm giá do sàn tài trợ và do công ty tài trợ cũng xử lý khác nhau; hỏi rõ trong báo cáo đối soát khoản nào sàn trả thay.
- Để nhân viên trực trang nhận chuyển khoản vào tài khoản cá nhân khi khách nhắn tin đặt hàng ngoài sàn. Mọi kênh nhận tiền phải về tài khoản công ty; in sẵn mã thanh toán của tài khoản công ty để nhân viên gửi khách.
- Hàng mẫu, hàng tặng người có ảnh hưởng không có chứng từ. Hàng xuất kho đi tặng, gửi đánh giá vẫn cần phiếu xuất và xem nghĩa vụ hoá đơn theo quy định hiện hành; không có giấy tờ thì cuối năm kho lệch mà không giải thích được.
Bảng kiểm trước ngày mở bán và nơi tự tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Website có chức năng đặt hàng đã được thông báo với Bộ Công Thương chưa? | Hoàn thiện thông tin, gửi thông báo trước khi nhận đơn |
| Chân trang có đúng tên, mã số, địa chỉ công ty chưa? | Sửa theo giấy chứng nhận |
| Có đủ bốn chính sách: giao hàng, đổi trả, thanh toán, quyền riêng tư chưa? | Viết theo cách vận hành thật |
| Gian hàng trên sàn đứng tên công ty, nhận tiền vào tài khoản công ty chưa? | Chuyển trước khi bán |
| Đã quyết định cách lập hoá đơn cho đơn lẻ, có kết nối dữ liệu chưa? | Làm với nhà cung cấp hoá đơn |
| Ai tải báo cáo đối soát sàn mỗi tháng? | Giao người cụ thể |
Nơi tự tra: cổng quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương (trạng thái thông báo website), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đã lập theo ngày), tài khoản thuế điện tử (tờ khai, nghĩa vụ). Không lấy doanh thu hiển thị trên trang quản lý gian hàng làm số khai thuế trước khi đã đối soát.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ bán qua sàn, không có website riêng thì có phải thông báo website không?
Nghĩa vụ thông báo website bán hàng gắn với website do chính công ty sở hữu. Bán qua sàn thì công ty là người bán trên nền tảng của sàn và tuân theo quy định dành cho người bán trên sàn; kiểm tra điều kiện cụ thể trong văn bản thương mại điện tử hiện hành.
Sàn đã khấu trừ thuế thì công ty còn phải khai không?
Cơ chế sàn khấu trừ, nộp thay áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh. Công ty bán trên sàn tự lập hoá đơn, tự khai thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp trên toàn bộ doanh thu. Nếu thấy sàn khấu trừ thuế trên gian hàng của công ty, kiểm tra lại thông tin người bán đã khai với sàn.
Khách trả hàng sau khi đã lập hoá đơn xử lý thế nào?
Xử lý theo quy định về hoá đơn điều chỉnh hoặc các trường hợp trả lại hàng trong văn bản hoá đơn hiện hành, và ghi nhận giảm doanh thu tương ứng. Không xoá hay huỷ hoá đơn đã gửi cơ quan thuế theo cách tự chế.
Dùng tiếp gian hàng cá nhân có nhiều đánh giá tốt được không?
Có thể tìm cách chuyển gian hàng sang tài khoản doanh nghiệp theo chính sách của sàn. Không nên để công ty bán hàng qua gian hàng đứng tên cá nhân, vì doanh thu sẽ nằm sai chủ thể và hai bộ số liệu không thể khớp.
Tiền thu hộ khi giao hàng về chậm thì doanh thu ghi tháng nào?
Doanh thu ghi theo thời điểm giao hàng và lập hoá đơn, không theo ngày tiền thu hộ chuyển về. Khoản tiền đơn vị giao hàng còn giữ ghi nhận là khoản phải thu, đối chiếu khi tiền về.
Có cần thu số điện thoại, địa chỉ của khách nếu khách nhận tại cửa hàng không?
Chỉ thu những gì cần cho giao dịch. Nhận tại cửa hàng thì địa chỉ nhà không cần thiết; thu thừa dữ liệu làm tăng nghĩa vụ bảo vệ mà không đem lại gì.
