Một quy trình tiếp nhận hoá đơn đầu vào gọn gồm bốn điểm: một địa chỉ nhận chung mà mọi nhà cung cấp được yêu cầu gửi tới; lưu tệp gốc của hoá đơn điện tử, không chỉ bản xem; một người kiểm các thông tin bắt buộc và đối chiếu với hàng đã nhận trước khi ghi sổ; và một cách phản hồi khi hoá đơn sai hoặc lạ.
Nghe đơn giản, nhưng ở nhiều doanh nghiệp hoá đơn đi về email cá nhân của người đặt hàng, được chuyển tiếp dưới dạng ảnh chụp, và chỉ tới cuối tháng kế toán mới biết mình thiếu hoá đơn nào. Bài này tập trung vào khâu nhận và kiểm từng hoá đơn; việc đối chiếu tổng hợp với dữ liệu trên cổng hoá đơn là bước tiếp theo.
Một địa chỉ nhận cho mọi nhà cung cấp
Tạo một hộp thư chức năng chỉ để nhận hoá đơn, do công ty quản trị, có ít nhất hai người đọc được. Sau đó:
- Ghi địa chỉ này vào đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu thông tin khách hàng gửi cho nhà cung cấp.
- Gửi thông báo cho nhà cung cấp hiện có: từ ngày nào, hoá đơn gửi về địa chỉ nào.
- Nhân viên đặt hàng nhận được hoá đơn trong hộp thư cá nhân thì chuyển tiếp nguyên thư kèm tệp về hộp chung, đồng thời nhắc nhà cung cấp đổi địa chỉ.
- Với hoá đơn nhận qua cổng của nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn hoặc tin nhắn, người nhận tải tệp gốc về hộp chung.
Một hộp thư chung cũng giúp chống lừa đảo: thư giả mạo nhà cung cấp đề nghị đổi số tài khoản nhận tiền dễ bị phát hiện hơn khi mọi thư về hoá đơn đi qua một chỗ có người quen việc theo dõi.
Lưu tệp gốc, không chỉ bản xem
Hoá đơn điện tử có tệp dữ liệu gốc (thường là tệp có định dạng dữ liệu có cấu trúc, mang chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế nếu là hoá đơn có mã) và bản thể hiện để đọc (thường là tệp PDF hoặc trang xem trên web). Giá trị pháp lý nằm ở dữ liệu gốc.
| Lưu | Vì sao |
|---|---|
| Tệp gốc | Là hoá đơn điện tử theo đúng nghĩa; kiểm được chữ ký, mã, nội dung |
| Bản thể hiện | Để người đọc nhanh, in khi cần |
| Thư gửi kèm | Chứng minh ngày nhận, người gửi |
Đặt tên tệp theo một quy tắc cố định, ví dụ: năm-tháng, mã số thuế người bán, số hoá đơn. Lưu theo tháng trong thư mục kế toán của công ty. Ảnh chụp màn hình hoá đơn hay bản in có đóng dấu “đã nhận” không thay được tệp gốc. Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên thư mục này cần nằm trong kế hoạch sao lưu.
Hoá đơn dịch vụ định kỳ: không có hàng để đối chiếu
Tiền điện, nước, viễn thông, thuê văn phòng, phí phần mềm thuê bao — những hoá đơn này đến đều đặn mỗi tháng và không có phiếu nhập kho để đối chiếu. Chúng hay bị ghi sổ “cho qua” mà không ai kiểm.
- Lập danh sách dịch vụ định kỳ: nhà cung cấp, số hợp đồng, số tiền thường gặp, người sử dụng dịch vụ.
- Người sử dụng dịch vụ xác nhận mỗi tháng rằng dịch vụ đã được dùng — một câu trả lời trong thư là đủ.
- Số tiền lệch nhiều so với thường lệ thì hỏi lại trước khi thanh toán.
Một trường hợp riêng: văn phòng thuê mà hoá đơn điện, nước đứng tên chủ nhà. Khi đó cần hợp đồng thuê ghi rõ bên thuê trả tiền điện, nước theo thực tế sử dụng và chứng từ thanh toán tương ứng; điều kiện để khoản này được tính vào chi phí được trừ tra ở quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Năm điểm kiểm trước khi ghi sổ
- Thông tin người mua: tên, mã số thuế, địa chỉ đúng của công ty. Sai mã số thuế là lỗi nặng nhất, cần xử lý ngay.
- Người bán có thật và đang hoạt động bình thường: tra mã số thuế người bán trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, đặc biệt với nhà cung cấp mới hoặc hoá đơn giá trị lớn.
- Hoá đơn tồn tại trên hệ thống: tra trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế theo số, ký hiệu, mã số thuế người bán; với hoá đơn có mã thì kiểm mã của cơ quan thuế.
- Nội dung khớp giao dịch thật: tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất khớp với đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hoặc phiếu nhập kho.
- Điều kiện thanh toán: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã hoặc sẽ được thanh toán không dùng tiền mặt; nếu chưa trả, đánh dấu để bộ phận thanh toán biết.
Người kiểm nên là kế toán, không phải người đặt hàng — người đặt hàng xác nhận “đã nhận đúng hàng”, kế toán xác nhận “hoá đơn đúng”. Hai xác nhận này tách nhau là một lớp kiểm soát rẻ mà hiệu quả.
Hoá đơn sai, hoá đơn lạ: phản hồi trong vài ngày
Hoá đơn sai thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá, thuế suất): gửi thư cho người bán nêu rõ sai ở đâu, đề nghị xử lý theo quy định về hoá đơn có sai sót. Không tự sửa, không ghi sổ theo số “đúng” khi hoá đơn vẫn sai. Chi tiết cách phân biệt điều chỉnh và thay thế xem bài về hoá đơn sai tên, sai mã số thuế người mua.
Hoá đơn lạ — công ty không hề mua hàng của người bán này — cũng xảy ra: người bán nhập nhầm mã số thuế, hoặc có người dùng thông tin của công ty để hợp thức hoá hoá đơn. Cách xử lý:
- Không ghi sổ, không kê khai.
- Gửi thư cho người bán thông báo công ty không phát sinh giao dịch, đề nghị xử lý hoá đơn.
- Lưu thư và phản hồi. Nếu người bán không phản hồi và hoá đơn lạ lặp lại, báo cơ quan thuế quản lý.
Để lâu, hoá đơn lạ vẫn nằm trong danh sách hoá đơn đầu vào của công ty trên hệ thống, và có thể bị hỏi tới khi đối chiếu.
Nhịp làm việc và phân vai
| Nhịp | Việc | Người làm |
|---|---|---|
| Hằng ngày | Lưu tệp gốc từ hộp thư chung, đặt tên, xếp thư mục | Kế toán tiếp nhận |
| Trong vài ngày sau khi nhận | Kiểm năm điểm, gửi phản hồi hoá đơn sai hoặc lạ | Kế toán tiếp nhận |
| Khi nhận hàng | Xác nhận đã nhận đúng hàng, đúng số lượng | Người đặt hàng hoặc thủ kho |
| Cuối tháng | Đối chiếu danh sách đã nhận với danh sách trên cổng hoá đơn | Kế toán thuế |
Nhịp hằng ngày quan trọng hơn nhịp cuối tháng. Hoá đơn sai phát hiện sau một tuần thì người bán sửa dễ; phát hiện sau ba tháng thì người bán có khi đã đổi kế toán, và việc sửa kéo sang cả tờ khai của hai bên.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Công ty có một địa chỉ nhận hoá đơn chung, ghi trong đơn đặt hàng và hợp đồng không? | Tạo hộp thư chức năng, thông báo nhà cung cấp |
| Tệp gốc của mọi hoá đơn tháng trước có trong thư mục kế toán không? | Tải lại từ cổng hoá đơn hoặc xin người bán |
| Ai kiểm hoá đơn trước khi ghi sổ, có tách với người đặt hàng không? | Phân vai rõ |
| Nhà cung cấp mới có được tra trạng thái mã số thuế trước giao dịch đầu tiên không? | Thêm bước tra vào quy trình |
| Có hoá đơn sai hoặc lạ nào đang treo chưa phản hồi không? | Gửi thư cho người bán ngay |
| Thư mục hoá đơn có nằm trong kế hoạch sao lưu không? | Bổ sung vào lịch sao lưu |
Ba chỗ tra: cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế để kiểm hoá đơn có tồn tại và xem danh sách hoá đơn đầu vào theo kỳ; trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xem trạng thái mã số thuế người bán; và cơ quan thuế quản lý khi gặp hoá đơn lạ lặp lại hoặc người bán không phản hồi.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ có bản PDF hoá đơn thì có đủ để ghi sổ không?
Bản PDF là bản thể hiện, không phải hoá đơn điện tử gốc. Nên xin người bán tệp gốc hoặc tải từ cổng hoá đơn điện tử để lưu cùng; khi kiểm tra, dữ liệu gốc mới là căn cứ.
Nhà cung cấp gửi hoá đơn về email cá nhân của giám đốc thì sao?
Chuyển tiếp nguyên thư kèm tệp về hộp thư nhận hoá đơn chung, rồi đề nghị nhà cung cấp cập nhật địa chỉ. Tránh để hoá đơn chỉ nằm trong hộp thư cá nhân.
Nhận hoá đơn trễ so với ngày giao hàng thì ghi sổ theo ngày nào?
Ghi nhận theo quy định kế toán và thuế về thời điểm, căn cứ ngày lập hoá đơn và thời điểm nhận hàng thực tế. Nếu thời điểm lập hoá đơn của người bán sai quy định, đề nghị họ xử lý; hỏi kế toán về cách kê khai kỳ nào cho đúng.
Hoá đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?
Có loại hoá đơn điện tử không có mã được dùng hợp lệ khi người bán thuộc diện và đã đăng ký. Kiểm tra hoá đơn đó có được chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế và tra được trên cổng hoá đơn điện tử không.
Phát hiện hoá đơn lạ đã lỡ kê khai kỳ trước thì làm gì?
Khai bổ sung điều chỉnh bỏ hoá đơn đó khỏi kỳ đã kê khai, đồng thời gửi thư cho người bán. Giữ toàn bộ thư từ trao đổi làm căn cứ giải trình.
Có cần in hoá đơn điện tử ra giấy để lưu không?
Không bắt buộc. Lưu tệp gốc và bản thể hiện trên hệ thống của công ty, có sao lưu, là đủ; in chỉ khi cần cho mục đích nội bộ hoặc theo yêu cầu cụ thể.
