Khi ký với người lao động đầu tiên, doanh nghiệp cần tối thiểu: thoả thuận thử việc hoặc hợp đồng lao động bằng văn bản, một thang bảng lương làm căn cứ trả lương và đóng bảo hiểm, và kế hoạch đăng ký bảo hiểm bắt buộc, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ngay từ tháng đầu. Nội quy lao động bằng văn bản thì bắt buộc khi số lao động đạt mức luật định, nhưng nên soạn sớm hơn.
Không có giấy tờ nào trong số này phức tạp. Cái khó là chúng thường bị làm “sau”, và tới lúc có tranh chấp đầu tiên — một người nghỉ ngang, một người bị kỷ luật, một lần cơ quan bảo hiểm kiểm tra — doanh nghiệp mới thấy mình không có căn cứ gì. Bài này xếp theo thứ tự thời gian để làm một lần cho gọn.
Trước ngày đi làm: bốn thứ nên có trên bàn
- Mô tả công việc. Một trang: làm gì, báo cáo ai, đo kết quả thế nào. Đây là căn cứ để đánh giá thử việc và để xác định thời gian thử việc phù hợp.
- Thang bảng lương. Dù chỉ có một vị trí, vẫn nên có bảng ghi các bậc lương. Mức thấp nhất phải không thấp hơn lương tối thiểu vùng hiện hành của địa bàn đặt doanh nghiệp.
- Mẫu hợp đồng: thoả thuận thử việc (hoặc hợp đồng lao động có điều khoản thử việc) và hợp đồng lao động chính thức, có sẵn điều khoản bảo mật và quyền sở hữu sản phẩm công việc.
- Danh sách giấy tờ người lao động nộp: giấy tờ tuỳ thân, thông tin tài khoản nhận lương, thông tin người phụ thuộc nếu muốn đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Có bốn thứ này, buổi đầu tiên của nhân viên mới chỉ mất nửa giờ cho giấy tờ, và mọi thứ về sau đều có chỗ dựa.
Thử việc: những giới hạn hay bị vượt
Bộ luật Lao động đặt giới hạn cho thử việc ở ba điểm. Con số cụ thể nằm trong điều về thử việc; bài này chỉ nêu nguyên tắc để tự kiểm:
- Thời gian thử việc có trần, khác nhau theo tính chất và trình độ của công việc. Vị trí quản lý doanh nghiệp được thử lâu nhất; công việc đơn giản thì trần rất ngắn.
- Chỉ thử việc một lần cho một công việc. Hết thử việc mà chưa ưng thì hoặc ký chính thức, hoặc chấm dứt — không “thử thêm một tháng”.
- Lương thử việc có mức tối thiểu tính theo tỉ lệ lương của công việc đó.
Những sai hay gặp ở doanh nghiệp mới: thử việc hai tháng cho vị trí mà trần ngắn hơn; hết thử việc không có văn bản báo kết quả, người lao động cứ thế làm tiếp; trả lương thử việc thấp hơn mức tối thiểu vì “chưa chính thức”. Hậu quả hành chính không lớn, nhưng doanh nghiệp bị buộc trả đủ phần thiếu, và quan trọng hơn là mất lợi thế khi có tranh chấp về việc chấm dứt.
Kết thúc thử việc nên có một văn bản ngắn báo kết quả. Đạt thì ký hợp đồng lao động ngay; không đạt thì ghi rõ lý do dựa trên mô tả công việc đã giao từ đầu.
Hợp đồng lao động: ký đúng loại từ đầu
Người làm việc có trả lương và chịu sự quản lý, điều hành là quan hệ lao động, dù hợp đồng đặt tên là gì. Gọi là “hợp đồng dịch vụ” hay “hợp đồng cộng tác” mà thực chất là làm công ăn lương thì khi tranh chấp hoặc kiểm tra, cơ quan chức năng vẫn xét như hợp đồng lao động.
Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký một số lần nhất định rồi phải chuyển sang không xác định thời hạn, và không được dùng phụ lục để kéo dài mãi. Doanh nghiệp mới nên ghi ngày hết hạn của từng hợp đồng vào lịch nhân sự ngay khi ký.
Về thuế: người ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên thì doanh nghiệp khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo biểu luỹ tiến, sau khi trừ giảm trừ gia cảnh (từ kỳ tính thuế 2026: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc). Người không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới ba tháng thì khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên bị khấu trừ 10%, trừ khi họ đủ điều kiện làm cam kết thu nhập thấp theo mẫu tại thông tư hiện hành.
Thang bảng lương: không nộp nhưng phải có
Thang bảng lương hiện không còn phải nộp cho cơ quan nhà nước. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải tự xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có, và công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
Với doanh nghiệp mới, thang bảng lương có ba công dụng thực tế:
- Là căn cứ cho mức lương ghi trong hợp đồng và mức lương đóng bảo hiểm. Khi cơ quan bảo hiểm kiểm tra, câu hỏi đầu tiên thường là mức đóng dựa vào đâu.
- Giúp tăng lương có nguyên tắc: lên bậc theo thời gian, theo đánh giá, thay vì thoả thuận riêng từng người.
- Giúp tách lương khỏi các khoản khác: phụ cấp, thưởng, phúc lợi. Cấu trúc này quyết định khoản nào tính đóng bảo hiểm, khoản nào không.
Mỗi lần lương tối thiểu vùng được điều chỉnh, rà lại bậc thấp nhất của thang lương. Đây là lỗi hay gặp nhất: thang lương làm từ năm thành lập, lương tối thiểu vùng tăng hai lần mà bậc 1 vẫn nằm im.
Nội quy lao động: bắt buộc khi đủ người, nên có sớm hơn
Khi số lao động đạt mức luật định, doanh nghiệp phải ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý lao động. Dưới mức đó, luật cho phép thoả thuận các nội dung kỷ luật ngay trong hợp đồng lao động.
Vì sao nên soạn sớm: kỷ luật lao động chỉ hợp pháp khi dựa trên hành vi đã được quy định trước trong nội quy hoặc hợp đồng. Không có căn cứ đó, việc sa thải hay kỷ luật một người vi phạm rõ ràng vẫn có thể bị coi là trái luật, doanh nghiệp phải nhận lại và bồi thường.
Nội quy cho công ty nhỏ không cần dài. Những nội dung chính: thời giờ làm việc và nghỉ ngơi; trật tự nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và dữ liệu; các hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng. Khi số lao động sắp chạm mức bắt buộc, chỉ cần hoàn thiện và đi đăng ký.
Tháng đầu tiên sau khi có người: bảo hiểm và bảng lương
- Đăng ký tham gia bảo hiểm bắt buộc cho người thuộc diện, trong thời hạn quy định kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực. Doanh nghiệp chưa từng có lao động thì phải làm thủ tục đăng ký đơn vị lần đầu.
- Kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương đóng bảo hiểm, nộp dù doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở.
- Bảng lương hằng tháng có chữ ký hoặc xác nhận điện tử của người nhận, trả qua tài khoản ngân hàng để có chứng từ.
- Khám sức khoẻ và huấn luyện an toàn cho người mới — áp dụng cả với văn phòng, không chỉ nhà xưởng.
Lương trả đúng, có hợp đồng, có chứng từ chi và đã khấu trừ thuế theo quy định là điều kiện để khoản lương được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Xem thêm bài về hợp đồng lao động và chi phí được trừ.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Mỗi người đang làm việc đều có thoả thuận thử việc hoặc hợp đồng bằng văn bản? | Ký bổ sung ngay, ghi đúng ngày bắt đầu thật |
| Thời gian thử việc từng vị trí có nằm trong trần của luật không? | Đối chiếu điều về thử việc, sửa mẫu hợp đồng |
| Lương thử việc có đạt mức tối thiểu theo tỉ lệ luật định không? | Điều chỉnh, trả bù phần thiếu |
| Có thang bảng lương đã công khai, bậc thấp nhất trên lương tối thiểu vùng không? | Xây dựng hoặc cập nhật, niêm yết |
| Đã đăng ký bảo hiểm bắt buộc cho người thuộc diện đúng hạn chưa? | Làm thủ tục ngay, tính phần truy đóng |
| Số lao động đã tới mức phải có nội quy đăng ký chưa? | Soạn nội quy, nộp đăng ký |
Lương tối thiểu vùng và các điều về thử việc, nội quy tra ở Bộ luật Lao động và nghị định về lương tối thiểu đang hiệu lực. Tình trạng đóng bảo hiểm tra trên tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. Việc khấu trừ, khai thuế thu nhập cá nhân theo dõi trên tài khoản thuế điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Có được ký hợp đồng thử việc riêng rồi mới ký hợp đồng lao động không?
Được. Luật cho phép thoả thuận thử việc bằng một văn bản riêng hoặc ghi ngay trong hợp đồng lao động. Cách nào cũng cần ghi rõ thời gian, công việc và lương thử việc.
Người thử việc có phải đóng bảo hiểm không?
Nếu thử việc theo thoả thuận riêng, chưa ký hợp đồng lao động, thì thường chưa thuộc diện đóng bảo hiểm bắt buộc. Nếu thử việc được ghi trong hợp đồng lao động thì cần xem kỹ quy định hiện hành về thời điểm tham gia. Hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý khi chưa chắc.
Công ty chỉ có một nhân viên có cần thang bảng lương không?
Nên có. Thang bảng lương là căn cứ để xác định mức lương đóng bảo hiểm và để tăng lương có nguyên tắc; không có thì khi kiểm tra rất khó giải thích mức đóng.
Tiền lương thử việc có bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không?
Nếu chưa ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên, khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên thường bị khấu trừ 10%, trừ khi người đó đủ điều kiện làm cam kết thu nhập thấp. Khi đã ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên thì áp dụng biểu luỹ tiến sau giảm trừ gia cảnh.
Nhân viên nghỉ ngang trong thời gian thử việc thì sao?
Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ bỏ thoả thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho số ngày đã làm.
Nội quy lao động có cần đăng ký nếu công ty chỉ có năm người?
Nghĩa vụ đăng ký nội quy phụ thuộc số lao động theo mức luật định. Dưới mức đó, có thể thoả thuận nội dung kỷ luật trong hợp đồng; tra điều về nội quy trong Bộ luật Lao động để biết mức áp dụng.
