Có. Luật An toàn, vệ sinh lao động áp dụng cho mọi người sử dụng lao động, không riêng nhà máy hay công trường. Một công ty văn phòng mười người vẫn phải tổ chức khám sức khoẻ định kỳ, huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo nhóm đối tượng, phân công người phụ trách và báo cáo định kỳ, và bảo đảm phòng cháy chữa cháy tại nơi làm việc — kể cả khi văn phòng là chỗ thuê trong toà nhà.
Tin tốt là với văn phòng, cả ba việc đều nhẹ và làm được trong nội bộ. Cái hay thiếu là hồ sơ chứng minh đã làm. Khi có tai nạn, bệnh nghề nghiệp hay kiểm tra, chính hồ sơ đó quyết định trách nhiệm của doanh nghiệp.
Khám sức khoẻ định kỳ: mọi người lao động, ít nhất mỗi năm một lần
Người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khoẻ cho người lao động ít nhất mỗi năm một lần; với nghề, công việc nặng nhọc, độc hại hoặc một số nhóm đặc thù thì dày hơn theo luật. Công ty văn phòng hay bỏ qua vì nghĩ “nhân viên trẻ, ngồi máy tính thì khám làm gì”.
Những điểm cần làm đúng:
- Khám ở cơ sở khám bệnh đủ điều kiện khám sức khoẻ theo quy định.
- Chi phí do doanh nghiệp trả, thời gian khám được tính là thời gian làm việc.
- Lưu hồ sơ: danh sách người khám, kết quả tổng hợp, hợp đồng và hoá đơn với cơ sở khám.
- Người mới vào giữa năm: có giấy khám sức khoẻ khi tuyển dụng, sau đó đưa vào đợt khám chung năm kế tiếp.
Kết quả khám sức khoẻ là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Chỉ người phụ trách nhân sự được giao mới được xem chi tiết; bản tổng hợp gửi lãnh đạo nên ở dạng không nêu tên bệnh của từng người.
Về thuế: chi phí khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động, có hợp đồng và hoá đơn ghi tên doanh nghiệp, là khoản chi liên quan hoạt động kinh doanh; điều kiện chi phí được trừ theo quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động: tự tổ chức được, nhưng phải có hồ sơ
Người lao động được chia thành các nhóm huấn luyện theo vị trí công việc. Nhân viên văn phòng, công nghệ thông tin thường thuộc nhóm mà doanh nghiệp tự tổ chức huấn luyện được, không bắt buộc thuê đơn vị bên ngoài. Người quản lý, người phụ trách an toàn và người làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt thì theo nhóm riêng, có thể phải học tại tổ chức huấn luyện đủ điều kiện.
Một buổi huấn luyện nội bộ cho văn phòng thường gồm:
- Quy định cơ bản về an toàn, vệ sinh lao động; quyền và nghĩa vụ của người lao động.
- Rủi ro thường gặp ở văn phòng: điện, ổ cắm quá tải, tư thế làm việc, trơn trượt, đi lại cầu thang.
- Xử lý khi có tai nạn, sơ cứu cơ bản, số điện thoại khẩn cấp.
- Phòng cháy và thoát nạn (có thể gộp với nội dung phòng cháy bên dưới).
Hồ sơ cần giữ: kế hoạch huấn luyện, tài liệu, danh sách người tham dự có chữ ký, bài kiểm tra hoặc xác nhận đạt, và sổ theo dõi huấn luyện. Nhân viên mới phải được huấn luyện trước khi bắt đầu làm việc, không đợi đợt chung. Thời hạn huấn luyện định kỳ và nội dung chi tiết từng nhóm tra ở nghị định hướng dẫn Luật An toàn, vệ sinh lao động về huấn luyện.
Người phụ trách và báo cáo định kỳ
Doanh nghiệp phải phân công người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động. Ở công ty nhỏ, đây thường là người phụ trách hành chính, nhân sự, làm kiêm nhiệm — hợp lệ nếu được phân công bằng văn bản và được huấn luyện theo nhóm tương ứng.
Doanh nghiệp cũng phải nộp báo cáo định kỳ về công tác an toàn, vệ sinh lao động và báo cáo tình hình tai nạn lao động cho cơ quan quản lý lao động địa phương. Điểm hay bị quên: không có tai nạn nào vẫn phải báo cáo — báo cáo con số không. Kỳ báo cáo và mẫu biểu tra ở nghị định hướng dẫn hiện hành; nhiều địa phương đã cho nộp trực tuyến.
Nên gắn hai báo cáo này vào cùng lịch với báo cáo tình hình sử dụng lao động, để một người làm một lần.
Phòng cháy chữa cháy khi thuê văn phòng trong toà nhà
Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024 có hiệu lực từ năm 2025. Với doanh nghiệp thuê văn phòng, câu hỏi quan trọng nhất là trách nhiệm chia thế nào giữa mình và chủ toà nhà.
| Thường thuộc chủ toà nhà | Thường thuộc doanh nghiệp thuê |
|---|---|
| Hệ thống báo cháy, chữa cháy chung, lối thoát nạn chung | Thiết bị, bình chữa cháy trong phần diện tích thuê nếu hợp đồng giao |
| Phương án chữa cháy của cả toà nhà | Nội quy, tiêu lệnh trong văn phòng; phân công người phụ trách |
| Diễn tập chung của toà nhà | Cử người tham gia diễn tập; huấn luyện nhân viên của mình |
Bảng trên chỉ là cách chia thường gặp; hợp đồng thuê phải ghi rõ. Nếu hợp đồng im lặng, hỏi ban quản lý toà nhà bằng văn bản và lưu câu trả lời. Khi có cháy, thiếu hồ sơ và phân định trách nhiệm là căn cứ quy trách nhiệm cho người đứng đầu doanh nghiệp.
Những việc tối thiểu trong văn phòng: không che lối thoát, không để đồ dễ cháy cạnh ổ điện, kiểm tra hạn bình chữa cháy, phổ biến lối thoát cho nhân viên mới, và biết ai là người liên lạc của ban quản lý khi có sự cố.
Khi có tai nạn ở văn phòng hoặc trên đường đi làm
Tai nạn ở văn phòng thường nhỏ — trượt ngã cầu thang, điện giật nhẹ, va đập khi chuyển đồ — nhưng vẫn là tai nạn lao động. Tai nạn trên tuyến đường đi và về giữa nơi ở và nơi làm việc, trong thời gian và tuyến đường hợp lý, cũng có thể được xác định là tai nạn lao động theo điều kiện luật định.
Việc cần làm theo thứ tự:
- Sơ cứu, đưa đi cơ sở y tế.
- Ghi lại sự việc: thời gian, địa điểm, người chứng kiến, ảnh hiện trường nếu có.
- Khai báo, điều tra và lập biên bản theo quy định tương ứng với mức độ tai nạn.
- Thanh toán chi phí y tế và trả lương trong thời gian điều trị theo trách nhiệm của người sử dụng lao động.
- Làm hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội nếu đủ điều kiện.
Hồ sơ huấn luyện và khám sức khoẻ lúc này trở thành căn cứ quan trọng khi xác định trách nhiệm của các bên.
Lịch năm gọn cho văn phòng
| Thời điểm | Việc |
|---|---|
| Đầu năm | Lập kế hoạch an toàn, vệ sinh lao động; chọn cơ sở khám sức khoẻ; kiểm tra phân công người phụ trách |
| Quý 1 hoặc quý 2 | Khám sức khoẻ định kỳ; huấn luyện định kỳ kết hợp phòng cháy |
| Khi có người mới | Huấn luyện trước khi làm việc; phổ biến lối thoát nạn |
| Theo kỳ báo cáo | Nộp báo cáo an toàn, vệ sinh lao động và tai nạn lao động, kể cả khi không có tai nạn |
| Khi toà nhà diễn tập | Cử người tham gia, lưu xác nhận |
| Cuối năm | Rà hồ sơ: danh sách khám, sổ huấn luyện, báo cáo đã nộp |
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Lần khám sức khoẻ tập thể gần nhất là khi nào, có hồ sơ lưu không? | Lên lịch khám trong năm nay |
| Nhân viên mới có được huấn luyện an toàn trước khi làm việc không? | Bổ sung vào quy trình nhận việc |
| Có danh sách huấn luyện có chữ ký người tham dự không? | Tổ chức lại, lưu hồ sơ |
| Đã phân công người phụ trách an toàn, vệ sinh lao động bằng văn bản chưa? | Ra quyết định phân công |
| Báo cáo định kỳ kỳ gần nhất đã nộp chưa, kể cả khi không có tai nạn? | Nộp bổ sung, đưa vào lịch |
| Hợp đồng thuê văn phòng có ghi rõ trách nhiệm phòng cháy của từng bên không? | Làm phụ lục hoặc văn bản xác nhận với ban quản lý |
Văn bản gốc để tra: Luật An toàn, vệ sinh lao động và các nghị định hướng dẫn về huấn luyện, báo cáo; Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024. Kỳ báo cáo và cách nộp hỏi cơ quan quản lý lao động của tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở.
Câu hỏi thường gặp
Công ty chỉ có năm nhân viên văn phòng có phải khám sức khoẻ định kỳ không?
Có. Nghĩa vụ khám sức khoẻ định kỳ áp dụng cho mọi người lao động, không phụ thuộc số lượng hay loại công việc; văn phòng chỉ khác ở tần suất tối thiểu và nội dung khám.
Nhân viên tự đi khám rồi nộp giấy có được không?
Được nếu khám ở cơ sở đủ điều kiện và doanh nghiệp chi trả hoặc hoàn lại chi phí. Tổ chức khám tập thể thì dễ quản lý hồ sơ và đồng đều hơn.
Công ty tự huấn luyện an toàn có cần giấy phép không?
Với nhóm đối tượng mà doanh nghiệp được tự huấn luyện thì không cần giấy phép, nhưng người huấn luyện và nội dung phải đáp ứng quy định. Nhóm người quản lý, người phụ trách an toàn thì tra kỹ yêu cầu về nơi huấn luyện.
Không có tai nạn thì có phải nộp báo cáo không?
Có. Báo cáo định kỳ vẫn phải nộp, ghi nhận không có tai nạn. Đây là lỗi hay gặp nhất ở doanh nghiệp nhỏ.
Làm việc từ xa có phải huấn luyện an toàn không?
Người làm việc từ xa vẫn là người lao động của doanh nghiệp. Nên đưa họ vào đợt huấn luyện, có thể trực tuyến, và lưu xác nhận tham dự như người làm tại văn phòng.
Chủ toà nhà đã lo phòng cháy thì công ty thuê còn phải làm gì?
Vẫn phải lo phần trong diện tích thuê theo hợp đồng: nội quy, phân công người, huấn luyện nhân viên và không làm cản trở hệ thống chung. Hỏi ban quản lý bằng văn bản nếu hợp đồng chưa rõ.
