Tạm ứng và hoàn ứng cho nhân viên: giữ chứng từ để khoản chi không bị loại

Tạm ứng là khoản công ty đưa trước cho nhân viên để thực hiện một việc cụ thể — mua vật tư, đi công tác, trả phí — rồi nhân viên hoàn ứng bằng chứng từ hoặc trả lại tiền thừa. Làm đúng, tạm ứng là công cụ tiện lợi. Làm lỏng, nó trở thành khoản phải thu treo nhiều tháng, và những khoản chi đằng sau nó thiếu căn cứ khi tính thuế.

Ba điểm quyết định: chi tạm ứng qua tài khoản ngân hàng thay vì tiền mặt, hoá đơn phải ghi tên công ty là người mua, và có hạn hoàn ứng được theo dõi. Với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, cách trả tiền cho người bán cũng quyết định việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Tạm ứng đi qua bốn bước

Giả sử một kỹ thuật viên được tạm ứng 3 triệu đồng để đi lắp đặt ở tỉnh khác trong hai ngày. Trên giấy đề nghị ghi rõ: tiền xe, tiền phòng nghỉ, vật tư phụ; hạn hoàn ứng là ba ngày làm việc sau khi về. Kế toán chuyển khoản vào tài khoản của kỹ thuật viên. Khi về, kỹ thuật viên nộp hoá đơn phòng nghỉ ghi tên công ty, vé xe, hoá đơn vật tư; tổng chứng từ 2,6 triệu đồng thì nộp lại 400 nghìn đồng, hoặc công ty trừ vào lần tạm ứng sau nếu quy chế cho phép. Mọi bước đều có dấu vết, và kế toán ghi nhận đúng chi phí của chuyến đi.

Mỗi bước một người khác nhau là lý tưởng. Công ty nhỏ ít người thì tối thiểu người duyệt không phải là người nhận tạm ứng, và người kiểm chứng từ hoàn ứng không phải là người đã tiêu tiền.

Khoản từ 5 triệu đồng: nhân viên trả người bán bằng gì

Đây là chỗ hay làm hỏng việc khấu trừ thuế. Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 yêu cầu hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khi nhân viên cầm tiền tạm ứng đi mua:

• Nhân viên trả người bán bằng tiền mặt: hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nhân viên chuyển khoản từ tài khoản cá nhân: tiền đi từ tài khoản của người không phải người mua trên hoá đơn. Việc chấp nhận hay không phụ thuộc quy định hiện hành về chứng từ thanh toán, và thường bị hỏi kỹ.
• Công ty chuyển khoản thẳng cho người bán, nhân viên chỉ đi nhận hàng: sạch nhất.

Vì vậy, quy chế tạm ứng nên có một dòng đơn giản: khoản mua dự kiến từ 5 triệu đồng trở lên thì không tạm ứng; công ty thanh toán trực tiếp, hoặc nhân viên dùng thẻ công ty. Khi chưa chắc một cách trả tiền có được chấp nhận hay không, hỏi kế toán trước khi đi mua, đừng hỏi sau. Xem thêm bài về quy tắc thanh toán từ 5 triệu đồng.

Hoá đơn phải ghi tên công ty, không ghi tên người đi mua

Nhân viên đi mua thường cho người bán tên mình, hoặc không cho thông tin gì. Kết quả là hoá đơn ghi người mua là cá nhân, hoặc không có hoá đơn. Cả hai đều làm khoản chi yếu căn cứ.

Cách phòng từ gốc:

1. Phát cho người thường đi mua một tấm thẻ thông tin gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hoá đơn — lưu trên điện thoại cũng được.
2. Yêu cầu hoá đơn gửi về email nhận hoá đơn của công ty, không về email cá nhân.
3. Khi mua ở nơi bán lẻ có hoá đơn từ máy tính tiền, đưa mã số thuế để hoá đơn ghi đúng người mua.

Hoá đơn lập sai tên hoặc sai mã số thuế thì phải đề nghị người bán điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định; không tự sửa, không dùng bản in có sửa tay.

Hạn hoàn ứng và tạm ứng quá hạn

Pháp luật không đặt một con số chung cho hạn hoàn ứng; đó là việc của quy chế tài chính nội bộ. Giả sử quy chế đặt hạn là năm ngày làm việc sau khi xong việc hoặc sau chuyến công tác, thì kế toán cần:

• Theo dõi tạm ứng theo từng người, từng lần, có ngày hết hạn.
• Gửi nhắc trước và sau hạn.
• Không cho tạm ứng lần mới khi lần trước chưa hoàn — quy tắc đơn giản nhất và hiệu quả nhất.
• Báo cáo danh sách tạm ứng quá hạn cho người duyệt chi mỗi tháng.

Khoản tạm ứng treo lâu là rủi ro kép: tiền của công ty nằm ở nhân viên, và chi phí thật sự đã phát sinh thì chưa được ghi nhận đúng kỳ. Khi nhân viên nghỉ việc, tạm ứng chưa hoàn phải được xử lý trong biên bản bàn giao. Khấu trừ vào tiền lương chỉ làm được khi đúng các trường hợp và điều kiện Bộ luật Lao động cho phép; nên thoả thuận rõ bằng văn bản thay vì tự trừ.

Đừng lẫn tạm ứng nhân viên với trả trước cho người bán

Nhiều sổ sách gộp chung hai loại khoản vào một chỗ vì cùng có chữ “ứng”. Chúng khác nhau về bản chất:

Khi cần đặt cọc hay trả trước một khoản lớn, hãy chuyển thẳng cho người bán và theo dõi như công nợ, thay vì tạm ứng cho nhân viên cầm tiền đi đặt cọc. Làm vậy vừa đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, vừa tránh cảnh tiền của công ty nằm lẫn trong tài khoản cá nhân.

Tiền mặt còn lại: giữ ở mức nhỏ và tách người

Nếu công ty vẫn chi tạm ứng bằng tiền mặt, những nguyên tắc về quỹ cần áp dụng chặt hơn:

• Người giữ tiền không đồng thời là người ghi sổ. Công ty nhỏ hay để kế toán kiêm thủ quỹ, khi đó sổ quỹ và sổ kế toán do một người viết nên luôn khớp, dù tiền thật có thể đã lệch.
• Định mức tồn quỹ: chỉ giữ đủ cho vài ngày chi nhỏ.
• Kiểm kê quỹ định kỳ và đột xuất, có biên bản ký bởi người khác ngoài thủ quỹ.

Với công ty dịch vụ, văn phòng, hướng tốt nhất là đưa tạm ứng tiền mặt về gần bằng không: chuyển khoản tạm ứng vào tài khoản nhân viên, còn các khoản mua lặp lại thì dùng thẻ công ty có hạn mức.

Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra

Hoá đơn nhân viên mang về có thể kiểm trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: nhập thông tin hoá đơn để xem có tồn tại và đúng người mua không. Chứng từ chuyển khoản tạm ứng và thanh toán cho người bán xem trên ngân hàng điện tử của doanh nghiệp.