Một bản sao lưu chỉ có giá trị khi khôi phục được: mở lại được bằng phần mềm đang có, đủ dữ liệu để dựng lại sổ sách, và người khác làm được chứ không chỉ người đã tạo ra nó. Cách làm tối thiểu cho doanh nghiệp nhỏ là giữ ba bản, trên hai loại phương tiện, trong đó một bản ở nơi khác văn phòng, và thử khôi phục ít nhất mỗi năm một lần.
Dữ liệu kế toán và hoá đơn điện tử gốc là tài liệu kế toán theo luật; mất là không tái tạo được sổ sách nhiều năm, và khi bị kiểm tra thì bị coi như không có chứng từ. Phần lớn doanh nghiệp chỉ phát hiện bản sao lưu hỏng đúng lúc cần nó — khi máy chết, khi phần mềm ngừng dịch vụ, hoặc khi kế toán nghỉ mà không bàn giao.
Những gì phải sao lưu
Không phải mọi tệp trên máy kế toán đều cần sao lưu, nhưng các nhóm sau thì bắt buộc:
| Nhóm dữ liệu | Tải lại được từ nguồn khác không | Mức ưu tiên |
|---|---|---|
| Cơ sở dữ liệu phần mềm kế toán (sổ, bút toán, danh mục) | Không | Cao nhất |
| Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ nội bộ đã scan | Chỉ một phần, phải xin lại đối tác | Cao |
| Bảng lương, bảng chấm công, quy chế | Không | Cao |
| Hoá đơn điện tử gốc đầu ra, đầu vào | Phần lớn tải lại được từ cổng hoá đơn điện tử | Cao |
| Tờ khai, thông báo của cơ quan thuế | Tải lại được từ tài khoản thuế điện tử | Trung bình |
| Sao kê ngân hàng | Xin lại ngân hàng được | Trung bình |
Cột giữa quyết định công sức: thứ không tải lại được phải sao lưu kỹ nhất. Riêng hoá đơn, dù cổng của cơ quan thuế là nguồn phục hồi tốt, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ tự lưu dữ liệu gốc — đừng biến cổng thành kho lưu trữ duy nhất.
Không đưa vào bản sao lưu: mật khẩu tài khoản ngân hàng, mã kích hoạt chữ ký số. Những thứ này quản lý theo quy chế riêng.
Quy tắc ba bản, hai phương tiện, một nơi khác
Quy tắc này không cần hạ tầng đắt tiền:
- Bản làm việc: dữ liệu đang dùng trên máy hoặc trên phần mềm.
- Bản sao lưu tại chỗ: ổ cứng rời hoặc thiết bị lưu trữ trong văn phòng, sao lưu tự động hằng ngày hoặc hằng tuần.
- Bản ở nơi khác: dịch vụ lưu trữ trực tuyến đứng tên công ty, hoặc ổ cứng thứ hai mang về nơi khác theo lịch. Bản này để phòng cháy, mất trộm, mã độc tống tiền khoá cả máy lẫn ổ cắm liền.
Ba điểm hay làm sai:
- Ổ sao lưu cắm liền vào máy suốt ngày. Khi máy nhiễm mã độc mã hoá dữ liệu, ổ đó bị mã hoá cùng lúc. Bản tại chỗ nên được rút ra sau khi sao lưu xong.
- Lưu trên tài khoản cá nhân của kế toán. Người nghỉ việc là dữ liệu đi theo. Mọi nơi lưu phải đứng tên công ty, người quản lý có quyền truy cập.
- Chỉ giữ một bản mới nhất, ghi đè mỗi lần. Nếu dữ liệu hỏng từ tuần trước mà không ai phát hiện, bản mới nhất cũng hỏng. Giữ nhiều mốc: bản hằng ngày trong tuần, bản cuối mỗi tháng, bản chốt sau khoá sổ năm.
Dữ liệu kế toán chứa lương, số định danh cá nhân, thông tin người phụ thuộc — đều là dữ liệu cá nhân. Bản sao lưu nên được mã hoá, và danh sách người giữ bản sao lưu nên ngắn.
Phần mềm cài trên máy và phần mềm trên đám mây
Hai kiểu phần mềm có rủi ro khác nhau nên cách sao lưu cũng khác:
| Cài trên máy | Dịch vụ trên đám mây | |
|---|---|---|
| Rủi ro chính | Hỏng ổ cứng, mất máy, mã độc | Nhà cung cấp ngừng dịch vụ, hết hạn thuê bao, mất quyền truy cập tài khoản |
| Ai chịu trách nhiệm sao lưu | Hoàn toàn doanh nghiệp | Nhà cung cấp sao lưu hệ thống của họ; doanh nghiệp vẫn nên tự xuất dữ liệu định kỳ |
| Việc phải làm | Lịch sao lưu tự động, kiểm tra tệp sao lưu có dung lượng hợp lý | Đọc hợp đồng về sao lưu, thời gian giữ dữ liệu sau khi ngừng thuê, định dạng xuất dữ liệu; xuất dữ liệu sau mỗi lần khoá sổ |
Câu hỏi quan trọng nhất với dịch vụ đám mây: nếu ngừng thuê hôm nay, dữ liệu mười năm qua mở bằng gì? Nếu nhà cung cấp chỉ cho xuất ra định dạng riêng mà không phần mềm nào khác đọc được, hãy xuất thêm sổ sách và báo cáo dạng bảng tính hoặc tệp in được cho từng năm đã khoá sổ.
Thử khôi phục: năm bước, mỗi năm một lần
Một lần thử khôi phục cho biết nhiều hơn mọi báo cáo “sao lưu thành công”. Làm vào một ngày ít việc, sau khi khoá sổ năm:
- Lấy bản sao lưu ở nơi khác (không phải bản tại chỗ), vì đó là bản sẽ dùng khi có sự cố lớn.
- Khôi phục lên một máy khác, không đè lên dữ liệu đang dùng.
- Mở phần mềm kế toán, kiểm tra số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của vài tài khoản chính khớp với báo cáo tài chính đã nộp.
- Mở ngẫu nhiên vài hoá đơn điện tử gốc, kiểm tra tệp đọc được và chữ ký số còn xác thực được.
- Ghi lại mất bao lâu, ai làm, vướng ở đâu. Nếu chỉ một người biết cách khôi phục, đó là điểm yếu cần sửa.
Lần thử đầu tiên thường lộ ra ít nhất một vấn đề: thiếu tệp cấu hình, sai phiên bản phần mềm, mật khẩu mã hoá không ai nhớ. Phát hiện lúc thử thì rẻ; phát hiện lúc có sự cố thì đắt.
Đổi phần mềm, đổi kế toán: hai lúc dễ mất dữ liệu nhất
Khi đổi phần mềm kế toán, dữ liệu cũ hiếm khi chuyển sang trọn vẹn. Trước khi ngừng phần mềm cũ:
- Xuất toàn bộ sổ sách, báo cáo của từng năm cũ ra định dạng mở được mà không cần phần mềm đó.
- Giữ lại bộ cài và giấy phép phiên bản cũ (nếu là phần mềm cài máy) để mở được dữ liệu gốc khi cần.
- Đối chiếu số dư chuyển sang phần mềm mới khớp với số dư chốt ở phần mềm cũ, có biên bản.
Khi kế toán nghỉ việc hoặc đổi đơn vị dịch vụ, dữ liệu thường nằm ở những chỗ chỉ người đó biết. Biên bản bàn giao nên có phần riêng cho dữ liệu: nơi lưu từng loại, tài khoản truy cập, bản sao lưu gần nhất, mật khẩu mã hoá bản sao lưu. Nếu thuê dịch vụ kế toán, hợp đồng nên ghi rõ dữ liệu thuộc về doanh nghiệp và bên dịch vụ phải bàn giao khi chấm dứt.
Bảng kiểm và tự kiểm tra ở đâu
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Bản sao lưu gần nhất là ngày nào, ai kiểm tra? | Đặt lịch sao lưu tự động và người kiểm hằng tuần |
| Có bản sao lưu nằm ngoài văn phòng không? | Thiết lập bản thứ ba ở nơi khác, đứng tên công ty |
| Lần gần nhất thử khôi phục là khi nào, mất bao lâu? | Thử ngay sau lần khoá sổ tới |
| Nơi lưu nào đang đứng tên cá nhân nhân viên? | Chuyển sang tài khoản của công ty |
| Nếu đổi phần mềm kế toán ngày mai, dữ liệu năm cũ mở bằng gì? | Xuất dữ liệu từng năm ra định dạng mở |
| Bản sao lưu có mã hoá không, ai biết mật khẩu? | Mã hoá, ghi mật khẩu vào quy chế và giao hai người giữ |
Để kiểm tra phần dữ liệu có thể đối chiếu với bên ngoài: cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế cho danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào theo kỳ — so số lượng với bản đang lưu; tài khoản thuế điện tử cho danh sách tờ khai đã nộp — so với thư mục hồ sơ thuế; ngân hàng cho sao kê từng tháng — so với sổ tiền gửi. Chênh ở đâu là bản lưu của doanh nghiệp đang thiếu ở đó.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp rất nhỏ, chỉ vài chục hoá đơn mỗi tháng, có cần làm cầu kỳ vậy không?
Không cần thiết bị đắt tiền, nhưng vẫn cần ba bản ở hai chỗ và một lần thử khôi phục mỗi năm. Với khối lượng nhỏ, một ổ cứng rời và một dịch vụ lưu trữ trực tuyến đứng tên công ty là đủ.
Nhà cung cấp phần mềm đám mây nói đã sao lưu, doanh nghiệp còn phải làm gì?
Họ sao lưu để bảo vệ hệ thống của họ, không phải để doanh nghiệp giữ được dữ liệu khi ngừng thuê. Doanh nghiệp nên tự xuất dữ liệu sau mỗi lần khoá sổ và đọc kỹ điều khoản về thời gian giữ dữ liệu sau khi chấm dứt hợp đồng.
Mất dữ liệu phần mềm kế toán thì dựng lại được không?
Dựng lại được một phần từ hoá đơn trên cổng của cơ quan thuế, sao kê ngân hàng và tờ khai đã nộp, nhưng tốn rất nhiều công và không đầy đủ với các bút toán nội bộ. Đây chính là lý do cơ sở dữ liệu kế toán có mức ưu tiên sao lưu cao nhất.
Có nên lưu dữ liệu kế toán trên dịch vụ lưu trữ đặt máy chủ ở nước ngoài không?
Dữ liệu kế toán chứa dữ liệu cá nhân của nhân viên, khách hàng. Đưa lên dịch vụ đặt ở nước ngoài có thể thuộc diện chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, cần xem nghĩa vụ hồ sơ kèm theo trước khi chọn.
Sao lưu bao lâu một lần là đủ?
Dữ liệu thay đổi hằng ngày thì sao lưu tự động hằng ngày cho bản tại chỗ. Bản ở nơi khác tối thiểu hằng tuần, và luôn có một bản chốt sau mỗi lần khoá sổ tháng, năm.
Ai nên giữ bản sao lưu ở nơi khác?
Người không trực tiếp làm kế toán, thường là giám đốc hoặc người được uỷ quyền trong quy chế. Tách người làm và người giữ bản sao lưu giúp dữ liệu không phụ thuộc vào một cá nhân.
