Chuyển văn phòng: đóng gói, vận chuyển và kiểm lại kho chứng từ không để thất lạc

Muốn chuyển văn phòng mà không mất chứng từ, cần làm ba việc theo đúng thứ tự: lập danh mục và đánh số thùng trước khi đóng, tách thùng hồ sơ khỏi đồ đạc và giao một người áp tải riêng, và kiểm lại từng thùng tại nơi mới trong vòng một tuần, đối chiếu với danh mục có chữ ký. Đơn vị vận chuyển chỉ chịu trách nhiệm về số thùng, không chịu trách nhiệm về tập hoá đơn năm 2021 nằm trong thùng nào.

Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Một lần chuyển văn phòng vội vàng có thể làm mất đúng những năm mà sau này cơ quan thuế hỏi tới. Và trong lúc dọn, luôn có ai đó đề nghị “vứt bớt hồ sơ cũ cho nhẹ” — phần dưới cũng nói rõ cái gì được bỏ, cái gì không.

Vì sao chuyển văn phòng là lúc mất chứng từ nhiều nhất

Mất mát thường không đến từ trộm cắp hay tai nạn, mà từ những tình huống rất đời thường:

• Thùng hồ sơ đóng chung với đồ văn phòng phẩm, dán nhãn “giấy tờ”, rồi bị để ở kho tầng hầm nơi mới cùng đồ cũ.
• Hồ sơ trong tủ gắn tường, ngăn kéo bàn cũ không ai nhớ mở ra kiểm, bị bỏ lại khi trả mặt bằng.
• Nhân viên dọn thấy tập giấy ố vàng, nghĩ là rác.
• Kế toán mang một phần hồ sơ về nhà “cho an toàn” trong lúc chuyển, rồi không mang lại đủ.
• Máy tính chứa dữ liệu kế toán bị tháo, xếp lẫn, cài lại trước khi sao dữ liệu ra.

Mọi tình huống trên đều có chung một nguyên nhân: không có danh mục nói rằng trước khi chuyển có những gì. Không có danh mục thì không ai biết đã mất gì, cho tới khi cần tìm.

Hai tuần trước ngày chuyển: lọc và lập danh mục

1. Gom hết về một chỗ: mở mọi tủ, ngăn kéo, kho; gom hồ sơ kế toán, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, hồ sơ pháp lý về một khu.
2. Phân theo năm và loại: chứng từ kế toán theo năm tài chính; hợp đồng theo đối tác; hồ sơ nhân sự theo người; hồ sơ pháp lý (điều lệ, giấy chứng nhận, sổ thành viên, biên bản họp) để riêng.
3. Đánh dấu hồ sơ hết hạn lưu nhưng chưa huỷ trong đợt chuyển (xem mục cuối).
4. Lập danh mục thùng: mỗi thùng một số thứ tự; danh mục ghi số thùng, nội dung (loại, năm, từ tập nào đến tập nào), người đóng, ngày đóng.

Danh mục làm trên bảng tính, in hai bản: một bản giữ ở giám đốc, một bản đi theo người áp tải. Nhãn trên thùng chỉ ghi số thùng và mã màu (ví dụ đỏ là chứng từ kế toán), không ghi “hoá đơn thuế 2022” hay “hồ sơ lương” — thùng nằm ngoài hành lang và trên xe, ai cũng đọc được.

Đóng gói: thùng nào, đóng thế nào

Chứng từ giấy chịu ẩm, chịu nén rất kém. Vài quy tắc đơn giản giúp tránh phải phơi hồ sơ sau khi chuyển:

• Dùng thùng lưu trữ có nắp hoặc hộp nhựa, không dùng thùng mì tôm cũ. Thùng đầy vừa phải để một người nhấc được — thùng quá nặng dễ bị kéo lê, rách đáy.
• Giữ nguyên tập, nguyên bìa như đang lưu; không tháo ra xếp lại cho gọn thùng.
• Bọc túi nilon lớn bên trong thùng nếu ngày chuyển có thể mưa.
• Dán băng niêm phong có chữ ký người đóng ngang nắp. Niêm phong còn nguyên khi tới nơi là cách nhanh nhất biết thùng không bị mở dọc đường.
• Con dấu, thiết bị chữ ký số, sổ séc, hồ sơ gốc quan trọng (giấy chứng nhận, hợp đồng thuê, hợp đồng vay) không vào thùng; người được giao giữ mang theo người.

Dữ liệu điện tử: sao lưu trước khi tháo máy

Chứng từ ngày nay phần lớn là điện tử. Hoá đơn điện tử còn trên cổng của cơ quan thuế, nhưng tệp gốc hoá đơn đầu vào, dữ liệu phần mềm kế toán cài trên máy, hồ sơ quét và thư mục làm việc thì chỉ nằm trên máy của công ty.

• Sao lưu toàn bộ dữ liệu kế toán và thư mục chứng từ trước ngày tháo máy, ra ít nhất một nơi không đi cùng xe chuyển đồ (dịch vụ lưu trữ trực tuyến của công ty, hoặc ổ cứng do giám đốc giữ).
• Thử mở bản sao lưu trên một máy khác trước ngày chuyển. Sao lưu không mở được thì coi như không có.
• Máy chủ, ổ lưu trữ mạng: đóng gói riêng, người áp tải riêng như thùng hồ sơ.
• Không cài lại máy, không bán máy cũ trong đợt chuyển.

Hồ sơ đang dùng dở: một thùng riêng đi cùng người

Không phải hồ sơ nào cũng xếp kho được. Luôn có một phần đang dùng hằng ngày hoặc đang phục vụ một việc chưa xong, và nếu nó bị đóng chung vào thùng số 37 thì tuần sau cả phòng kế toán đứng chờ. Tách riêng thành thùng “đang dùng”, do kế toán giữ và mang theo:

• Chứng từ của tháng, quý hiện tại chưa ghi sổ xong.
• Hồ sơ đang chuẩn bị cho quyết toán, báo cáo tài chính nếu chuyển vào mùa quyết toán.
• Hồ sơ đang dùng để trả lời thông báo giải trình, làm việc với đoàn kiểm tra, hoặc đang đối chiếu công nợ với đối tác.
• Hợp đồng đang thực hiện, bảng theo dõi công nợ, sổ theo dõi con dấu.

Nếu đang trong thời gian cơ quan thuế hẹn làm việc, tốt nhất dời ngày chuyển hoặc báo trước địa chỉ mới cho bộ phận đang làm việc với doanh nghiệp, và chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ được yêu cầu trước khi đóng thùng. Thùng “đang dùng” cũng ghi vào danh mục như mọi thùng khác, chỉ khác là không đi cùng xe tải.

Ngày chuyển và tuần đầu ở nơi mới

Ngày chuyển, một người được giao áp tải thùng hồ sơ, không ai khác. Người này đếm số thùng khi lên xe, khi xuống xe, ký xác nhận trên danh mục. Nếu hồ sơ nhiều, nên chuyển thùng hồ sơ vào một chuyến riêng hoặc buổi riêng, không lẫn với bàn ghế.

Ở nơi mới, thùng hồ sơ vào thẳng chỗ lưu trữ đã chuẩn bị (kệ cách sàn, khô, có khoá), không để hành lang “mai xếp”. Trong vòng một tuần:

1. Đếm đủ số thùng, kiểm niêm phong.
2. Mở từng thùng, đối chiếu nội dung với danh mục; ký xác nhận từng dòng.
3. Xếp lên kệ theo năm, cập nhật danh mục thêm cột “vị trí kệ”.
4. Ghi biên bản kết thúc: đủ, thiếu, hỏng gì. Thiếu thì tìm ngay khi mặt bằng cũ chưa bàn giao.

Danh mục sau khi chuyển chính là danh mục hồ sơ lưu trữ của công ty. Nhiều doanh nghiệp chỉ có danh mục lần đầu tiên nhờ một lần chuyển văn phòng.

Không vứt gì trong đợt chuyển — kể cả hồ sơ hết hạn

Chuyển văn phòng không phải lúc để tiêu huỷ tài liệu. Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật, có hội đồng hoặc người được giao, có biên bản — làm theo quy định hiện hành của pháp luật kế toán, không phải vì thiếu chỗ.

Lý do nên tách việc huỷ ra khỏi việc chuyển:

• Trong lúc vội không ai kiểm được tập đó thật sự đã hết hạn chưa — thời hạn tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm, không phải từ ngày trên chứng từ.
• Có hồ sơ liên quan đến việc chưa kết thúc: khoản nợ chưa đòi được, tranh chấp, tài sản cố định còn đang khấu hao, lỗ còn đang chuyển.
• Huỷ không có biên bản thì sau này không chứng minh được là huỷ hợp lệ hay làm mất.

Chuyển nguyên, ổn định chỗ mới, rồi mới làm một đợt rà và tiêu huỷ có biên bản.

Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra

Nếu chuyển cả địa chỉ trụ sở đăng ký, việc giấy tờ đi kèm (đăng ký thay đổi, biển hiệu, thông tin trên hoá đơn) xem bài biển hiệu và địa chỉ trụ sở. Sau khi chuyển, kiểm lại trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế và cổng hoá đơn điện tử rằng địa chỉ mới đã được cập nhật trước khi lập hoá đơn với địa chỉ mới.