Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm phải lưu ít nhất 10 năm. Tài liệu chỉ dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên, không trực tiếp ghi sổ, lưu ít nhất 5 năm. Tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng thì lưu vĩnh viễn. Hoá đơn điện tử là chứng từ kế toán nên đi theo cùng các mốc đó.
Con số thì dễ nhớ. Khó hơn là hiểu thời hạn tính từ khi nào, “lưu” nghĩa là lưu cái gì (bản in hay tệp dữ liệu gốc), và hồ sơ ngoài kế toán — thuế, lao động, bảo hiểm — nên giữ đến bao giờ. Bảng dưới đây giúp tra nhanh; phần sau giải thích những chỗ hay hiểu sai.
Ba mốc thời hạn theo Luật Kế toán
| Thời hạn tối thiểu | Nhóm tài liệu | Ví dụ thường gặp |
|---|---|---|
| 5 năm | Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên, không dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính | Bản sao chứng từ lưu ở bộ phận khác, phiếu đề nghị nội bộ không nằm trong bộ chứng từ ghi sổ |
| 10 năm | Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính; sổ kế toán; báo cáo tài chính năm; một số hồ sơ khác theo danh mục của nghị định hướng dẫn | Hoá đơn đầu vào, đầu ra; phiếu thu, phiếu chi; bảng lương có ký nhận; hợp đồng kèm biên bản nghiệm thu; sổ cái; báo cáo tài chính đã nộp |
| Vĩnh viễn | Tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp quyết định đưa vào diện lưu vĩnh viễn |
Với doanh nghiệp nhỏ, cách làm an toàn là coi mọi thứ kế toán đã dùng để ghi sổ là loại 10 năm, không cố tách từng tờ xem tờ nào chỉ cần 5 năm. Chi phí lưu thêm vài hộp giấy hay thêm chút dung lượng lưu trữ nhỏ hơn nhiều so với rủi ro tiêu huỷ nhầm.
Danh mục chi tiết từng loại tài liệu nằm trong nghị định hướng dẫn Luật Kế toán. Khi có tài liệu không biết xếp vào nhóm nào, tra danh mục đó trước khi quyết định.
Tính từ khi nào, và “ít nhất” nghĩa là gì
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, không phải từ ngày lập từng tờ chứng từ. Ví dụ giả định: hoá đơn lập ngày 15/3/2026, năm tài chính kết thúc 31/12/2026, thì thời hạn 10 năm tính từ 31/12/2026. Mọi chứng từ của cùng một năm có chung một mốc bắt đầu, nên chỉ cần ghi “hết hạn lưu” một lần trên nhãn hộp hoặc thư mục của năm đó.
“Ít nhất” nghĩa là doanh nghiệp được giữ lâu hơn, và trong nhiều trường hợp nên giữ lâu hơn:
- Hồ sơ đang có tranh chấp, đang bị thanh tra, kiểm tra hoặc liên quan vụ việc chưa kết thúc thì không tiêu huỷ dù đã hết hạn.
- Hồ sơ về tài sản cố định, bất động sản, vốn góp nên giữ đến hết vòng đời tài sản hoặc đến khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.
- Hồ sơ gắn với năm có lỗ đang chuyển, có ưu đãi thuế đang hưởng nên giữ đến khi hết thời gian chuyển lỗ, hết ưu đãi và đã qua kiểm tra.
Nghĩa vụ thuế cũ có thể bị kiểm tra và truy thu trong một khoảng thời gian dài theo Luật Quản lý thuế. Không xuất trình được chứng từ khi bị hỏi là chi phí bị loại, thuế đầu vào bị bác, dù giao dịch có thật.
Hoá đơn và chứng từ điện tử: lưu dữ liệu gốc, không chỉ bản in
Hoá đơn điện tử gốc là tệp dữ liệu có chữ ký số, thường ở định dạng XML. Bản PDF hay bản in chỉ là bản thể hiện. Khi cần chứng minh, dữ liệu gốc mới kiểm được chữ ký số và tính toàn vẹn.
Nguyên tắc lưu hoá đơn, chứng từ điện tử theo quy định về hoá đơn (Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước đây; từ 1/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC): bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch, và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ theo Luật Kế toán.
- Đầu ra: tải định kỳ dữ liệu gốc từ hệ thống hoá đơn đang dùng, không trông vào việc nhà cung cấp giữ hộ. Nhà cung cấp chỉ giữ theo hợp đồng.
- Đầu vào: lưu tệp dữ liệu nhà cung cấp gửi qua thư điện tử, không chỉ lưu bản PDF đính kèm.
- Chứng từ điện tử khác (chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, sao kê điện tử, hợp đồng ký số): cũng là tài liệu kế toán, lưu theo cùng quy tắc.
Không cần in hoá đơn điện tử ra giấy để lưu. In chỉ có ích cho thói quen làm việc; nếu in, phải biết bản giấy không thay được tệp gốc.
Hồ sơ ngoài kế toán nên giữ đến khi nào
Luật Kế toán chỉ nói về tài liệu kế toán. Các nhóm hồ sơ khác có quy định riêng của ngành; khi chưa tra được mốc cụ thể, áp dụng nguyên tắc “giữ ít nhất bằng tài liệu kế toán cùng năm” là an toàn:
| Nhóm hồ sơ | Gồm | Nên giữ |
|---|---|---|
| Thuế | Tờ khai, thông báo tiếp nhận, chứng từ nộp thuế, hồ sơ quyết toán, văn bản làm việc với cơ quan thuế | Cùng thời hạn với chứng từ kế toán của năm tương ứng |
| Lao động | Hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định nghỉ việc, bảng chấm công | Suốt thời gian làm việc và sau khi chấm dứt theo quy định chuyên ngành; bảng lương có ký nhận là chứng từ kế toán |
| Bảo hiểm | Hồ sơ tham gia, báo tăng giảm, thông báo kết quả đóng | Lâu dài, vì truy thu bảo hiểm và quyền lợi người lao động kéo dài nhiều năm |
| Pháp lý doanh nghiệp | Điều lệ, giấy chứng nhận các lần thay đổi, biên bản họp, nghị quyết, sổ thành viên | Suốt thời gian doanh nghiệp tồn tại |
| Dữ liệu cá nhân | Hồ sơ nhân viên, dữ liệu khách hàng | Chỉ trong thời gian cần cho mục đích đã thông báo; hết mục đích thì xoá theo quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân |
Nhóm cuối là ngoại lệ đáng chú ý: với dữ liệu cá nhân, giữ quá lâu cũng là rủi ro. Hồ sơ ứng viên không trúng tuyển, dữ liệu khách hàng cũ không còn giao dịch nên có thời hạn xoá rõ ràng, trừ phần là chứng từ kế toán.
Sắp xếp để tìm được trong một giờ
Khi có đoàn kiểm tra, câu hỏi đầu tiên thường là danh mục hồ sơ chứ không phải từng tờ. Có đủ giấy tờ nhưng rải trong thư điện tử, máy cá nhân, tủ của người đã nghỉ thì cũng như không có. Ba quy tắc tối thiểu:
- Một danh mục hồ sơ theo năm và theo nhóm: mỗi dòng ghi loại hồ sơ, nơi lưu (tủ số mấy, thư mục nào), người giữ, năm hết hạn lưu.
- Chứng từ giấy xếp theo tháng và theo số chứng từ trên sổ, để từ một bút toán lần ra được tờ gốc và ngược lại.
- Dữ liệu số nằm trên hệ thống của công ty, không nằm trong tài khoản thư điện tử hay ổ đĩa cá nhân của nhân viên.
Phép thử đơn giản: đưa cho một người không làm kế toán danh mục đó, nhờ họ tìm hoá đơn đầu vào lớn nhất của tháng 7 hai năm trước. Nếu mất quá một giờ, hệ thống lưu trữ đang có vấn đề.
Hết hạn, mất chứng từ: xử lý thế nào
Hết hạn lưu trữ không có nghĩa là tự bỏ đi. Tiêu huỷ tài liệu kế toán phải có quyết định của người đại diện theo pháp luật, có hội đồng hoặc người được giao, có biên bản liệt kê tài liệu đã tiêu huỷ và cách tiêu huỷ. Biên bản tiêu huỷ chính là bằng chứng doanh nghiệp đã giữ đủ thời hạn.
Mất, hỏng chứng từ (cháy, ngập, thất lạc khi chuyển văn phòng, máy hỏng): lập biên bản ghi nhận sự việc, kiểm kê phần còn lại, tìm cách phục hồi từ nguồn khác — tải lại hoá đơn từ cổng hoá đơn điện tử, xin sao kê ngân hàng, xin bản sao hợp đồng từ đối tác — và thông báo cho cơ quan liên quan khi quy định yêu cầu, ví dụ mất hoá đơn đã lập.
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Có danh mục hồ sơ ghi rõ nơi lưu và năm hết hạn từng loại không? | Lập ngay cho năm hiện tại và ba năm gần nhất |
| Dữ liệu hoá đơn điện tử gốc đầu ra, đầu vào đã tải về lưu riêng chưa? | Tải bù theo từng tháng |
| Có tài liệu nào đang nằm trong thư điện tử hoặc máy cá nhân của nhân viên không? | Chuyển về hệ thống của công ty |
| Đã từng tiêu huỷ tài liệu nào mà không có biên bản chưa? | Ghi nhận lại sự việc; từ nay tiêu huỷ phải có quyết định và biên bản |
| Hồ sơ đang bị kiểm tra, tranh chấp có được đánh dấu “không tiêu huỷ” không? | Đánh dấu trên danh mục và trên hộp, thư mục |
Để tự kiểm tra phần dữ liệu có thể tải lại, dùng cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế (hoá đơn đầu ra, đầu vào), tài khoản thuế điện tử (tờ khai và thông báo đã nộp) và dịch vụ ngân hàng điện tử (sao kê). Những gì không tải lại được — hợp đồng, biên bản, chứng từ giấy nội bộ — mới là phần cần bảo vệ kỹ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử đã nằm trên hệ thống của cơ quan thuế, doanh nghiệp có cần tự lưu không?
Có. Nghĩa vụ lưu trữ tài liệu kế toán thuộc về doanh nghiệp. Dữ liệu trên cổng của cơ quan thuế là nguồn đối chiếu và phục hồi hữu ích, nhưng không thay cho việc doanh nghiệp tự lưu dữ liệu gốc.
Doanh nghiệp đã giải thể thì chứng từ lưu ở đâu?
Khi chấm dứt hoạt động, tài liệu kế toán vẫn phải được lưu trữ theo thời hạn; người đại diện hoặc người được giao theo quyết định giải thể chịu trách nhiệm bố trí nơi lưu. Nên ghi rõ việc này trong hồ sơ giải thể.
Scan chứng từ giấy rồi bỏ bản giấy có được không?
Bản scan là bản sao. Chứng từ lập ban đầu bằng giấy thì bản gốc giấy vẫn là tài liệu cần lưu theo thời hạn, trừ khi quy định về chuyển đổi chứng từ cho phép và việc chuyển đổi đáp ứng điều kiện. Scan nên coi là bản dự phòng và công cụ tra cứu.
Chứng từ của năm đang bị cơ quan thuế kiểm tra đã quá 10 năm thì có tiêu huỷ được không?
Không nên. Tài liệu liên quan vụ việc đang kiểm tra, thanh tra, tranh chấp cần giữ cho đến khi vụ việc kết thúc, bất kể đã hết thời hạn tối thiểu hay chưa.
Bảng chấm công, bảng lương lưu bao lâu?
Bảng lương có ký nhận hoặc kèm chứng từ chi trả là chứng từ dùng để ghi sổ, nên lưu ít nhất 10 năm. Bảng chấm công là căn cứ tính lương, nên lưu cùng bảng lương của kỳ đó.
Thời hạn lưu trữ có thay đổi theo văn bản mới năm 2026 không?
Các mốc 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn là của Luật Kế toán. Quy định về hình thức lưu hoá đơn, chứng từ điện tử được cập nhật trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC từ 1/7/2026; nên đọc lại phần lưu trữ trong hai văn bản này.
