Dữ liệu của người lao động cũng là dữ liệu cá nhân và thuộc phạm vi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025. Doanh nghiệp cần làm bốn việc: thông báo rõ thu dữ liệu gì, để làm gì; chỉ thu những gì cần cho hợp đồng lao động và nghĩa vụ pháp luật; phân quyền chặt với dữ liệu nhạy cảm như sức khoẻ, sinh trắc, tài chính; và có thời hạn lưu, cách xoá khi người lao động nghỉ việc hoặc ứng viên không trúng tuyển.
Nhiều doanh nghiệp để ý dữ liệu khách hàng nhưng quên dữ liệu nội bộ, trong khi hồ sơ nhân sự thường chứa nhiều loại dữ liệu nhạy cảm hơn. Bảng lương gửi nhầm vào nhóm trò chuyện chung hay ảnh giấy tờ tuỳ thân nằm trong điện thoại của người làm hồ sơ là những sự cố rất hay gặp.
Doanh nghiệp đang giữ những gì của người lao động
| Nhóm dữ liệu | Ví dụ | Dùng để |
|---|---|---|
| Nhận dạng | Họ tên, số định danh cá nhân, ảnh giấy tờ, địa chỉ | Hợp đồng, bảo hiểm, thuế |
| Tài chính | Số tài khoản, lương, khấu trừ | Trả lương, khai thuế |
| Gia đình | Thông tin người phụ thuộc | Đăng ký giảm trừ gia cảnh |
| Sức khoẻ | Giấy khám tuyển dụng, kết quả khám định kỳ, giấy nghỉ ốm | Nghĩa vụ an toàn lao động, chế độ bảo hiểm |
| Sinh trắc | Vân tay, khuôn mặt cho máy chấm công | Chấm công |
| Hình ảnh, hoạt động | Camera, nhật ký truy cập, định vị xe công ty | An ninh, quản lý tài sản |
Ba nhóm sức khoẻ, sinh trắc và tài chính thuộc loại dữ liệu nhạy cảm, cần mức bảo vệ cao hơn và điều kiện xử lý chặt hơn. Từ ngày 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên số này xuất hiện trong nhiều hồ sơ thuế, bảo hiểm — càng cần kiểm soát ai được xem.
Thông báo và căn cứ xử lý: làm ngay khi tuyển dụng
Phần lớn dữ liệu nhân sự được xử lý vì thực hiện hợp đồng lao động hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp luật (bảo hiểm, thuế, an toàn lao động). Những dữ liệu vượt ra ngoài phạm vi đó — ảnh dùng cho truyền thông, sinh trắc cho chấm công khi có cách khác, định vị ngoài giờ làm việc — thì cần căn cứ riêng, thường là sự đồng ý rõ ràng.
Cách làm gọn cho doanh nghiệp nhỏ:
- Soạn một thông báo xử lý dữ liệu cá nhân dành cho người lao động: thu gì, để làm gì, chia sẻ cho ai (cơ quan bảo hiểm, thuế, ngân hàng trả lương, đơn vị khám sức khoẻ), lưu bao lâu, quyền của người lao động.
- Gửi kèm hợp đồng lao động, người lao động ký xác nhận đã nhận.
- Với những việc cần đồng ý riêng, làm một văn bản riêng, không gộp chung vào hợp đồng lao động để người lao động có thể từ chối mà không ảnh hưởng việc làm.
Về nguyên tắc chung khi xin đồng ý và cách tách mục đích, xem thêm bài về chính sách quyền riêng tư và xin đồng ý — cùng logic áp dụng cho nội bộ.
Chấm công sinh trắc và camera: ba câu hỏi trước khi lắp
Máy chấm công bằng vân tay, khuôn mặt và camera là hai thiết bị thu dữ liệu nhiều nhất ở văn phòng. Trước khi lắp hoặc khi rà lại, trả lời ba câu:
- Có cách ít xâm phạm hơn không? Thẻ từ, ứng dụng điện thoại, ký sổ có thể đủ cho mục đích chấm công. Sinh trắc cần lý do rõ ràng hơn.
- Dữ liệu lưu ở đâu, ai xem được? Máy chấm công lưu mẫu vân tay, khuôn mặt trên thiết bị hay trên máy chủ của nhà cung cấp? Hình ảnh camera lưu bao nhiêu ngày, ai có quyền xem lại?
- Người lao động có được báo rõ không? Camera cần có thông báo ở khu vực lắp đặt; không lắp ở khu vực riêng tư như nhà vệ sinh, phòng thay đồ.
Camera nhằm vào tài sản và an ninh lối ra vào thì dễ biện minh; camera chĩa vào màn hình làm việc của từng người thì khó hơn nhiều. Khi thay nhà cung cấp máy chấm công, yêu cầu xoá dữ liệu sinh trắc trên thiết bị cũ và lưu biên bản.
Bảng lương và hồ sơ: ai được xem
Nguyên tắc: mỗi người chỉ xem được phần cần cho việc của mình.
- Bảng lương tổng: kế toán lương, người duyệt chi, giám đốc.
- Phiếu lương cá nhân: gửi riêng cho từng người, không gửi vào nhóm chung.
- Kết quả khám sức khoẻ chi tiết: chỉ người phụ trách nhân sự được giao; báo cáo cho lãnh đạo ở dạng tổng hợp.
- Ảnh giấy tờ tuỳ thân: lưu trong thư mục hồ sơ nhân sự có phân quyền, không để trong điện thoại cá nhân hay nhóm trò chuyện của người làm hồ sơ.
Khi chia sẻ dữ liệu cho bên ngoài — dịch vụ tính lương, đơn vị khám sức khoẻ, bảo hiểm sức khoẻ tự nguyện — hợp đồng với họ cần điều khoản về bảo vệ dữ liệu cá nhân, như với mọi bên xử lý dữ liệu.
Khi người ngoài hỏi thông tin về nhân viên
Yêu cầu cung cấp thông tin về người lao động đến từ nhiều phía, và mỗi phía cần một cách trả lời khác nhau:
- Ngân hàng, bên cho thuê nhà xin xác nhận thu nhập: chỉ cung cấp khi chính người lao động đề nghị hoặc đồng ý, và chỉ những thông tin họ cần.
- Đối tác, chủ đầu tư xin danh sách nhân sự kèm bằng cấp cho hồ sơ dự thầu: báo trước và xin đồng ý của những người được nêu tên; gửi đúng những gì hồ sơ yêu cầu.
- Người gọi điện tự xưng là người thân, cơ quan nhà nước hỏi địa chỉ, số điện thoại của nhân viên: không trả lời qua điện thoại. Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp thông tin bằng văn bản theo quy định.
- Công ty cũ hỏi thăm ứng viên, hoặc công ty mới hỏi về người đã nghỉ: chỉ xác nhận những thông tin người đó đã đồng ý cho cung cấp.
Giao một đầu mối trả lời các yêu cầu này, ghi sổ những gì đã cung cấp cho ai, lúc nào. Người trực lễ tân, người làm kế toán lương là hai vị trí hay bị hỏi nhất và cần được dặn trước.
Ứng viên, người đã nghỉ: lưu bao lâu, xoá thế nào
| Đối tượng | Giữ gì | Gợi ý thời hạn |
|---|---|---|
| Ứng viên không trúng tuyển | Hồ sơ ứng tuyển | Xoá sau một thời gian ngắn đã thông báo; muốn giữ cho đợt sau thì xin đồng ý |
| Người lao động đã nghỉ | Hợp đồng, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm, chứng từ khấu trừ thuế | Theo thời hạn lưu của từng loại (chứng từ kế toán dùng ghi sổ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán) |
| Người lao động đã nghỉ | Dữ liệu sinh trắc, tài khoản hệ thống, ảnh cá nhân trên trang nội bộ | Xoá hoặc vô hiệu hoá khi nghỉ việc |
Điểm mấu chốt: không xoá những gì pháp luật buộc lưu (chứng từ lương, bảo hiểm, thuế), và không giữ mãi những gì không còn mục đích (vân tay, hồ sơ ứng viên). Ghi rõ thời hạn từng loại vào danh mục hồ sơ, để người sau không phải đoán.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Người lao động có nhận thông báo xử lý dữ liệu cá nhân khi ký hợp đồng không? | Soạn thông báo, gửi cho người đang làm việc |
| Chấm công sinh trắc có lý do rõ ràng và có cách thay thế cho người không đồng ý không? | Rà lại, cân nhắc phương án khác |
| Camera có thông báo và không lắp ở khu vực riêng tư không? | Bổ sung thông báo, dời vị trí |
| Phiếu lương có gửi riêng từng người, không qua nhóm chung không? | Đổi cách gửi |
| Kết quả khám sức khoẻ chi tiết có giới hạn người xem không? | Phân quyền thư mục |
| Dữ liệu sinh trắc, tài khoản của người đã nghỉ có được xoá không? | Đưa vào quy trình nghỉ việc |
Văn bản gốc: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 và nghị định hướng dẫn; Bộ luật Lao động với các điều về hợp đồng và quản lý lao động. Hướng dẫn, biểu mẫu tra trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được yêu cầu nhân viên nộp bản sao giấy tờ tuỳ thân không?
Được, trong phạm vi cần cho hợp đồng lao động, bảo hiểm và thuế. Cần thông báo mục đích và lưu bản sao an toàn, không để rải rác trong điện thoại hay nhóm trò chuyện.
Nhân viên không đồng ý chấm công bằng vân tay thì sao?
Nên có phương án thay thế như thẻ từ hoặc ứng dụng. Dữ liệu sinh trắc là dữ liệu nhạy cảm; buộc mọi người dùng sinh trắc khi có cách khác là khó biện minh.
Có được xem lại camera để kiểm tra một nhân viên không?
Được khi có mục đích chính đáng đã thông báo như điều tra sự cố an ninh, mất tài sản. Việc xem lại nên do người được giao thực hiện và có ghi nhận lý do.
Thông tin người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh có phải xin đồng ý của người phụ thuộc không?
Doanh nghiệp xử lý thông tin này để thực hiện nghĩa vụ thuế theo đề nghị của người lao động. Nên thông báo rõ mục đích và chỉ dùng cho việc đăng ký giảm trừ, không dùng vào việc khác.
Hồ sơ ứng viên không trúng tuyển có được giữ để liên hệ lần sau không?
Chỉ nên giữ khi đã thông báo và được ứng viên đồng ý. Không có đồng ý thì xoá sau khi kết thúc đợt tuyển trong thời gian ngắn hợp lý.
Người đã nghỉ việc yêu cầu xoá toàn bộ dữ liệu thì làm thế nào?
Xoá những dữ liệu không còn mục đích lưu như sinh trắc, ảnh, tài khoản. Những hồ sơ pháp luật buộc lưu như chứng từ lương, bảo hiểm, thuế thì giải thích cho người đó biết và tiếp tục lưu đúng thời hạn.
