Hợp đồng lao động và bảo hiểm bắt buộc: ảnh hưởng tới chi phí được trừ

Tiền lương, tiền công là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có căn cứ trong hợp đồng lao động, quy chế hoặc thoả ước, được chi trả thực tế có chứng từ, và với lương của năm thì phải chi trước hạn nộp hồ sơ quyết toán năm đó. Bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng cũng là chi phí, nhưng đóng thiếu thì bị truy thu kèm lãi, còn tiền phạt vi phạm hành chính thì không bao giờ được trừ.

Ba thứ — hợp đồng, bảng lương, bảo hiểm — nằm ở ba người khác nhau (nhân sự, kế toán, giám đốc) nhưng cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm đọc chúng cùng lúc. Chỗ lệch giữa ba thứ này là nơi phát sinh truy thu phổ biến nhất ở doanh nghiệp nhỏ.

Điều kiện để tiền lương là chi phí được trừ

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 áp dụng từ kỳ tính thuế 2025 và nghị định hướng dẫn có điều chỉnh danh mục khoản chi được trừ. Khi rà quy chế lương năm 2026, nên đối chiếu với văn bản mới thay vì dùng bản rà của những năm trước.

Điều hay bị bỏ qua: quy chế lương thưởng phải có trước khi chi. Quy chế soạn sau để hợp thức hoá khoản đã trả không có giá trị bằng quy chế được ban hành từ đầu năm.

Hợp đồng lao động hay hợp đồng khác: tên gọi không quyết định

Nhiều doanh nghiệp ký “hợp đồng cộng tác”, “hợp đồng dịch vụ”, “hợp đồng khoán việc” với người thực chất làm việc toàn thời gian, theo giờ giấc, chịu quản lý của công ty. Theo Bộ luật Lao động, bản chất quyết định chứ không phải tên gọi: có việc làm, có trả lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát thì là quan hệ lao động.

Hệ quả khi bị xác định lại:

• Bảo hiểm: truy thu phần phải đóng cho toàn bộ thời gian, cộng lãi chậm đóng.
• Thuế thu nhập cá nhân: cách khấu trừ đổi từ khấu trừ 10% (với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng) sang tính theo biểu luỹ tiến có giảm trừ gia cảnh.
• Quyền của người lao động: phép năm, trợ cấp thôi việc, thủ tục chấm dứt theo Bộ luật Lao động.

Hợp đồng dịch vụ với cá nhân vẫn là lựa chọn hợp pháp khi công việc thật sự độc lập: có sản phẩm bàn giao, người làm tự quyết cách làm và thời gian. Khi đó doanh nghiệp khấu trừ 10% trước khi trả (người thu nhập thấp được làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành) và cấp chứng từ khấu trừ.

Bảo hiểm bắt buộc: ai phải đóng, tính trên khoản nào

Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, có hiệu lực từ 1/7/2025, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc. Cách hiểu cũ “dưới ba tháng thì chưa phải đóng” không còn đúng.

Tiền lương làm căn cứ đóng không phải toàn bộ thu nhập, cũng không phải chỉ lương cơ bản. Nguyên tắc chung:

Lương làm căn cứ đóng không được thấp hơn lương tối thiểu vùng hiện hành và có mức trần theo quy định. Rủi ro thường gặp nhất là khoản gọi là “hỗ trợ” nhưng trả cố định hằng tháng cho mọi người — dễ bị coi là khoản bổ sung, bị truy thu cho toàn bộ nhân viên và toàn bộ thời gian.

Khi bị truy thu bảo hiểm, chi phí nào mất

Truy thu bảo hiểm thường đến sau vài năm, và kéo theo ba khoản tiền khác nhau về bản chất:

1. Phần tiền đóng còn thiếu của doanh nghiệp và của người lao động. Phần của người lao động không tự nhiên đòi lại được nếu họ đã nghỉ việc; doanh nghiệp thường phải gánh.
2. Tiền lãi chậm đóng tính trên số tiền và thời gian chậm.
3. Tiền phạt vi phạm hành chính, nếu có.

Tiền phạt vi phạm hành chính không được tính vào chi phí được trừ. Cách hạch toán phần truy đóng và tiền lãi cho đúng kỳ, đúng loại cần kế toán xử lý theo quy định hiện hành. Điều chắc chắn là: đóng đúng từ đầu luôn rẻ hơn truy thu, vì truy thu cộng thêm lãi, phạt và phần của người lao động mà doanh nghiệp không thu lại được.

Đối chiếu ba bảng: lương thực trả, lương đóng bảo hiểm, thu nhập tính thuế

Cơ quan bảo hiểm và cơ quan thuế đều có dữ liệu và đối chiếu được với nhau. Doanh nghiệp nên tự làm trước, mỗi năm một lần, ngay sau khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân:

Lương thực trả cao hơn lương đóng bảo hiểm là bình thường nếu phần chênh là thưởng, hoa hồng, phúc lợi được tách rõ trong hợp đồng và quy chế. Không bình thường khi chênh lệch lớn mà không giải thích được bằng văn bản nào. Chênh lệch giữa chi phí lương trên quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và tổng thu nhập trên quyết toán thuế thu nhập cá nhân cũng cần giải thích được.

Bảng kiểm và tự kiểm tra ở đâu

Dữ liệu tham gia bảo hiểm của doanh nghiệp xem trên cổng giao dịch điện tử của ngành bảo hiểm xã hội; người lao động tự xem quá trình đóng trên ứng dụng bảo hiểm xã hội trên điện thoại. Dữ liệu thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, đã quyết toán xem trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp. Nếu muốn đào sâu điều kiện của từng khoản chi lương, phúc lợi, có thể đọc thêm mục chi phí lương và phúc lợi trên Khấu Trừ.