Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có bốn nhóm việc phải xong: kiểm tra căn cứ và thời hạn báo trước, bàn giao và thu hồi quyền truy cập, thanh toán đầy đủ các khoản trong thời hạn luật định (Bộ luật Lao động hiện quy định 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, có một số trường hợp được kéo dài nhưng không quá 30 ngày), và hoàn tất thủ tục bảo hiểm, xác nhận thời gian đóng, trả lại giấy tờ. Chậm hoặc thiếu một nhóm là nguồn tranh chấp phổ biến nhất sau khi người lao động đã rời đi.
Bảng kiểm dưới đây dùng cho trường hợp thông thường: người lao động chủ động xin nghỉ, hoặc hai bên thoả thuận chấm dứt. Trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, cho thôi việc vì lý do kinh tế hay xử lý kỷ luật có thủ tục riêng chặt hơn, cần tra kỹ Bộ luật Lao động trước khi làm.
Ngày nhận đơn: kiểm tra ba thứ
- Loại hợp đồng và thời hạn báo trước. Theo Bộ luật Lao động, người lao động đơn phương chấm dứt phải báo trước ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng, 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng; một số ngành nghề, trường hợp có quy định riêng. Đối chiếu văn bản hiện hành và hợp đồng đã ký.
- Ngày nghỉ dự kiến: ghi rõ ngày làm việc cuối cùng. Nếu hai bên thoả thuận ngày sớm hơn thời hạn báo trước, lập văn bản thoả thuận.
- Nghĩa vụ đặc biệt: cam kết đào tạo, tạm ứng chưa hoàn, tài sản đang giữ, điều khoản bảo mật. Lập danh sách ngay để đưa vào biên bản bàn giao.
Xác nhận đã nhận đơn bằng văn bản hoặc thư điện tử, ghi ngày nhận. Ngày này là mốc tính thời hạn báo trước, nên tránh tranh cãi sau này.
Trước ngày cuối: bàn giao và thu hồi quyền
Bàn giao không chỉ là giao việc, mà còn là thu hồi mọi thứ người đó đang giữ nhân danh công ty:
| Nhóm | Việc cần làm |
|---|---|
| Công việc | Danh sách việc đang dở, khách hàng đang phụ trách, tài liệu, mật khẩu hệ thống nội bộ; người nhận bàn giao ký |
| Tài sản | Máy tính, điện thoại, thẻ ra vào, chìa khoá, thẻ thanh toán công ty; kiểm tình trạng |
| Quyền truy cập | Khoá thư điện tử công ty (chuyển tiếp thư cho người nhận việc), phần mềm, thư mục chung; ngân hàng điện tử, tài khoản thuế, cổng hoá đơn, bảo hiểm nếu người đó có quyền |
| Chữ ký số, con dấu | Thu hồi thiết bị ký, cập nhật danh sách người được ký; bàn giao con dấu nếu người đó giữ |
| Tiền | Tạm ứng chưa hoàn, quỹ tiền mặt đang giữ, công nợ khách hàng đang thu |
Khoá quyền truy cập vào cuối ngày làm việc cuối cùng, không để lâu hơn. Với người giữ vị trí tài chính, kế toán, đổi mật khẩu mọi tài khoản dùng chung ngay trong ngày.
Thanh toán: những khoản nào, trong bao lâu
Các khoản thường phải tính khi chấm dứt hợp đồng:
- Tiền lương những ngày đã làm trong tháng cuối, kể cả các khoản phụ cấp theo hợp đồng.
- Tiền phép năm chưa nghỉ: người lao động nghỉ việc mà chưa nghỉ hết số ngày phép năm thì được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ theo Bộ luật Lao động.
- Trợ cấp thôi việc với người đủ điều kiện: thường là người đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên, tính trên thời gian làm việc không tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Cách tính, loại trừ theo Bộ luật Lao động hiện hành.
- Thưởng, hoa hồng đã đủ điều kiện theo quy chế.
- Khấu trừ: chỉ khấu trừ những khoản pháp luật cho phép và đã thoả thuận (tạm ứng chưa hoàn, bồi thường thiệt hại theo quy định), có biên bản.
Thời hạn thanh toán là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng; chỉ kéo dài trong các trường hợp luật liệt kê và không quá 30 ngày. Trả qua tài khoản ngân hàng như lương hằng tháng, kèm bảng tính chi tiết gửi người lao động.
Bảo hiểm: báo giảm, chốt quá trình đóng, trả giấy tờ
- Báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội theo thời hạn quy định, tính từ tháng nghỉ việc. Báo giảm trễ làm công ty đóng thừa tháng, và gây vướng cho người lao động khi nơi làm mới báo tăng.
- Đóng đủ bảo hiểm đến tháng nghỉ việc, không còn nợ. Nợ bảo hiểm làm việc xác nhận thời gian đóng bị treo.
- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại cho người lao động cùng các giấy tờ khác đã giữ, theo quy định hiện hành. Người lao động cần phần này để hưởng trợ cấp thất nghiệp, để nơi làm mới tiếp tục đóng.
Một giấy tờ hay bị chậm là văn bản chấm dứt hợp đồng (quyết định thôi việc hoặc thoả thuận chấm dứt). Người lao động cần nó để làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn quy định, và nếu công ty trao chậm vài tuần thì chính người lao động chịu thiệt. Ký và gửi bản này ngay trong ngày làm việc cuối cùng, kèm bảng tính thanh toán dự kiến.
Bộ luật Lao động cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Nếu hồ sơ tuyển dụng có bản chính nào nằm trong tủ, trả lại cùng lúc với các giấy tờ khác.
Thuế thu nhập cá nhân của người nghỉ giữa năm
- Khấu trừ đúng trên các khoản chi trả lần cuối, theo tính chất từng khoản. Trợ cấp thôi việc chi trả theo đúng quy định của Bộ luật Lao động thuộc nhóm không tính vào thu nhập chịu thuế; phần chi cao hơn mức luật định thì xem xét như thu nhập chịu thuế — kiểm tra hướng dẫn hiện hành.
- Chứng từ khấu trừ thuế: người lao động nghỉ giữa năm thường cần chứng từ khấu trừ để tự quyết toán hoặc để nơi làm mới tổng hợp. Cấp theo đề nghị, theo quy định về chứng từ điện tử hiện hành.
- Uỷ quyền quyết toán: người đã nghỉ việc thường không uỷ quyền cho công ty cũ quyết toán thay; nhắc họ về hạn tự quyết toán (ngày cuối cùng tháng thứ 4 sau năm tính thuế) nếu thuộc diện phải quyết toán.
Chi phí được trừ và hồ sơ lưu
Tiền lương, tiền phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc chi đúng quy định là chi phí của doanh nghiệp. Để khoản chi đứng được khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, lưu thành một bộ cho mỗi người nghỉ việc:
- Đơn xin nghỉ hoặc văn bản thoả thuận, quyết định chấm dứt hợp đồng.
- Biên bản bàn giao công việc, tài sản.
- Bảng tính thanh toán có chữ ký, chứng từ chuyển khoản.
- Hồ sơ báo giảm bảo hiểm, biên nhận trả giấy tờ.
- Chứng từ khấu trừ thuế đã cấp (nếu có).
Hồ sơ nhân sự của người đã nghỉ chứa dữ liệu cá nhân; lưu có kiểm soát, giữ theo thời hạn cần thiết cho nghĩa vụ kế toán, thuế, lao động, rồi xoá hoặc huỷ theo quy trình.
Bảng kiểm theo mốc thời gian
| Mốc | Việc | Xong? |
|---|---|---|
| Ngày nhận đơn | Xác nhận nhận đơn; kiểm thời hạn báo trước; liệt kê nghĩa vụ đặc biệt | |
| Trước ngày cuối | Bàn giao việc, tài sản, tiền; thu hồi chữ ký số, thẻ | |
| Ngày cuối | Khoá mọi quyền truy cập; đổi mật khẩu tài khoản dùng chung | |
| Trong 14 ngày làm việc | Thanh toán lương, phép, trợ cấp; gửi bảng tính | |
| Trong thời hạn bảo hiểm | Báo giảm; hoàn tất xác nhận thời gian đóng; trả giấy tờ | |
| Khi có đề nghị | Cấp chứng từ khấu trừ thuế |
Nơi tự kiểm: cổng giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử (trạng thái báo giảm của từng người), tài khoản thuế điện tử (tờ khai khấu trừ kỳ có khoản thanh toán cuối), sổ phụ ngân hàng (ngày thực trả). Góc nhìn của chính người lao động về quyết toán khi đổi việc có ở chuyên mục quyết toán thuế thu nhập cá nhân trên Cổng Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Người lao động nghỉ không báo trước đủ ngày thì công ty có được giữ lương không?
Không được tự ý giữ lương. Người lao động vi phạm thời hạn báo trước có thể phải bồi thường theo quy định của Bộ luật Lao động; việc khấu trừ, bù trừ phải theo đúng quy định và thoả thuận, có văn bản.
Người đang thử việc xin nghỉ thì có phải báo trước không?
Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ bỏ thoả thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường, theo Bộ luật Lao động. Công ty vẫn phải trả lương cho những ngày đã làm.
Công ty chưa đóng đủ bảo hiểm thì có trả được sổ không?
Việc xác nhận thời gian đóng có thể bị vướng khi đơn vị còn nợ. Doanh nghiệp cần đóng đủ trước, vì chậm trễ ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của người lao động và dễ dẫn tới khiếu nại.
Có phải cấp giấy xác nhận đã làm việc tại công ty không?
Khi người lao động có yêu cầu, người sử dụng lao động cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc theo quy định của Bộ luật Lao động. Nên có mẫu sẵn để làm nhanh.
Người đã nghỉ việc xin chứng từ khấu trừ thuế sau vài tháng thì sao?
Vẫn cấp được theo đề nghị. Lưu thông tin liên lạc khi người đó nghỉ để tiện gửi chứng từ điện tử, và ghi nhận ngày cấp trong hồ sơ.
Trợ cấp thôi việc có phải trả cho người nghỉ theo thoả thuận không?
Trợ cấp thôi việc gắn với các trường hợp chấm dứt hợp đồng mà Bộ luật Lao động quy định và điều kiện thời gian làm việc, không phụ thuộc ai đề xuất nghỉ. Kiểm tra từng trường hợp theo văn bản hiện hành.
