Nhân viên ở tỉnh khác làm việc từ xa toàn thời gian vẫn là người lao động của công ty như mọi người khác: ký hợp đồng lao động với công ty, đóng bảo hiểm bắt buộc qua đơn vị của công ty tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đang tham gia, thuế thu nhập cá nhân do công ty khấu trừ như các nhân viên khác. Những thứ khác đi là cách ghi địa điểm làm việc trong hợp đồng, nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của người lao động, và một số câu hỏi chưa có câu trả lời mặc định — như mức lương tối thiểu vùng áp dụng.
Phần dưới đi qua từng việc doanh nghiệp cần chốt khi tuyển người làm từ xa ở tỉnh khác, kèm những chỗ nên tra văn bản hiện hành thay vì làm theo thói quen.
Hợp đồng: ghi địa điểm làm việc cho đúng thực tế
Địa điểm làm việc là một nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động. Hợp đồng mẫu của nhiều công ty ghi sẵn “tại trụ sở công ty” — với người làm từ xa ở tỉnh khác, ghi như vậy là sai thực tế ngay từ ngày ký.
Cách ghi hợp lý:
- Địa điểm làm việc chính: địa chỉ nơi người lao động làm việc (thường là nơi ở), hoặc mô tả “làm việc từ xa tại địa chỉ do người lao động đăng ký với công ty”.
- Điều kiện đổi địa điểm: người lao động báo trước khi chuyển nơi làm việc sang địa chỉ khác, đặc biệt là sang tỉnh khác hoặc ra nước ngoài.
- Những ngày phải có mặt tại trụ sở (họp định kỳ, đào tạo), ai chịu chi phí đi lại.
- Giờ làm việc và cách ghi nhận thời gian làm việc, làm thêm giờ.
Các nội dung chi tiết về thiết bị, bảo mật, cách liên lạc nên đưa vào quy chế làm việc từ xa hoặc phụ lục hợp đồng, thay vì nhồi vào thân hợp đồng.
Bảo hiểm xã hội: đóng qua đơn vị của công ty
Người lao động làm từ xa thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc nếu hợp đồng thuộc diện phải đóng, như mọi người lao động khác. Công ty báo tăng lao động và đóng qua mã đơn vị hiện có tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đang tham gia; không cần mở đơn vị mới ở tỉnh nơi người lao động sống chỉ vì họ ở đó.
Điều thay đổi với người lao động là nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu trên thẻ bảo hiểm y tế: nên đăng ký cơ sở gần nơi họ sống. Ghi nhận nguyện vọng này ngay trong hồ sơ báo tăng, để thẻ không ghi một bệnh viện ở thành phố của trụ sở mà người lao động không bao giờ tới.
Nếu công ty có chi nhánh ở tỉnh đó và người lao động thuộc biên chế của chi nhánh, việc đóng có thể thực hiện qua chi nhánh. Quyết định theo tổ chức thật của công ty, và tra hướng dẫn hiện hành của cơ quan bảo hiểm xã hội về nơi đăng ký tham gia.
Lương tối thiểu vùng: một câu hỏi nên tra trước
Mức lương tối thiểu vùng áp dụng theo địa bàn hoạt động của người sử dụng lao động. Với người làm từ xa ở một địa bàn khác vùng với trụ sở, việc xác định mức nào áp dụng chưa có cách hiểu thống nhất trong mọi trường hợp, và các văn bản về lương tối thiểu thay đổi theo thời kỳ.
Cách làm an toàn khi chưa có hướng dẫn rõ cho trường hợp của mình:
- Tra nghị định về lương tối thiểu đang hiệu lực, xem quy định về doanh nghiệp có đơn vị, người lao động ở các địa bàn khác nhau.
- Đảm bảo lương trong hợp đồng không thấp hơn mức cao hơn trong hai vùng (vùng của trụ sở và vùng nơi người lao động làm việc).
- Lương đóng bảo hiểm cũng không thấp hơn mức tối thiểu tương ứng.
Trên thực tế, người làm từ xa thường là vị trí chuyên môn có lương cao hơn nhiều so với mức tối thiểu, nên câu hỏi này chủ yếu ảnh hưởng tới vị trí hỗ trợ, bán thời gian.
Thuế thu nhập cá nhân: không khác gì người ngồi ở văn phòng
Tổ chức trả thu nhập khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động theo biểu thuế luỹ tiến, sau giảm trừ gia cảnh (từ kỳ tính thuế 2026: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc). Người lao động làm ở tỉnh nào không làm thay đổi việc này; công ty khai trên tờ khai khấu trừ của công ty.
Hai điểm nên chú ý riêng với người làm từ xa:
- Khoản hỗ trợ làm việc tại nhà (tiền mạng, điện, thuê chỗ ngồi) trả bằng tiền cố định hằng tháng thường được coi là thu nhập chịu thuế, và tuỳ cách thiết kế có thể nằm trong tiền lương đóng bảo hiểm. Nếu công ty muốn trả theo chi phí thực tế có chứng từ, quy chế phải ghi rõ, và cách xử lý thuế theo quy định hiện hành.
- Người lao động làm thêm nơi khác: làm từ xa tạo điều kiện nhận thêm việc ngoài. Khi đó người lao động có thể không đủ điều kiện uỷ quyền cho công ty quyết toán thay; nhắc họ từ đầu năm.
Cách tách các khoản trong bảng lương có ở bài khoản nào trong bảng lương phải tính đóng bảo hiểm.
Thiết bị, dữ liệu và tai nạn khi làm việc ở nhà
- Thiết bị: máy tính, màn hình công ty cấp giao bằng biên bản, ghi tình trạng, quy định trả lại khi nghỉ việc. Tài sản đặt ở nhà người lao động vẫn là tài sản của công ty, cần có trong danh sách kiểm kê cuối năm.
- Dữ liệu: quy chế về lưu trữ, truy cập hệ thống, không dùng máy gia đình cho dữ liệu khách hàng. Người làm từ xa xử lý dữ liệu cá nhân của khách hay đồng nghiệp thì nghĩa vụ bảo vệ vẫn như ở văn phòng.
- Tai nạn khi đang làm việc: xác định tai nạn nào là tai nạn lao động khi làm việc ở nhà là chuyện khó. Ghi rõ địa điểm, giờ làm việc trong hợp đồng và quy chế là căn cứ tốt nhất khi có sự cố; thủ tục cụ thể theo quy định về an toàn, vệ sinh lao động hiện hành.
Khi nào nhân viên ở xa bắt đầu cần địa điểm kinh doanh
Một hai người làm tại nhà riêng thường không biến nhà họ thành địa điểm kinh doanh của công ty. Tình hình khác đi khi công ty bắt đầu có hoạt động thường xuyên tại tỉnh đó:
- Thuê văn phòng, chỗ ngồi chung cho nhóm nhân viên tại tỉnh đó.
- Treo biển, tiếp khách, giao dịch, ký hợp đồng, giao hàng tại địa chỉ đó.
- Có hàng hoá, kho, cửa hàng tại tỉnh đó.
Khi đó nên xem xét đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, và các nghĩa vụ thuế đi kèm (khai thuế tại nơi có hoạt động trong một số trường hợp). Việc này nên bàn với người làm kế toán trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng ở tỉnh mới, không phải sau.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Hợp đồng ghi đúng địa điểm làm việc thực tế chưa? | Ký phụ lục sửa địa điểm |
| Đã báo tăng bảo hiểm qua đơn vị của công ty chưa? | Báo tăng trong thời hạn quy định |
| Nơi khám chữa bệnh ban đầu có gần nơi người lao động sống không? | Đổi theo nguyện vọng |
| Lương không thấp hơn mức tối thiểu của vùng cao hơn chưa? | Tra văn bản, điều chỉnh nếu cần |
| Khoản hỗ trợ làm việc tại nhà đã có quy chế chưa? | Viết quy chế, xác định cách tính thuế, bảo hiểm |
| Thiết bị giao cho người làm từ xa có biên bản không? | Lập biên bản, đưa vào danh sách kiểm kê |
Nơi tra: cổng giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử (tình trạng tham gia của từng người), tài khoản thuế điện tử của công ty (tờ khai khấu trừ), và ứng dụng thuế trên điện thoại mà người lao động dùng để tự xem thu nhập đã được khai.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên ở xa có thể tự đóng bảo hiểm ở địa phương rồi công ty trả lại tiền không?
Không nên. Người lao động thuộc diện bắt buộc thì đơn vị sử dụng lao động phải đăng ký và đóng; để người lao động tự đóng theo diện tự nguyện rồi hoàn tiền không thay được nghĩa vụ này, và công ty có thể bị truy thu.
Ký hợp đồng cộng tác thay hợp đồng lao động cho người làm từ xa có được không?
Tên hợp đồng không quyết định bản chất. Nếu có việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành của công ty thì đó là quan hệ lao động. Người làm toàn thời gian theo sự điều hành của công ty mà ký hợp đồng cộng tác là rủi ro về bảo hiểm và thuế.
Nhân viên làm từ xa chuyển ra nước ngoài sống thì sao?
Khi đó phát sinh nhiều câu hỏi khác: cư trú thuế, nghĩa vụ ở nước sở tại, bảo hiểm. Hợp đồng nên yêu cầu báo trước khi chuyển nơi làm việc ra nước ngoài, và công ty cần xin tư vấn trước khi đồng ý.
Có phải khám sức khoẻ định kỳ cho người làm từ xa không?
Nghĩa vụ tổ chức khám sức khoẻ định kỳ áp dụng cho người lao động, không phân biệt làm ở đâu. Công ty có thể thoả thuận để người lao động khám tại cơ sở gần nhà và thanh toán theo chứng từ.
Người làm từ xa có tính vào số lao động để xác định nội quy, báo cáo lao động không?
Có. Họ là người lao động của công ty, nên được tính vào số lao động khi xác định các nghĩa vụ như nội quy lao động, báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Hỗ trợ tiền mạng hằng tháng có được tính vào chi phí được trừ không?
Khoản chi có thể được trừ nếu phục vụ hoạt động kinh doanh, được ghi trong hợp đồng lao động, quy chế và có chứng từ chi trả. Cách tính thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm đối với khoản này phụ thuộc cách thiết kế, nên xác định trước khi trả.
