Kinh phí công đoàn: ai phải nộp, tính trên quỹ lương nào, hạch toán ra sao

Doanh nghiệp có sử dụng lao động phải đóng kinh phí công đoàn tính trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, theo tỉ lệ quy định trong Luật Công đoàn. Nghĩa vụ này áp dụng dù doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa; chưa có công đoàn cơ sở thì nộp cho công đoàn cấp trên.

Khoản này hay bị quên vì nó không nằm trong tờ khai thuế và không đi cùng thông báo của cơ quan bảo hiểm ở nhiều nơi. Khi bị phát hiện, doanh nghiệp bị truy nộp cả phần đã qua cộng tiền lãi chậm đóng và có thể bị xử phạt. Bài này đi qua căn cứ tính, nơi nộp, cách ghi sổ và ảnh hưởng tới chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Kinh phí công đoàn khác đoàn phí công đoàn

Hai khoản này hay bị nhầm vì tên gần giống nhau:

Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở thì thường không có đoàn phí để thu, nhưng vẫn phải nộp kinh phí công đoàn. Đây chính là chỗ hay bị bỏ sót.

Căn cứ tính và nơi nộp

Căn cứ tính là quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội của những người lao động thuộc diện. Vì vậy kinh phí công đoàn đi cùng với bảo hiểm: lương đóng bảo hiểm sai thì kinh phí công đoàn cũng sai; bị truy thu bảo hiểm thì kinh phí công đoàn thường bị truy theo.

Tỉ lệ được quy định trong Luật Công đoàn năm 2024 (có hiệu lực từ 1/7/2025) và văn bản hướng dẫn về tài chính công đoàn. Nghị định mới năm 2026 về tài chính công đoàn có bổ sung các trường hợp được miễn, giảm, tạm dừng đóng; doanh nghiệp đang khó khăn nên tra kỹ xem mình có thuộc trường hợp nào không.

Nơi nộp:

• Có công đoàn cơ sở: nộp theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên; một phần được phân bổ lại cho công đoàn cơ sở theo quy định.
• Chưa có công đoàn cơ sở: nộp cho công đoàn cấp trên quản lý địa bàn hoặc ngành.

Nhịp nộp thường cùng kỳ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Tài khoản nhận và cách nộp cụ thể hỏi liên đoàn lao động nơi doanh nghiệp đặt trụ sở; ghi lại vào lịch nội bộ để không phụ thuộc trí nhớ của một người.

Ghi sổ và chứng từ

Trong kế toán, kinh phí công đoàn là một trong các khoản trích theo lương, ghi nhận vào chi phí của bộ phận có người lao động tương ứng và theo dõi ở khoản phải trả, phải nộp khác cho tới khi nộp. Những chứng từ nên có trong hồ sơ mỗi kỳ:

1. Bảng tính: quỹ lương đóng bảo hiểm của kỳ, tỉ lệ áp dụng, số phải nộp.
2. Chứng từ nộp: chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp tới tài khoản của tổ chức công đoàn.
3. Thông báo hoặc biên bản đối chiếu của công đoàn cấp trên nếu có.
4. Văn bản chấp thuận miễn, giảm, tạm dừng nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp đó.

Nộp qua tài khoản ngân hàng thay vì tiền mặt để có chứng từ rõ ràng; khi đối chiếu với tổ chức công đoàn hay khi kiểm tra thuế, chứng từ chuyển khoản là thứ dễ trình nhất.

Kinh phí công đoàn và chi phí được trừ

Khoản kinh phí công đoàn doanh nghiệp trích và nộp đúng quy định, có chứng từ là khoản chi gắn với việc sử dụng lao động, thường được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Ba trường hợp cần cẩn thận:

• Trích nhưng không nộp. Chi phí đã ghi nhận mà tiền chưa đi. Khi quyết toán, khoản trích chưa nộp có thể bị xem xét lại. Nên nộp trước thời điểm quyết toán.
• Trích vượt quy định. Phần vượt mức theo quy định không được tính vào chi phí được trừ.
• Tính trên căn cứ sai. Tính trên tổng thu nhập thay vì quỹ lương đóng bảo hiểm, hoặc ngược lại tính thiếu người. Sai căn cứ thì số liệu không khớp với tổ chức công đoàn và với hồ sơ bảo hiểm.

Điều kiện chi tiết về chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn hiện hành; khi có khoản không chắc, nên để kế toán ghi chú trong danh sách khoản cần xem lại trước quyết toán. Tham khảo thêm ba điều kiện chung của một khoản chi được trừ trong danh mục này.

Đưa kinh phí công đoàn vào ngân sách nhân sự

Khi tính chi phí cho một vị trí tuyển mới, nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhìn mức lương thoả thuận. Chi phí thật của doanh nghiệp cho một người lao động gồm nhiều lớp:

1. Tiền lương, phụ cấp, khoản bổ sung trả cho người lao động.
2. Phần bảo hiểm bắt buộc doanh nghiệp đóng, tính trên lương làm căn cứ đóng.
3. Kinh phí công đoàn, cũng tính trên lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.
4. Phúc lợi, thưởng, chi phí khám sức khoẻ, huấn luyện, thiết bị làm việc.

Lớp 2 và lớp 3 cùng đi theo một căn cứ. Vì vậy khi doanh nghiệp rà lại cấu trúc lương và nâng lương đóng bảo hiểm cho đúng, kinh phí công đoàn cũng tăng theo; khi lập kế hoạch tăng lương đầu năm, nên tính cả hai lớp này thay vì chỉ nhìn số tiền trả cho người lao động. Một bảng tính chi phí nhân sự theo từng người, cập nhật mỗi khi đổi lương, giúp giám đốc thấy trước con số thật và tránh bất ngờ khi quyết toán. Xem thêm cách xác định khoản nào tính đóng trong bài về cấu trúc lương đóng bảo hiểm.

Phát hiện chưa nộp các năm trước: xử lý thế nào

Không ít doanh nghiệp nhỏ tới năm thứ ba, thứ tư mới biết mình chưa từng nộp kinh phí công đoàn. Trình tự hợp lý:

1. Lập bảng quỹ lương đóng bảo hiểm từng tháng kể từ khi có lao động thuộc diện, lấy từ hồ sơ bảo hiểm xã hội.
2. Tính số phải nộp theo tỉ lệ áp dụng cho từng giai đoạn — lưu ý có thay đổi văn bản từ 1/7/2025 và năm 2026.
3. Liên hệ công đoàn cấp trên để đối chiếu, xác nhận số phải nộp và tiền lãi nếu có.
4. Nộp qua ngân hàng, lưu chứng từ và biên bản đối chiếu.
5. Xem lại việc ghi nhận chi phí của các năm trước với kế toán: khoản nộp bù ghi vào đâu, ảnh hưởng quyết toán thế nào.

Chủ động làm thường đơn giản hơn nhiều so với để tổ chức công đoàn hoặc đoàn kiểm tra phát hiện, vì khi đó có thể kèm thêm xử phạt.

Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra

Quỹ lương làm căn cứ lấy từ tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội. Số đã nộp và số phải nộp xác nhận với công đoàn cấp trên (liên đoàn lao động tỉnh, thành phố hoặc công đoàn ngành). Văn bản gốc là Luật Công đoàn năm 2024 và nghị định về tài chính công đoàn đang hiệu lực.