Nhiều phần mềm có bản dành cho cá nhân, gia đình, học sinh với giá rẻ hoặc không thu tiền, nhưng điều khoản sử dụng không cho dùng trong tổ chức hay cho mục đích thương mại. Cài bản đó trên máy công ty là vi phạm bản quyền, kể cả khi đã trả tiền mua. Phần mềm bẻ khoá thì càng rõ ràng hơn.
Rủi ro không chỉ nằm ở thanh tra bản quyền. Khoản chi cho phần mềm không đúng loại giấy phép thường thiếu chứng từ phù hợp, mua bằng thẻ cá nhân, gắn với tài khoản cá nhân của nhân viên — nên cũng khó ghi nhận thành chi phí có căn cứ. Công ty có sản phẩm phần mềm còn một lớp rủi ro nữa: giấy phép nguồn mở của thư viện đang dùng. Bài này đi qua cả ba.
Ba kiểu vi phạm hay gặp mà không ai cố ý
- Bản cá nhân dùng cho công việc. Nhân viên mua bản dành cho cá nhân, cài lên máy công ty, công ty hoàn tiền. Tiền đã trả nhưng giấy phép không cho phép dùng trong tổ chức.
- Một giấy phép, nhiều máy. Mua một bản quyền rồi cài cho cả phòng. Nhiều giấy phép tính theo người dùng hoặc theo thiết bị.
- Bản dùng thử hết hạn, bản không rõ nguồn. Máy cài sẵn từ nơi bán lẻ, bản chia sẻ trong nhóm, bản tải từ trang không chính thức. Ngoài bản quyền còn là cửa cho phần mềm độc hại vào máy chứa dữ liệu kế toán và dữ liệu khách hàng.
Một kiểu mới hơn: công cụ trực tuyến gói cá nhân dùng cho việc công ty — lưu trữ đám mây, soạn thảo, trợ lý trí tuệ nhân tạo. Ngoài chuyện điều khoản gói cá nhân có cho dùng thương mại hay không, dữ liệu của công ty và của khách hàng khi đó nằm trong tài khoản cá nhân của nhân viên, chịu điều khoản dành cho người tiêu dùng, và công ty không kiểm soát được khi người đó nghỉ việc. Với loại công cụ này, gói doanh nghiệp đáng tiền ở chỗ quyền quản trị và điều khoản xử lý dữ liệu, không chỉ ở tính năng.
Khi có thanh tra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và phải bồi thường theo giá giấy phép cho toàn bộ máy vi phạm; quy mô thương mại có thể bị xử lý nặng hơn. Với doanh nghiệp làm ăn với đối tác nước ngoài, một vụ vi phạm bản quyền còn ảnh hưởng uy tín khi thẩm định.
Kiểm kê phần mềm: một bảng, mỗi năm một lần
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Phần mềm | Tên, phiên bản |
| Loại giấy phép | Doanh nghiệp, cá nhân, giáo dục, nguồn mở (ghi tên giấy phép), thuê bao |
| Số lượng được phép | Theo người dùng hay theo máy, bao nhiêu |
| Đang dùng thực tế | Bao nhiêu máy, bao nhiêu người |
| Tài khoản quản trị | Gắn email nào — của công ty hay của cá nhân |
| Chứng từ | Hoá đơn, hợp đồng, biên nhận, điều khoản dịch vụ lưu ở đâu |
| Hạn | Ngày gia hạn thuê bao hoặc hết hạn hỗ trợ |
Cột “loại giấy phép” là chỗ lộ ra vi phạm. Cột “tài khoản quản trị” là chỗ lộ ra rủi ro khi nhân viên nghỉ: thuê bao gắn email cá nhân thì người đó mang cả dữ liệu và quyền quản trị theo. Cột “đang dùng thực tế” so với “được phép” cho biết thiếu hay thừa giấy phép — thừa cũng là tiền lãng phí.
Giấy phép nguồn mở: miễn phí không có nghĩa là dùng sao cũng được
Phần mềm và thư viện nguồn mở dùng rất phổ biến, và phần lớn cho phép dùng trong doanh nghiệp. Nhưng mỗi giấy phép có điều kiện riêng. Có thể chia thô thành hai nhóm:
| Nhóm | Đặc điểm | Cần làm |
|---|---|---|
| Giấy phép dễ dãi | Cho dùng, sửa, tích hợp vào sản phẩm đóng; yêu cầu giữ thông báo bản quyền | Giữ thông báo bản quyền, ghi danh sách thư viện đã dùng |
| Giấy phép “có đi có lại” | Nếu tích hợp và phân phối sản phẩm, có thể phải công khai mã nguồn phần liên quan theo cùng giấy phép | Rà cách tích hợp trước khi đưa vào sản phẩm bán cho khách |
Với công ty chỉ dùng phần mềm nguồn mở nội bộ, rủi ro thấp. Với công ty làm sản phẩm phần mềm bán hoặc cung cấp cho khách, cần một danh sách thư viện kèm tên giấy phép, cập nhật mỗi khi thêm thư viện lớn. Vi phạm có thể dẫn tới bị buộc công khai mã nguồn hoặc gỡ thư viện, và ảnh hưởng thẩm định khi gọi vốn hay bán công ty.
Chứng từ và cách ghi nhận chi phí phần mềm
Để khoản chi phần mềm có căn cứ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cần đủ các điều kiện chung của chi phí được trừ: liên quan hoạt động kinh doanh, có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, và thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng trở lên. Với phần mềm, cụ thể là:
- Mua của đơn vị trong nước: hoá đơn ghi tên công ty, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, chứng từ chuyển khoản.
- Mua của nhà cung cấp nước ngoài: hoá đơn thương mại, điều khoản dịch vụ, chứng từ thanh toán bằng thẻ hoặc chuyển khoản của công ty; nghĩa vụ thuế nhà thầu và việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng phụ thuộc nhà cung cấp đã đăng ký thuế tại Việt Nam hay chưa — nên tra danh sách trên cổng thông tin dành cho nhà cung cấp nước ngoài của cơ quan thuế.
- Tài liệu chứng minh dùng cho công việc: tài khoản gắn email công ty, danh sách người dùng.
Về cách ghi nhận: thuê bao ngắn hạn thường ghi vào chi phí hoặc phân bổ theo thời gian sử dụng; giấy phép dùng lâu dài có giá trị lớn đủ tiêu chuẩn tài sản cố định vô hình theo chế độ hiện hành thì trích khấu hao. Ranh giới cụ thể do kế toán áp theo quy định đang hiệu lực.
Phần mềm bẻ khoá hay bản cá nhân thì không có chứng từ phù hợp nào để “hợp thức hoá” — cách xử lý duy nhất là gỡ bỏ và mua đúng loại giấy phép.
Quy tắc mua phần mềm từ nay về sau
- Mọi phần mềm dùng cho công việc do công ty mua, bằng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ của công ty, không hoàn tiền cho mua cá nhân trừ trường hợp được duyệt trước.
- Chọn đúng loại giấy phép doanh nghiệp, đọc điều khoản về số người dùng, số máy.
- Tài khoản quản trị gắn email chức năng của công ty.
- Nhân viên không tự cài phần mềm trên máy công ty; cần gì thì đề nghị, người phụ trách công nghệ cài.
- Cập nhật bảng kiểm kê ngay khi mua, huỷ hoặc đổi gói.
Năm quy tắc này vừa giảm rủi ro bản quyền, vừa làm chứng từ tự động đầy đủ — hai việc tưởng khác nhau nhưng giải quyết cùng một lúc.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Đã kiểm kê toàn bộ phần mềm đang cài trên máy công ty chưa? | Lập bảng bảy cột |
| Có phần mềm nào là bản cá nhân, gia đình, giáo dục đang dùng cho công việc không? | Gỡ bỏ, mua bản doanh nghiệp |
| Số giấy phép có đủ cho số người, số máy đang dùng không? | Mua bổ sung hoặc gỡ bớt |
| Tài khoản quản trị phần mềm thuê bao có gắn email cá nhân không? | Chuyển sang email chức năng |
| Sản phẩm của công ty dùng thư viện nguồn mở theo giấy phép nào? | Lập danh sách thư viện và giấy phép |
| Mỗi khoản chi phần mềm có hoá đơn hoặc chứng từ phù hợp và thanh toán từ tài khoản công ty không? | Bổ sung chứng từ, sửa quy tắc mua |
Điều khoản giấy phép tra ở trang điều khoản sử dụng của từng nhà cung cấp và văn bản giấy phép nguồn mở gốc. Hoá đơn mua trong nước kiểm trên cổng hoá đơn điện tử; tình trạng đăng ký thuế của nhà cung cấp nước ngoài tra trên cổng thông tin dành cho nhà cung cấp nước ngoài của cơ quan thuế. Căn cứ pháp lý về bản quyền là Luật Sở hữu trí tuệ.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên dùng phần mềm bản cá nhân trên máy riêng mang tới công ty thì sao?
Nếu máy riêng được dùng cho công việc của công ty thì phần mềm trên đó cũng đang được dùng cho mục đích của tổ chức. Nên có quy định rõ về thiết bị cá nhân và cấp giấy phép doanh nghiệp cho người dùng.
Phần mềm miễn phí có cần ghi vào bảng kiểm kê không?
Có. Nhiều phần mềm miễn phí chỉ miễn phí cho cá nhân hoặc có điều kiện riêng với tổ chức; ghi vào bảng giúp kiểm tra điều khoản và biết dữ liệu công ty đang nằm ở đâu.
Mua phần mềm bằng thẻ cá nhân của nhân viên có được tính chi phí không?
Chứng từ yếu vì người trả tiền không phải công ty, và với khoản từ 5 triệu đồng trở lên còn vướng điều kiện thanh toán. Nên dùng thẻ hoặc tài khoản của công ty ngay từ đầu.
Phần mềm có giá trị lớn thì ghi chi phí một lần được không?
Tuỳ tính chất và giá trị. Giấy phép dùng lâu dài đủ tiêu chuẩn tài sản cố định vô hình thì phải trích khấu hao; thuê bao có thời hạn thì phân bổ theo thời gian sử dụng. Kế toán áp theo chế độ hiện hành.
Công ty chỉ dùng phần mềm nguồn mở nội bộ có phải lo về giấy phép không?
Rủi ro thấp hơn nhiều so với khi phân phối sản phẩm có tích hợp mã nguồn mở. Vẫn nên đọc điều kiện của giấy phép, nhất là với phần mềm có bản cộng đồng và bản thương mại tách riêng.
Bị thanh tra bản quyền thì cần chuẩn bị gì?
Bảng kiểm kê phần mềm, chứng từ mua giấy phép, điều khoản sử dụng và danh sách người dùng. Doanh nghiệp đã kiểm kê định kỳ sẽ trả lời được nhanh; doanh nghiệp chưa kiểm kê nên làm ngay thay vì chờ.
