Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025), ngoài các khoản thuộc danh mục không được trừ, một khoản chi được trừ khi đáp ứng đủ ba điều kiện: thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định; và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với các khoản theo ngưỡng, trừ trường hợp được loại trừ. Thiếu một điều kiện là khoản chi bị loại, dù tiền đã thật sự ra khỏi túi doanh nghiệp.
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ “chi thật thì được trừ”. Đó là điều kiện cần, chưa phải đủ. Phần còn lại là giấy tờ và cách trả tiền — hai thứ phải làm đúng từ lúc chi, vì đến kỳ quyết toán phần lớn không còn bổ sung được.
Ba điều kiện trong một bảng
| Điều kiện | Câu hỏi để kiểm | Chứng cứ |
|---|---|---|
| 1. Liên quan hoạt động kinh doanh | Khoản chi này phục vụ việc tạo ra doanh thu hoặc vận hành doanh nghiệp như thế nào? | Hợp đồng, đề nghị mua, biên bản nghiệm thu, quy chế nội bộ |
| 2. Hoá đơn, chứng từ hợp lệ | Có hoá đơn đúng tên, mã số thuế doanh nghiệp, đúng nội dung? Không có hoá đơn thì có chứng từ thay thế được quy định chưa? | Hoá đơn điện tử gốc, bảng kê, chứng từ khấu trừ, hợp đồng |
| 3. Thanh toán không dùng tiền mặt | Khoản chi thuộc diện phải chuyển khoản theo ngưỡng thì đã có chứng từ ngân hàng chưa? | Uỷ nhiệm chi, sao kê, chứng từ thẻ doanh nghiệp |
Ngưỡng giá trị áp dụng cho điều kiện 3 và các trường hợp loại trừ nằm ở nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Với thuế giá trị gia tăng, ngưỡng đã chắc là hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (Luật 48/2024/QH15). Để quy trình đơn giản, nhiều doanh nghiệp áp một ngưỡng chung thấp nhất cho cả hai.
Điều kiện 1: liên quan đến hoạt động kinh doanh
Điều kiện nghe hiển nhiên nhưng là nơi phát sinh nhiều tranh luận nhất khi kiểm tra, vì ranh giới giữa chi của doanh nghiệp và chi của chủ doanh nghiệp ở công ty nhỏ rất mờ:
- Chi cá nhân của chủ (du lịch gia đình, mua sắm cá nhân, học phí con) hạch toán vào công ty — bị loại, và còn có thể bị coi là thu nhập của cá nhân đó.
- Tài sản đứng tên cá nhân (xe, nhà) mà công ty chịu chi phí vận hành — cần hợp đồng thuê hoặc mượn rõ ràng, nếu không dễ bị loại.
- Chi cho người không làm việc ở công ty — lương cho người thân không có công việc thật.
- Chi quá xa hoạt động đăng ký — ví dụ công ty phần mềm mua vật tư nông nghiệp mà không giải thích được.
Luật mới từ kỳ tính thuế 2025 có điều chỉnh danh mục, trong đó bổ sung một số khoản chi được trừ gắn với chính sách khuyến khích (như chi cho nghiên cứu phát triển, chuyển đổi số theo điều kiện). Khi có khoản chi thuộc nhóm này, đọc điều kiện cụ thể trong nghị định hướng dẫn thay vì suy luận.
Điều kiện 2: hoá đơn và chứng từ hợp lệ
- Hoá đơn đúng người mua: tên, mã số thuế của doanh nghiệp. Hoá đơn ghi tên cá nhân nhân viên không phải hoá đơn của doanh nghiệp.
- Hoá đơn từ người bán hoạt động bình thường: hoá đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn, doanh nghiệp bị xác định sử dụng hoá đơn bất hợp pháp có thể bị loại cả chi phí lẫn khấu trừ. Tra tình trạng người bán trước khi thanh toán khoản lớn.
- Mua của cá nhân không kinh doanh, không có hoá đơn (nông sản, phế liệu, hàng của người trực tiếp làm ra): lập bảng kê theo mẫu quy định, có chữ ký người bán, người mua.
- Thuê tài sản của cá nhân: hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, và chứng từ nộp thuế thay nếu doanh nghiệp thực hiện khai thay theo thoả thuận khi thuộc diện chịu thuế.
- Dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài: không có hoá đơn Việt Nam; cần hồ sơ thay thế gồm hoá đơn của nhà cung cấp, hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ, chứng từ thanh toán, tài liệu chứng minh dùng cho kinh doanh, và hồ sơ thuế nhà thầu nếu doanh nghiệp phải khấu trừ thay.
“Phiếu chi nội bộ” không phải chứng từ đủ điều kiện. Nó chỉ chứng minh tiền đã ra khỏi quỹ, không chứng minh doanh nghiệp đã mua gì của ai.
Đủ ba điều kiện mà vẫn bị loại
Ba điều kiện là cửa thứ nhất. Cửa thứ hai là danh mục khoản chi không được trừ trong luật và nghị định. Các nhóm thường gặp:
- Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế — có hoá đơn, có chuyển khoản, vẫn bị loại.
- Khoản vượt mức khống chế: phúc lợi trực tiếp cho người lao động, chi trang phục bằng tiền, lãi vay của đối tượng không phải tổ chức tín dụng vượt mức trần, khấu hao phần nguyên giá xe ô tô chở người dưới 9 chỗ vượt mức quy định.
- Lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ còn thiếu.
- Lương, thưởng không có căn cứ hoặc chưa chi đến hạn nộp hồ sơ quyết toán.
- Khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn khác (bảo hiểm bồi thường, quỹ khác).
Mức khống chế cụ thể của từng khoản thay đổi theo văn bản, nên kế toán nên giữ một bảng tra lấy từ nghị định đang hiệu lực, không dùng lại bảng của nhiều năm trước. Danh sách mười hai khoản hay bị loại nhất được phân tích riêng trong bài cùng chuyên mục.
Phân loại ngay trong năm, không đợi quyết toán
Cách làm phổ biến ở công ty nhỏ: kế toán hạch toán mọi khoản chi như nhau, đến tháng 3 năm sau mới ngồi gạt khoản nào không được trừ. Hệ quả là gạt đại hoặc gạt thiếu. Dấu hiệu đáng lo nhất: chỉ tiêu chi phí không được trừ trên tờ khai quyết toán bằng không nhiều năm liền — gần như không doanh nghiệp nào hoạt động thật mà không có khoản chi nào bị loại.
Cách làm tốt hơn:
- Trên sổ chi phí, thêm một cột “được trừ / không được trừ / cần xem”, điền ngay khi hạch toán.
- Mỗi quý, rà cột “cần xem”, bổ sung hồ sơ nếu còn kịp, chuyển sang “không được trừ” nếu không cứu được.
- Khi quyết toán, lập danh sách khoản bị loại kèm lý do, lưu cùng hồ sơ quyết toán.
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Sổ chi phí có cột phân loại được trừ hay không? | Thêm cột, điền từ quý hiện tại |
| Có danh sách khoản bị loại năm gần nhất kèm lý do không? | Lập lại từ hồ sơ quyết toán |
| Chỉ tiêu chi phí không được trừ các năm qua là bao nhiêu? | Nếu bằng không nhiều năm, rà lại toàn bộ |
| Có khoản chi nào chỉ có phiếu chi nội bộ không? | Bổ sung hoá đơn, bảng kê, hợp đồng nếu còn làm được |
| Kế toán có bảng tra mức khống chế theo văn bản hiện hành không? | Lập bảng tra từ nghị định đang hiệu lực |
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào — so với sổ chi phí để thấy khoản chi nào không có hoá đơn, hoá đơn nào chưa được hạch toán.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái của nhà cung cấp lớn.
- Tài khoản thuế điện tử: hồ sơ quyết toán các năm đã nộp, xem chỉ tiêu chi phí không được trừ.
- Sao kê ngân hàng: đối chiếu khoản chi theo ngưỡng với chứng từ thanh toán.
Với khoản chi có tính chất đặc biệt (dịch vụ nước ngoài, chi nghiên cứu phát triển, khoản hỗ trợ), gửi câu hỏi bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý và lưu câu trả lời. Muốn đào sâu từng nhóm chi phí, có thể đọc thêm mục chi phí được trừ trên Khấu Trừ.
Câu hỏi thường gặp
Khoản chi có thật nhưng mất hoá đơn thì có được trừ không?
Hoá đơn điện tử có thể tải lại từ cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, nên phần lớn trường hợp mất bản lưu vẫn khôi phục được. Nếu khoản chi vốn không có hoá đơn thì phải có chứng từ thay thế theo quy định, không thì bị loại.
Doanh nghiệp lỗ thì có cần quan tâm chi phí được trừ không?
Có. Chi phí bị loại làm giảm số lỗ được chuyển sang năm sau, và khi có lãi thì phần thuế phải nộp tăng lên. Ngoài ra, hồ sơ chi phí kém là điểm yếu khi bị kiểm tra dù năm đó lỗ.
Chi tiếp khách có được trừ không?
Chi tiếp khách phục vụ kinh doanh, có hoá đơn và thanh toán đúng cách thì có thể được trừ nếu không thuộc diện bị khống chế hay loại trừ theo văn bản hiện hành. Nên có quy chế nêu rõ ai được chi, chi cho mục đích gì, kèm bằng chứng liên quan tới công việc.
Chi phí trả bằng thẻ tín dụng cá nhân của giám đốc có được trừ không?
Có rủi ro cao. Cần quy chế uỷ quyền chi trả, hoá đơn đứng tên doanh nghiệp, chứng từ hoàn ứng từ tài khoản doanh nghiệp sang giám đốc. Lâu dài nên dùng thẻ đứng tên doanh nghiệp.
Chi phí không được trừ có phải hạch toán ra ngoài sổ không?
Không. Khoản chi thật vẫn hạch toán đầy đủ vào sổ kế toán theo chế độ kế toán; việc “không được trừ” chỉ thể hiện khi xác định thu nhập chịu thuế trên hồ sơ quyết toán. Để ngoài sổ là sai chế độ kế toán.
Bao lâu nên rà chi phí được trừ một lần?
Tối thiểu mỗi quý, gắn với kỳ tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. Rà theo quý giúp bổ sung hồ sơ khi còn kịp và ước tính số tạm nộp sát hơn.
