Hàng hết hạn, hư hỏng phải tiêu huỷ: biên bản kiểm kê và hồ sơ để giá trị tổn thất được trừ

Giá trị hàng hoá bị hư hỏng, hết hạn sử dụng do nguyên nhân khách quan, không được bồi thường, có thể được tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp — với điều kiện doanh nghiệp chứng minh được hàng có thật, hỏng thật, giá trị bao nhiêu, vì sao hỏng, và đã được xử lý thế nào. Bộ hồ sơ tối thiểu gồm: biên bản kiểm kê xác định số lượng, giá trị và nguyên nhân; hồ sơ bồi thường nếu có; quyết định và biên bản tiêu huỷ; chứng từ của đơn vị xử lý khi mặt hàng thuộc diện phải xử lý theo quy định môi trường. Điều kiện và danh mục hồ sơ cụ thể theo văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 đang hiệu lực.

Phần khó không nằm ở đốt hay chôn, mà ở chỗ khoản tổn thất dễ bị nghi là cách giảm lợi nhuận: hàng không rõ nguồn gốc, số lượng tròn trĩnh, hồ sơ lập một lần vào cuối năm. Bài này chỉ cách làm để hồ sơ tự nói lên sự thật.

Phát hiện sớm: báo cáo hàng cận hạn hằng tháng

Tổn thất nhỏ nhất là tổn thất được phát hiện khi hàng còn bán được. Với hàng có hạn sử dụng:

• Phần mềm kho ghi hạn sử dụng theo lô, không chỉ số lượng.
• Xuất theo nguyên tắc hàng hết hạn trước xuất trước, không theo ngày nhập.
• Mỗi tháng in báo cáo hàng cận hạn (ví dụ còn dưới ba tháng) gửi bộ phận bán hàng và giám đốc.
• Hàng không có hạn sử dụng nhưng dễ hỏng (ẩm, mốc, gỉ): kiểm tra tình trạng theo định kỳ, ghi lại.

Báo cáo hằng tháng còn có một giá trị khác: khi phải tiêu huỷ, nó chứng minh hàng đã được theo dõi từ trước, không phải xuất hiện đột ngột trong biên bản cuối năm.

Trước khi huỷ: ba lựa chọn khác

Đem hàng cận hạn đi biếu tặng, cho nhân viên cũng là một cách, nhưng kéo theo nghĩa vụ hoá đơn, thuế riêng cho hàng biếu tặng; hỏi kế toán trước khi làm. Chỉ khi các lựa chọn trên không còn thì mới đến tiêu huỷ.

Biên bản kiểm kê hàng hư hỏng: tách khỏi kiểm kê chung

Khi phát hiện hàng hỏng, hết hạn, lập biên bản kiểm kê riêng, không chờ đến kiểm kê cuối năm. Biên bản nên có:

• Thành phần: đại diện lãnh đạo, kế toán, thủ kho, và một người không trực tiếp quản lý kho.
• Danh mục hàng: mã, tên, lô, hạn sử dụng, số lượng, đơn giá theo giá trị ghi sổ, thành tiền.
• Tình trạng và nguyên nhân: hết hạn, ẩm mốc do dột mái, vỡ khi vận chuyển… Nguyên nhân khách quan hay do lỗi của cá nhân quyết định cách xử lý.
• Trách nhiệm: nếu do lỗi cá nhân (bảo quản sai, để quá hạn do không xuất theo hạn) thì xác định mức bồi thường theo quy chế; phần được bồi thường không tính là tổn thất.
• Ảnh chụp hàng hỏng, nhãn lô, hạn sử dụng.

Hàng hỏng tách ngay sang khu vực riêng, có đánh dấu, không để lẫn với hàng bán được.

Quyết định và biên bản tiêu huỷ

1. Quyết định tiêu huỷ do người đại diện ký, căn cứ biên bản kiểm kê, nêu danh mục hàng, phương pháp tiêu huỷ, hội đồng thực hiện.
2. Chọn cách tiêu huỷ đúng quy định chuyên ngành: thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hoá chất, pin, thiết bị điện tử thường thuộc diện chất thải phải chuyển cho đơn vị có chức năng xử lý. Tự đổ bỏ là vi phạm quy định môi trường.
3. Tiêu huỷ có chứng kiến: hội đồng có mặt, quay video hoặc chụp ảnh quá trình.
4. Biên bản tiêu huỷ: thời gian, địa điểm, thành phần, danh mục thực tế đã huỷ (khớp biên bản kiểm kê), phương pháp, chữ ký.
5. Chứng từ của đơn vị xử lý: hợp đồng, hoá đơn dịch vụ xử lý, biên bản giao nhận chất thải.

Với mặt hàng mà luật chuyên ngành yêu cầu thông báo hoặc có cơ quan quản lý chứng kiến việc tiêu huỷ, làm theo quy định đó trước.

Ví dụ giả định: cửa hàng mỹ phẩm tiêu huỷ một lô hết hạn

Giả sử một công ty bán lẻ mỹ phẩm có 420 hộp kem dưỡng thuộc hai lô hết hạn vào tháng 9, giá trị ghi sổ 63 triệu đồng. Báo cáo cận hạn từ tháng 5 đã nêu hai lô này; công ty chạy giảm giá trong tháng 6–7, bán được 180 hộp, và đề nghị nhà cung cấp nhận lại nhưng hợp đồng không có điều khoản đổi trả hàng cận hạn.

Hồ sơ công ty lập:

1. Bản in báo cáo cận hạn các tháng 5–8, có hai lô được đánh dấu.
2. Quyết định giảm giá tháng 6 và dữ liệu bán hàng cho thấy 180 hộp đã bán theo giá giảm, có hoá đơn.
3. Thư đề nghị trả hàng và thư trả lời từ chối của nhà cung cấp.
4. Biên bản kiểm kê ngày 3/10: 240 hộp còn lại, lô, hạn, giá trị ghi sổ 36 triệu đồng, nguyên nhân hết hạn do sức mua thấp; ảnh chụp.
5. Quyết định tiêu huỷ, hợp đồng với đơn vị xử lý chất thải có chức năng, biên bản giao nhận, video, biên bản tiêu huỷ.

Không ai phải tin lời công ty: từng mắt xích đều có tài liệu ghi ngày trước khi sự việc xảy ra. Đó là khác biệt giữa một khoản tổn thất đứng được và một khoản dễ bị loại.

Ghi sổ, thuế và những dấu hiệu làm hồ sơ yếu đi

Giá trị hàng tiêu huỷ ghi giảm hàng tồn kho theo giá trị ghi sổ, phần tổn thất sau khi trừ bồi thường ghi vào chi phí theo chế độ kế toán. Việc khoản tổn thất có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không xét theo điều kiện trong văn bản hướng dẫn hiện hành; cách xử lý thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng tiêu huỷ cũng cần tra riêng.

Những dấu hiệu làm hồ sơ bị nghi ngờ:

• Số lượng tiêu huỷ tròn trĩnh, lớn bất thường so với các năm trước, dồn vào tháng 12.
• Hàng tiêu huỷ không có trong báo cáo cận hạn các tháng trước.
• Biên bản không có người ngoài bộ phận kho, không có ảnh, không có chứng từ của đơn vị xử lý.
• Giá trị tính theo giá bán thay vì giá trị ghi sổ.

Nếu tổn thất lớn vì một sự cố (ngập kho, cháy), hồ sơ còn cần thêm biên bản sự cố và hồ sơ bảo hiểm; xem bài về kho chứng từ bị ngập trong chuyên mục lưu trữ để biết cách lập biên bản trong ngày đầu.

Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra

Nơi tra: điều kiện chi phí được trừ và hồ sơ tổn thất trong nghị định, thông tư hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành; quy định tiêu huỷ theo từng ngành hàng ở văn bản chuyên ngành; khi còn phân vân với khoản lớn, hỏi thuế cơ sở quản lý bằng văn bản. Rà thêm các khoản chi hay bị loại khác ở chuyên mục chi phí được trừ trên Khấu Trừ.