Kiểm kê chữ ký số là lập một danh sách đủ mọi chữ ký số doanh nghiệp đang có, mỗi dòng trả lời bốn câu: ai đang giữ, ký được loại tài liệu nào, đăng ký trên những hệ thống nào, hết hạn ngày nào. Nên làm mỗi quý một lần và mỗi khi có người nghỉ việc hoặc đổi đơn vị dịch vụ kế toán.
Lý do cần làm kỹ: chữ ký số của doanh nghiệp có giá trị gần như con dấu cộng chữ ký người đại diện. Một thiết bị ký số nằm trong túi một người nghĩa là người đó ký thay công ty được tờ khai, hoá đơn, hồ sơ bảo hiểm, hợp đồng điện tử mà không cần ai duyệt. Phần lớn chủ doanh nghiệp nhỏ không biết chính xác công ty mình có mấy chữ ký số.
Chữ ký số của doanh nghiệp ký được những gì
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các quy định về chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý như chữ ký tay và con dấu trên văn bản giấy trong giao dịch điện tử. Trong thực tế, một chữ ký số đứng tên doanh nghiệp thường được dùng cho:
- Thuế: tờ khai, hồ sơ quyết toán, giấy nộp tiền, văn bản đề nghị gửi cơ quan thuế.
- Hoá đơn điện tử: ký từng hoá đơn đầu ra, ký thông báo sai sót, ký tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn.
- Bảo hiểm xã hội: hồ sơ tham gia, báo tăng, báo giảm.
- Hợp đồng điện tử với khách hàng, nhà cung cấp.
- Đăng ký doanh nghiệp: hồ sơ thay đổi thông tin nộp trực tuyến.
- Ngân hàng: nếu doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số làm phương thức xác thực cho tài khoản.
Dòng cuối là dòng hay bị quên nhất và nguy hiểm nhất. Khi chữ ký số được ngân hàng chấp nhận làm phương thức xác thực, người cầm nó có thể đi cùng một bước trong quy trình chuyển tiền.
Một công ty nhỏ thường có nhiều chữ ký số hơn chủ nghĩ
Khi kiểm kê lần đầu, doanh nghiệp thường phát hiện nhiều hơn một cái:
| Loại | Thường nằm ở đâu | Điểm cần chú ý |
|---|---|---|
| Thiết bị ký số cắm cổng USB | Túi kế toán, ngăn kéo, văn phòng dịch vụ kế toán | Có mã PIN; ai biết PIN là ký được |
| Chữ ký số từ xa | Ứng dụng trên điện thoại của một người | Gắn với số điện thoại, thư điện tử nào; người đó nghỉ thì sao |
| Chữ ký số cài trên hệ thống hoá đơn | Máy chủ của nhà cung cấp hoá đơn, ký tự động | Ai có quyền phát hành hoá đơn trên hệ thống thì gián tiếp dùng chữ ký này |
| Chữ ký số cá nhân của người đại diện | Người đại diện giữ | Dùng cho hồ sơ cần chữ ký cá nhân người đại diện |
| Chữ ký số của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc | Kế toán chi nhánh | Hay bị bỏ sót khi kiểm kê ở trụ sở |
| Chữ ký số cũ còn hiệu lực | Ngăn kéo, người đã nghỉ | Chưa thu hồi thì vẫn ký được |
Dòng cuối là lý do phải kiểm kê bằng cách hỏi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực danh sách chứng thư đang hiệu lực của mã số thuế doanh nghiệp, chứ không chỉ đếm những thiết bị đang cầm trong tay.
Bảng kiểm kê năm cột
Mỗi chữ ký số một dòng, không bỏ trống ô nào:
| Cột | Ghi gì | Ví dụ cách ghi |
|---|---|---|
| Chứng thư | Loại, nhà cung cấp, số sê-ri | Thiết bị USB, cấp cho mã số thuế doanh nghiệp |
| Người giữ | Tên, chức danh; ai biết mã PIN | Kế toán trưởng giữ; giám đốc biết PIN |
| Ký được gì | Hệ thống nào đã đăng ký chứng thư này | Thuế, bảo hiểm, hoá đơn; chưa đăng ký với ngân hàng |
| Hiệu lực | Ngày hết hạn; ngày cần bắt đầu gia hạn | Hết hạn tháng 3; gia hạn từ tháng 1 |
| Kiểm tra gần nhất | Ngày, người kiểm, kết quả | Quý III, giám đốc kiểm, đủ |
Bảng này nên do người không trực tiếp giữ chữ ký số cập nhật, thường là giám đốc hoặc người được giao kiểm soát. Người giữ tự kiểm kê mình thì mất ý nghĩa kiểm soát.
Những rủi ro kiểm kê giúp phát hiện
- Người nghỉ việc vẫn giữ mật khẩu hoặc mã PIN. Thiết bị đã trả nhưng chữ ký số từ xa vẫn nằm trên điện thoại cá nhân của họ, hoặc tài khoản các cổng vẫn gắn số điện thoại của họ để nhận mã xác thực.
- Đơn vị dịch vụ kế toán giữ thiết bị của nhiều khách hàng cùng lúc. Không sai nếu có hợp đồng và biên bản giao nhận; rủi ro nằm ở chỗ doanh nghiệp không biết thiết bị được dùng cho việc gì, khi nào.
- Hợp đồng, hoá đơn được ký trước khi được duyệt. Người giữ chữ ký số ký theo yêu cầu miệng, không có dấu vết duyệt.
- Chữ ký số ký hoá đơn tự động trên máy chủ không ai theo dõi. Ai có tài khoản phát hành hoá đơn trên hệ thống thì phát hành được hoá đơn mang chữ ký số của công ty.
- Hết hạn đúng ngày nộp tờ khai vì thư điện tử nhắc gia hạn đi vào hộp thư của người đã nghỉ.
Không phải cứ có rủi ro là sai; mục tiêu là biết rõ rủi ro nằm ở đâu và ai chịu trách nhiệm.
Quy chế sử dụng chữ ký số: sáu điều là đủ
- Danh sách chữ ký số kèm người giữ, phạm vi sử dụng — chính là bảng kiểm kê.
- Chỉ ký sau khi có duyệt với hợp đồng và văn bản gửi ra ngoài; tờ khai định kỳ thì duyệt theo lịch.
- Tách theo việc khi có thể: chữ ký số dùng cho thuế, bảo hiểm tách với chữ ký số ký hợp đồng; tài khoản phát hành hoá đơn cấp theo người, không dùng chung.
- Không đăng ký chữ ký số của kế toán làm phương thức xác thực chuyển tiền nếu người đó đã có quyền lập lệnh.
- Thu hồi ngay khi nghỉ việc: nhận lại thiết bị, đổi mã PIN, gỡ ứng dụng ký từ xa, đổi số điện thoại, thư điện tử nhận mã trên các cổng — trong cùng ngày bàn giao.
- Kiểm kê mỗi quý và ghi kết quả vào bảng.
Quy chế không cần dài; cần có chữ ký của người giữ xác nhận đã đọc.
Bảng kiểm và tự kiểm tra ở đâu
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Công ty có bao nhiêu chữ ký số còn hiệu lực, đã hỏi nhà cung cấp để đối chiếu chưa? | Xin danh sách chứng thư theo mã số thuế từ các nhà cung cấp đã từng dùng |
| Mỗi chữ ký số đang do ai giữ, ai biết mã PIN? | Ghi vào bảng kiểm kê, ký xác nhận |
| Chữ ký số nào đã được đăng ký làm phương thức xác thực trên ngân hàng điện tử? | Hỏi ngân hàng, rà lại phân quyền |
| Tài khoản các cổng đang gắn thư điện tử, số điện thoại của công ty hay của cá nhân? | Chuyển sang thư điện tử, số điện thoại của công ty |
| Người nghỉ việc gần nhất đã bị thu hồi mọi quyền ký chưa? | Thu hồi ngay, đổi mã PIN và thông tin nhận mã |
| Chữ ký số nào hết hạn trong 90 ngày tới? | Đưa vào lịch gia hạn |
Để đối chiếu, xem ở tài khoản thuế điện tử (thông tin chứng thư số đang đăng ký giao dịch), tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử trên cổng hoá đơn điện tử (danh sách chứng thư dùng để ký hoá đơn), cổng giao dịch điện tử của ngành bảo hiểm xã hội, và phần cấu hình phương thức xác thực trên ngân hàng điện tử. Chứng thư có mặt ở hệ thống nào thì dòng kiểm kê phải ghi hệ thống đó.
Câu hỏi thường gặp
Giao chữ ký số cho đơn vị dịch vụ kế toán giữ có được không?
Được nếu có hợp đồng ghi rõ phạm vi sử dụng và biên bản giao nhận. Doanh nghiệp nên yêu cầu bên dịch vụ báo mỗi lần ký văn bản ngoài phạm vi định kỳ, và nhận lại thiết bị khi chấm dứt hợp đồng.
Mất thiết bị chữ ký số thì làm gì trước tiên?
Liên hệ ngay nhà cung cấp dịch vụ chứng thực để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư, sau đó xin cấp mới và cập nhật chứng thư mới lên các hệ thống đang dùng. Nếu nghi bị dùng trái phép, rà lại hoá đơn, tờ khai phát sinh sau thời điểm mất.
Chữ ký số từ xa có an toàn hơn thiết bị cắm USB không?
Mỗi loại có rủi ro riêng. Chữ ký số từ xa không sợ mất thiết bị nhưng gắn với điện thoại và tài khoản của một người; thiết bị USB thì phụ thuộc người giữ và mã PIN. Điều quan trọng là quy chế và việc thu hồi khi đổi người.
Một chữ ký số có dùng cho cả công ty mẹ và công ty con được không?
Không. Chứng thư số cấp cho một mã số thuế, dùng cho giao dịch của đúng doanh nghiệp đó. Mỗi pháp nhân cần chữ ký số riêng.
Có cần kiểm kê chữ ký số khi đổi người đại diện theo pháp luật không?
Nên làm. Đổi người đại diện là lúc rà lại toàn bộ quyền: ai giữ chữ ký số, ai duyệt ký, chữ ký số cá nhân nào còn gắn với hồ sơ của doanh nghiệp.
Chữ ký số hết hạn rồi có cần thu hồi không?
Chữ ký số hết hạn không ký được văn bản mới, nhưng thiết bị và tài liệu đi kèm vẫn nên được thu về và ghi nhận trong bảng kiểm kê để khỏi nhầm với chữ ký số đang dùng.
