Kiểm kê kho cuối năm đúng cách gồm năm bước: chuẩn bị kho và danh sách mã, chốt số liệu nhập xuất tại một thời điểm, chia tổ hai người đếm mà không nhìn số sổ sách, đếm lại chọn mẫu, và xử lý chênh lệch có kết luận bằng văn bản. Pháp luật kế toán yêu cầu kiểm kê tài sản khi khoá sổ lập báo cáo tài chính năm; kiểm kê kho là phần tốn công nhất trong đó, và cũng là phần hay bị làm hình thức nhất ở doanh nghiệp nhỏ.
Biên bản kiểm kê “khớp tuyệt đối” mà không ai đếm thật là thứ nguy hiểm: nó che mất hao hụt, thất thoát, sai mã, sai đơn vị tính — rồi những lệch đó dồn lại tới lúc không giải thích nổi. Bài này dành cho kho vài trăm đến vài nghìn mã, không có hệ thống quét mã hiện đại.
Hai tuần trước: chuẩn bị kho và danh sách
- Dọn và xếp kho theo khu, theo kệ; mỗi kệ có mã vị trí. Hàng cùng mã để một chỗ, không rải rác.
- Tách riêng: hàng hỏng, hàng hết hạn (xử lý theo hồ sơ riêng), hàng của khách gửi giữ hộ, hàng nhận gửi bán, hàng đã bán chờ giao. Dán nhãn rõ để tổ đếm không đếm lẫn.
- In phiếu đếm theo từng kệ: mã vị trí, mã hàng, tên, đơn vị tính — không in số lượng sổ sách. Phiếu đánh số liên tục để không thất lạc phiếu nào.
- Liệt kê hàng nằm ngoài kho chính: hàng đang gửi ở kho thuê, đang ở cửa hàng, đang trên đường, đang gửi đại lý bán. Những thứ này xác nhận bằng văn bản hoặc đếm ở nơi đó.
- Phân công tổ đếm: mỗi tổ hai người, ít nhất một người không phải thủ kho.
Chốt số liệu: dừng nhập xuất hoặc ghi nhận hàng đang đi
Kiểm kê vô nghĩa nếu hàng vẫn ra vào trong lúc đếm mà không ai ghi. Hai cách:
| Cách | Hợp với | Cần làm |
|---|---|---|
| Dừng nhập xuất trong thời gian kiểm kê | Kho nhỏ, đếm xong trong một ngày | Báo trước cho bán hàng, mua hàng; đơn gấp giao trước hoặc sau |
| Vẫn nhập xuất nhưng khoanh khu vực | Kho lớn, không dừng được | Hàng nhập mới để khu riêng chưa đếm; phiếu nhập xuất trong thời gian đếm đánh dấu riêng để điều chỉnh |
Quan trọng nhất là phiếu nhập, xuất cuối cùng trước thời điểm chốt: ghi số phiếu vào biên bản. Hàng đã xuất hoá đơn nhưng khách chưa lấy, hàng đã nhận nhưng chưa có hoá đơn — mỗi loại ghi rõ đã tính vào tồn kho hay chưa, để khớp với sổ và với doanh thu cuối năm.
Ngày đếm: đếm mù, một người đếm một người ghi
- Mỗi tổ nhận phiếu đếm theo khu, ký nhận số phiếu.
- Một người đếm, một người ghi, đổi vai giữa các kệ. Ghi bằng bút mực; sửa thì gạch ngang, ký tắt, không tẩy xoá.
- Đếm theo đơn vị tính ghi trên phiếu; thùng chưa khui thì kiểm tra ngẫu nhiên vài thùng xem có đủ số bên trong không.
- Hàng có trên kệ mà không có trên phiếu: ghi thêm dòng, không bỏ qua.
- Đếm xong một kệ, dán nhãn “đã đếm” để không đếm hai lần.
- Nộp phiếu cho người điều phối, người điều phối kiểm đủ số phiếu.
“Đếm mù” — không cho tổ đếm biết số sổ sách — là điểm quyết định. Nếu phiếu đếm có sẵn số sổ, người đếm có xu hướng thấy đúng con số đó.
Đếm lại chọn mẫu và đối chiếu
Sau khi có số đếm, kế toán nhập vào bảng và so với sổ kho. Rồi:
- Đếm lại mọi dòng lệch vượt một mức nhỏ do doanh nghiệp tự đặt, bằng một tổ khác.
- Đếm lại chọn mẫu một số dòng khớp, ưu tiên hàng giá trị cao, hàng dễ mất. Dòng khớp mà đếm lại lệch là dấu hiệu tổ đếm làm chưa kỹ.
- Kiểm tra các lỗi hay gặp trước khi kết luận là thừa thiếu thật: nhập nhầm mã giữa hai hàng tương tự, sai đơn vị tính (hộp và thùng), phiếu xuất chưa ghi sổ, hàng để ở vị trí khác.
Phần lớn chênh lệch lớn ở doanh nghiệp nhỏ là lệch mã và lệch đơn vị. Một danh mục hàng hoá chuẩn — mỗi hàng một mã, một đơn vị gốc — làm giảm hẳn loại lệch này; xem bài chuẩn hoá danh mục hàng hoá trong chuyên mục hoá đơn.
Xử lý hàng thừa, hàng thiếu
| Tình huống | Hướng xử lý |
|---|---|
| Lệch do ghi sổ sai, nhầm mã, sai đơn vị | Điều chỉnh sổ kho theo chứng từ gốc, ghi rõ nguyên nhân |
| Hao hụt trong định mức (bay hơi, rơi vãi tự nhiên với một số mặt hàng) | Ghi nhận theo định mức nội bộ bằng văn bản đã có từ trước |
| Thiếu vượt định mức, không rõ nguyên nhân | Biên bản xác định trách nhiệm; bồi thường theo quy chế nếu xác định được người chịu trách nhiệm; phần còn lại giám đốc quyết định cách xử lý |
| Thừa không rõ nguồn gốc | Tìm nguyên nhân (nhập chưa ghi, khách gửi); không tự ghi tăng khi chưa rõ |
| Hàng hỏng, hết hạn phát hiện khi kiểm kê | Lập hồ sơ riêng trước khi xử lý, tiêu huỷ |
Về thuế, phần hao hụt vượt định mức, thiếu không rõ nguyên nhân thường khó được chấp nhận là chi phí được trừ; phần tổn thất có nguyên nhân khách quan và đủ hồ sơ được xem xét theo quy định thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành. Hàng thiếu do đã bán mà chưa lập hoá đơn thì là vấn đề doanh thu, cần xử lý theo quy định hoá đơn — đây là lý do kiểm kê phải đối chiếu cả với doanh thu, không chỉ với sổ kho.
Biên bản kiểm kê và sau kiểm kê
Biên bản kiểm kê kho gồm: thời điểm chốt, thành phần, số phiếu nhập xuất cuối cùng, bảng tổng hợp theo mã (số sổ, số đếm, chênh lệch, giá trị), danh sách hàng tách riêng, kết luận xử lý chênh lệch, chữ ký. Lưu kèm toàn bộ phiếu đếm gốc — đó là bằng chứng việc đếm có thật.
Sau kiểm kê, giám đốc nên đọc ba con số: tổng giá trị chênh lệch so với năm trước, mười mã lệch lớn nhất, và danh sách hàng chậm luân chuyển. Ba con số đó cho biết kho đang thất thoát ở đâu, nhập hàng nào thừa, và nên sửa quy trình nào trước — nhiều hơn là cho biết số tồn kho cuối năm.
Chủ doanh nghiệp làm gì trong ngày kiểm kê
Chủ doanh nghiệp không cần tự đếm, nhưng có ba việc chỉ chủ làm được:
- Có mặt ít nhất một đoạn và tự đếm lại vài dòng hàng giá trị cao chọn ngẫu nhiên. Việc này nói với mọi người rằng biên bản sẽ được đọc thật.
- Quyết định trước những quy tắc mà người đếm không nên tự quyết: mức lệch nào phải đếm lại, hàng nào coi là hỏng, định mức hao hụt.
- Ký kết luận xử lý chênh lệch sau khi đã nghe giải trình, không ký biên bản trống phần kết luận cho “kịp khoá sổ”.
Nếu công ty thuê dịch vụ kế toán, mời người phụ trách của dịch vụ tham gia hoặc ít nhất đọc biên bản trước khi lập báo cáo tài chính: họ là người sẽ dùng số liệu này.
Bảng câu hỏi tự kiểm và nơi tra
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Phiếu đếm có in sẵn số lượng sổ sách không? | In lại, bỏ cột số sổ |
| Mỗi tổ có người không phải thủ kho không? | Phân công lại |
| Đã ghi số phiếu nhập, xuất cuối cùng trước thời điểm chốt chưa? | Ghi vào biên bản |
| Hàng gửi bán, hàng giữ hộ, hàng ở kho ngoài đã xác nhận chưa? | Xin xác nhận bằng văn bản |
| Có định mức hao hụt bằng văn bản không? | Xây định mức cho mặt hàng có hao hụt tự nhiên |
| Chênh lệch đã có kết luận xử lý của giám đốc chưa? | Kết luận bằng văn bản trước khi khoá sổ |
Nơi đối chiếu: sổ kho và sổ kế toán; cổng hoá đơn điện tử — hoá đơn đầu ra, đầu vào quanh thời điểm chốt, để xác định hàng đã bán chưa giao, đã nhận chưa có hoá đơn; phiếu đếm gốc. Kiểm soát mua hàng từ khâu đặt tới khâu nhận, lớp đứng trước kiểm kê, có ở chuyên mục kiểm soát nội bộ mua hàng trên Check Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp dịch vụ có ít hàng tồn có cần kiểm kê kho không?
Vẫn kiểm kê những gì có: vật tư, công cụ dụng cụ, hàng khuyến mãi, tài sản cố định. Khối lượng nhỏ thì làm trong vài giờ, nhưng biên bản vẫn cần để khoá sổ năm.
Có thể kiểm kê trước ngày 31/12 vài ngày không?
Được, nếu ghi nhận đầy đủ nhập xuất từ ngày kiểm kê tới ngày khoá sổ để suy ra số cuối năm. Khoảng cách càng ngắn càng ít rủi ro.
Thủ kho có được tự đếm kho mình quản lý không?
Thủ kho nên có mặt để chỉ vị trí và giải thích, nhưng không nên là người duy nhất đếm và ghi. Tổ đếm có người độc lập mới làm biên bản có giá trị.
Hàng của khách gửi giữ hộ có ghi vào biên bản không?
Ghi vào danh sách riêng, không tính vào tồn kho của doanh nghiệp. Có xác nhận của khách về số lượng gửi thì càng tốt.
Kiểm kê phát hiện thiếu nhiều, nghi có người lấy thì làm gì?
Lập biên bản nguyên trạng, giữ phiếu đếm gốc, đếm lại khu vực liên quan, rà phiếu xuất và dữ liệu camera nếu có. Không kết luận vội với cá nhân nào; nếu có căn cứ về hành vi chiếm đoạt thì trình báo cơ quan có thẩm quyền.
Sau kiểm kê có phải nộp biên bản cho cơ quan thuế không?
Thông thường biên bản kiểm kê lưu cùng hồ sơ kế toán, xuất trình khi được yêu cầu. Số liệu sau kiểm kê là căn cứ lập báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán.
