Mua hàng từ 5 triệu phải thanh toán qua ngân hàng: áp dụng thế nào cho đúng

Từ khi Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 có hiệu lực ngày 1/7/2025, hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trả bằng tiền mặt, dù có hoá đơn hợp lệ và hàng thật, thì phần thuế đầu vào của hoá đơn đó không được khấu trừ.

Ngưỡng này thấp hơn nhiều so với trước, nên nhiều khoản mua lặt vặt quen trả tiền mặt nay rơi vào diện. Áp dụng đúng không khó, nhưng có bốn chỗ hay sai: chứng từ nào được tính, trả từ tài khoản của ai, mua trả chậm xử lý ra sao, và nhiều hoá đơn nhỏ cùng lúc có bị gộp không.

Quy tắc áp cho thuế nào

Hai điều kiện đi theo hai luật khác nhau nên được xét độc lập. Khi lập quy trình nội bộ, cách an toàn là lấy một ngưỡng chung thấp nhất và yêu cầu chuyển khoản cho mọi khoản từ ngưỡng đó, thay vì bắt kế toán nhớ hai quy tắc.

Cách xác định giá trị hoá đơn làm căn cứ (trước hay sau thuế) và các trường hợp ngoại lệ nằm ở nghị định hướng dẫn. Thực tế, lấy tổng số tiền thanh toán ghi trên hoá đơn để so với ngưỡng là cách ít rủi ro nhất.

Chứng từ nào được coi là thanh toán không dùng tiền mặt

Nguyên tắc chung qua các văn bản hướng dẫn: tiền phải đi từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, hoặc theo một số hình thức khác được quy định cụ thể. Các chứng từ thường gặp:

• Uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê thể hiện chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản người bán.
• Chứng từ thanh toán bằng thẻ đứng tên doanh nghiệp.
• Séc thanh toán qua ngân hàng.
• Một số hình thức bù trừ, thanh toán qua bên thứ ba khi đáp ứng điều kiện của nghị định hướng dẫn.

Những gì không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt: nộp tiền mặt vào tài khoản của người bán, đưa tiền mặt cho nhân viên giao hàng, trả tiền mặt rồi xin người bán ký xác nhận “đã nhận chuyển khoản”. Chứng từ ngân hàng thể hiện tiền nộp vào bằng tiền mặt thì vẫn là tiền mặt.

Trả từ tài khoản của ai, vào tài khoản của ai

Đây là chỗ doanh nghiệp nhỏ sai nhiều nhất.

• Bên trả nên là tài khoản đứng tên doanh nghiệp. Giám đốc hay nhân viên trả bằng tài khoản, thẻ cá nhân rồi công ty hoàn lại là trường hợp dễ bị đặt câu hỏi. Nếu buộc phải làm, cần quy chế uỷ quyền chi trả, chứng từ hoàn ứng và chứng từ ngân hàng thể hiện rõ; dù vậy rủi ro bị loại vẫn cao hơn.
• Bên nhận phải là tài khoản của người bán ghi trên hoá đơn. Người bán là công ty thì tài khoản đứng tên công ty; người bán là hộ kinh doanh thì tài khoản của chủ hộ. Chuyển vào tài khoản cá nhân của giám đốc hay nhân viên bên bán theo lời dặn qua điện thoại là rủi ro cả về thuế lẫn về lừa đảo.
• Nội dung chuyển khoản nên ghi số hoá đơn hoặc số hợp đồng. Một lệnh chuyển trả cho nhiều hoá đơn thì lập bảng kê đính kèm.

Mẹo kiểm soát: phiếu đề nghị thanh toán phải ghi số tài khoản nhận, và kế toán đối chiếu số tài khoản đó với hợp đồng hoặc thông tin người bán đã xác nhận trước. Đổi số tài khoản giữa chừng chỉ chấp nhận khi có văn bản của người bán.

Mua trả chậm, trả nhiều lần

Nhiều giao dịch không trả ngay: mua máy móc trả góp, mua hàng công nợ 30–60 ngày. Nguyên tắc được duy trì qua các thời kỳ hướng dẫn (đối chiếu Nghị định 181/2025/NĐ-CP để áp dụng đúng):

1. Tại thời điểm kê khai, nếu hợp đồng quy định thanh toán sau và chưa đến hạn trả, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ dựa trên hợp đồng và hoá đơn.
2. Khi đến hạn thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Nếu đến hạn mà trả bằng tiền mặt hoặc không có chứng từ, phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đầu vào đã khấu trừ tương ứng.

Vì vậy danh sách công nợ phải trả cần có thêm cột “hạn thanh toán theo hợp đồng” và “đã có chứng từ không dùng tiền mặt chưa”. Cuối mỗi kỳ, rà những khoản đã quá hạn mà chưa trả để chủ động điều chỉnh, thay vì để đến khi bị kiểm tra.

Những tình huống hay làm sai

• Chia nhỏ hoá đơn để mỗi tờ dưới 5 triệu rồi trả tiền mặt. Cơ quan thuế nhìn dữ liệu hoá đơn điện tử thấy ngay nhiều tờ cùng người bán, cùng ngày, cùng hàng. Đây là cách lách, rủi ro bị loại toàn bộ và bị xử lý về hành vi; không nên làm.
• Nhiều lần mua thật trong ngày từ cùng một nhà cung cấp: cách cộng dồn để xét ngưỡng tra ở nghị định hướng dẫn; an toàn nhất là chuyển khoản cho cả tổng.
• Nhân viên tạm ứng tiền mặt đi mua vật tư, sửa chữa. Chuyển sang cho nhân viên dùng thẻ công ty có hạn mức, hoặc chuyển khoản trực tiếp cho người bán từ tài khoản công ty.
• Mua trên sàn thương mại điện tử, thanh toán qua ví hoặc cổng thanh toán: giữ chứng từ giao dịch, đối chiếu tên người bán trên hoá đơn với bên nhận tiền.
• Mua của cá nhân không kinh doanh (thuê nhà, thuê xe của cá nhân): không có thuế đầu vào để khấu trừ nhưng điều kiện chứng từ thanh toán vẫn ảnh hưởng tới chi phí được trừ.

Chặn tiền mặt ngay trong quy trình mua hàng

Quy tắc chỉ nằm trong đầu kế toán thì sẽ bị vượt qua vào ngày bận. Đưa nó vào quy trình:

1. Quy chế chi tiêu ghi rõ: mọi khoản từ ngưỡng phải chuyển khoản từ tài khoản công ty; thủ quỹ không được chi tiền mặt cho khoản đó.
2. Phiếu đề nghị thanh toán có ô “hình thức thanh toán” và “số tài khoản người bán”.
3. Người duyệt thanh toán kiểm tra ô đó trước khi ký.
4. Cuối tháng, kế toán lọc danh sách hoá đơn đầu vào từ ngưỡng trở lên, đánh dấu từng dòng đã có chứng từ ngân hàng.

Tự kiểm tra ở đâu

Ba nguồn đủ để tự rà mỗi tháng:

• Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: tải danh sách hoá đơn đầu vào trong kỳ, lọc các tờ từ 5 triệu đồng trở lên.
• Sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp: ghép từng hoá đơn đã lọc với lệnh chuyển tương ứng.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra tên, trạng thái người bán trước khi thanh toán khoản lớn.

Hoá đơn nào không ghép được với lệnh chuyển là dòng cần xử lý trước khi nộp tờ khai. Khi còn phân vân về một hình thức thanh toán cụ thể, hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản và lưu văn bản trả lời vào hồ sơ.