Khi kế toán nghỉ đột ngột mà không bàn giao, việc đầu tiên không phải là tìm lại sổ sách, mà là giành lại quyền truy cập: tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, hệ thống hoá đơn, ngân hàng điện tử, tài khoản bảo hiểm xã hội. Có quyền truy cập rồi, phần lớn số liệu thuế có thể tải lại từ chính các hệ thống đó, cộng với sao kê ngân hàng và giấy tờ của đối tác.
Nói cách khác, mất người giữ sổ là khó, nhưng không phải bế tắc. Bài này đi theo đúng thứ tự nên làm trong hai tuần đầu, để không trễ kỳ nộp tiếp theo trong lúc đang dựng lại quá khứ.
Ngày đầu tiên: khoá cửa trước, tìm đồ sau
Trong 24 giờ đầu, mục tiêu là ngăn rủi ro phát sinh thêm, chưa cần hiểu người cũ đã làm gì.
- Đổi mật khẩu ngân hàng điện tử, thu hồi thiết bị xác thực hoặc đổi số điện thoại nhận mã nếu người cũ có quyền lập lệnh.
- Thu hồi chữ ký số nếu người cũ đang giữ thiết bị. Nếu không liên lạc được, liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hướng dẫn tạm dừng hoặc cấp lại.
- Đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung: hệ thống hoá đơn điện tử, phần mềm kế toán, hộp thư nhận hoá đơn.
- Thông báo cho ngân hàng và đối tác lớn rằng người đó không còn đại diện công ty giao dịch.
- Ghi lại hiện trạng: những gì còn trên máy, trong tủ, trong thư mục chung — chụp ảnh, liệt kê, chưa xoá gì.
Nếu người cũ vẫn liên lạc được và hợp tác, gửi họ danh sách những thứ cần lại bằng văn bản. Nhiều trường hợp “không bàn giao” thực ra là không ai yêu cầu cụ thể.
Lấy lại tài khoản thuế điện tử khi email, số điện thoại là của người cũ
Đây là chỗ kẹt phổ biến nhất. Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp thường gắn với email và số điện thoại nhận thông báo, và rất nhiều doanh nghiệp để kế toán đăng ký bằng email, số điện thoại cá nhân của họ. Người nghỉ thì mọi thông báo, mã cấp lại mật khẩu đều đi vào hộp thư của người không còn làm việc.
Hướng xử lý chung:
- Dùng chữ ký số của doanh nghiệp để làm thủ tục cấp lại mật khẩu và cập nhật thông tin liên hệ trên cổng thuế điện tử. Nếu chữ ký số cũng đang nằm ở người cũ, phải giải quyết chữ ký số trước.
- Nếu thông tin liên hệ nằm trong hồ sơ đăng ký thuế, làm thủ tục thay đổi thông tin đăng ký theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý; Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế đã thay mới từ 1/7/2026, nên tra mẫu biểu ở văn bản đang hiệu lực.
- Khi không tự làm được, mang giấy tờ của người đại diện theo pháp luật tới cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ.
Lần này đổi thì đổi hẳn: dùng email theo chức năng do công ty quản trị và số điện thoại của công ty, không dùng của cá nhân nào.
Sáu nguồn để dựng lại số liệu
Sổ sách nội bộ có thể mất, nhưng dấu vết giao dịch của doanh nghiệp nằm ở nhiều nơi khác. Dựng lại theo thứ tự từ nguồn chính thức nhất:
| Nguồn | Lấy được gì | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tài khoản thuế điện tử | Tờ khai đã nộp, thông báo, chứng từ nộp thuế, số còn phải nộp | Cho biết kỳ nào đã nộp, kỳ nào còn trống |
| Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế | Toàn bộ hoá đơn đầu ra và đầu vào có mã hoặc đã chuyển dữ liệu | Tải theo tháng, cả tệp gốc và bản xem |
| Ngân hàng | Sao kê theo kỳ, chứng từ giao dịch | Xin in lại nếu ngân hàng điện tử chỉ lưu thời gian ngắn |
| Cơ quan bảo hiểm xã hội | Danh sách lao động, mức đóng, số đã nộp | Qua tài khoản giao dịch điện tử của đơn vị |
| Khách hàng, nhà cung cấp | Biên bản đối chiếu công nợ, hợp đồng, bản sao chứng từ | Gửi thư đề nghị đối chiếu số dư |
| Nội bộ công ty | Hợp đồng, phiếu nhập xuất, bảng lương, email trao đổi | Hỏi từng bộ phận, lục hộp thư chung |
Ba nguồn đầu gần như luôn đầy đủ vì do hệ thống ghi nhận. Ba nguồn sau lấp những khoảng mà hệ thống không có: tiền mặt, hàng tồn kho, công nợ, chi phí không có hoá đơn.
Ưu tiên kỳ sắp tới hạn, rồi mới quay lại quá khứ
Sai lầm hay gặp là dồn hết sức dựng lại sổ cả năm, trong khi hạn nộp tờ khai tháng hoặc quý tới trong vài tuần nữa. Thứ tự hợp lý:
- Kỳ đang tới hạn: lập tờ khai từ hoá đơn trên cổng và sao kê ngân hàng. Không cần sổ sách hoàn chỉnh để khai thuế GTGT một kỳ.
- Các kỳ còn trống: đối chiếu danh sách tờ khai đã nộp với lịch nghĩa vụ; kỳ nào thiếu thì nộp bù sớm để dừng tiền chậm nộp.
- Sổ sách năm hiện tại: dựng lại từ đầu năm tài chính bằng sáu nguồn ở trên, để kịp tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán.
- Các năm trước: chỉ đi sâu khi có lý do — chuẩn bị kiểm tra, sai lệch lớn phát hiện được, hoặc thủ tục cần xác nhận số dư.
Trong lúc dựng lại, ghi một nhật ký ngắn: ngày nào phát hiện gì, lấy từ nguồn nào, còn thiếu gì. Nhật ký này vừa giúp người làm không lặp việc, vừa là tài liệu giải trình nếu sau này cơ quan thuế hỏi vì sao một kỳ nộp bù hoặc khai bổ sung. Nếu thấy nhiều kỳ bị trống, chủ động liên hệ cơ quan thuế quản lý để trình bày tình hình thường tốt hơn là chờ nhận thông báo.
Khi chứng từ gốc thật sự đã mất
Luật Kế toán có quy định riêng về việc phải làm khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại: kiểm kê tài liệu còn lại, xác định nguyên nhân, lập biên bản và tìm cách phục hồi phần có thể phục hồi. Nên làm đúng trình tự này ngay khi xác định được phần đã mất, thay vì im lặng rồi “làm lại” chứng từ.
- Hoá đơn điện tử: hầu như không mất, vì tải lại được từ cổng hoá đơn hoặc từ nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn.
- Hợp đồng, biên bản giao nhận: xin bản sao từ đối tác, ghi rõ là bản sao được cung cấp lại.
- Phiếu thu, phiếu chi, bảng lương đã ký: phần khó phục hồi nhất. Dựng lại bảng kê từ sao kê và xác nhận của người liên quan, ghi chú rõ hoàn cảnh.
Tuyệt đối không lập lại chứng từ với ngày cũ như thể là bản gốc. Chứng từ lập lại mà ghi như bản gốc là làm sai lệch tài liệu kế toán — rủi ro lớn hơn nhiều so với việc thừa nhận đã mất và giải trình.
Khép lại: để lần sau không phụ thuộc một người
| Câu hỏi tự kiểm | Nếu câu trả lời là “chưa” |
|---|---|
| Mọi tài khoản thuế, hoá đơn, bảo hiểm, ngân hàng đã gắn email, số điện thoại của công ty chưa? | Đổi ngay, ghi vào bảng tài khoản |
| Chữ ký số đang ở đâu, ai giữ, giám đốc có biết không? | Kiểm kê, ghi người giữ |
| Chứng từ, sổ sách có lưu trên thư mục của công ty thay vì máy cá nhân không? | Chuyển về thư mục chung, phân quyền |
| Có ít nhất hai người biết cách đăng nhập các hệ thống quan trọng không? | Chỉ định người dự phòng |
| Có mẫu biên bản bàn giao cho lần thay người tiếp theo không? | Soạn mẫu, đưa vào quy trình nghỉ việc |
| Dữ liệu kế toán có được sao lưu định kỳ và thử khôi phục không? | Lập lịch sao lưu |
Về sao lưu, xem thêm bài hướng dẫn sao lưu dữ liệu kế toán và hoá đơn điện tử. Tình trạng nộp tờ khai và nghĩa vụ thuế tự tra trên tài khoản thuế điện tử; hoá đơn tra trên cổng hoá đơn điện tử; khi số liệu hai bên không khớp, hỏi cơ quan thuế quản lý.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán cũ giữ chữ ký số và không trả thì làm thế nào?
Chữ ký số là tài sản của doanh nghiệp. Gửi văn bản yêu cầu hoàn trả, đồng thời liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được hướng dẫn thu hồi hoặc cấp chứng thư mới. Không nên chờ vì người giữ thiết bị có thể ký thay doanh nghiệp.
Có phải báo cơ quan thuế khi thay kế toán không?
Thay người làm kế toán không phải là thủ tục riêng với cơ quan thuế. Nhưng nếu thông tin liên hệ, người phụ trách kế toán hoặc kế toán trưởng có ghi trong hồ sơ đăng ký thì cần cập nhật theo quy định.
Kỳ này sắp tới hạn mà chưa có sổ sách thì khai thế nào?
Tờ khai thuế GTGT có thể lập từ hoá đơn đầu ra, đầu vào tải từ cổng hoá đơn và đối chiếu với sao kê. Nộp đúng hạn với số liệu tốt nhất hiện có; nếu sau này phát hiện sai thì khai bổ sung.
Kế toán cũ có còn chịu trách nhiệm với phần việc đã làm không?
Người làm kế toán chịu trách nhiệm về công việc mình đã thực hiện theo quy định và theo hợp đồng. Tuy vậy, với cơ quan thuế, doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật vẫn là bên chịu trách nhiệm nghĩa vụ thuế.
Mất phiếu chi đã ký của năm trước thì chi phí có bị loại không?
Khoản chi thiếu chứng từ gốc có nguy cơ bị loại khi kiểm tra. Lập biên bản mất tài liệu theo trình tự Luật Kế toán, bổ sung chứng cứ thay thế như sao kê, hợp đồng, xác nhận của người nhận, rồi chuẩn bị giải trình.
Có nên thuê dịch vụ kế toán dựng lại sổ không?
Nếu khối lượng lớn hoặc nhiều năm bị trống thì nên, vì việc dựng lại cần thời gian tập trung. Dù thuê ai, doanh nghiệp vẫn nên tự giữ quyền quản trị các tài khoản và chữ ký số.
